ドキュサインで署名・捺印を依頼する際に伝えるべき5つのこと
取引先やお客様にドキュサインで電子署名をしてもらう際、「ドキュサインの電子署名は安全ですか？」「使い方は簡単ですか？」などのような質問があるかもしれません。本記事では、はじめてドキュサインを利用する方からよく聞かれる5つの質問とその答えをQ&A形式で紹介します。
1. ドキュサインの電子署名とは何ですか？
DocuSign Agreement Cloud™ の一部である「ドキュサインの電子署名（製品名：DocuSign eSignature）」は、合意・契約・稟議プロセスをデジタル化し、組織や企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を促進します。
2003年にサービスを開始して以来、ドキュサインの電子署名は世界で最も使われており、世界180ケ国100万社以上、数億人に利用されています（2022年2月現在）。日本では2015年より本格的にサービス展開を開始し、シヤチハタ社と提携して電子印鑑も提供しています。
電子署名を活用することでビジネスを加速し、煩わしいマニュアル作業やコストを削減し、またペーパーレスで環境保護にもつながります。今まで数週間かかっていた合意、承認、稟議プロセスはわずか数日、あるいは数時間で完了します。
電子署名に関する基礎知識は『電子署名とは？仕組みから適法性までわかりやすく解説！』で解説していますので、あわせてご覧ください。
2. ドキュサインの電子署名は法的に有効ですか？
はじめて電子署名をお使いになる方は、電子署名が法的に有効なのか疑問に思われるかもしれません。ドキュサインの電子署名はアメリカのESIGN法やEUのeIDAS規則などの法規制に準拠しており、日本においても適法です。紙やハンコをデジタル化し、契約・合意プロセスをオンライン上で完結できる電子署名は、コロナ禍においてその需要も高まっています。
＜電子署名の活用例＞
- 法人間の商取引契約（販売契約書、業務依頼書、秘密保持契約書等）
- 消費者関連契約書（新規口座開設に係る文書、サービス申込・契約書等）
- 社内文書（採用通知書や福利厚生関連の文書等の人事関連文書、稟議書、依頼・承認等）
- 一定の不動産関連文書（売買契約、一般賃貸借契約、その他住宅用不動産及び商業用不動産に関連する文書）
電子署名法や電子帳簿保存法など、各法律に関する詳細は『電子契約関連の法律まとめ』をご覧ください。
3. ドキュサインで署名する方法を教えてください
ドキュサインの電子署名は、インターネット環境があれば、いつでもどこでも利用することができます。ガイダンスに従うだけで簡単に、そして直感的に署名・押印することができます。さらに、署名するだけの場合、アカウントを作成する必要はありません。
以下、ドキュサインで電子署名するステップを簡単にご紹介します。
- 依頼者から署名依頼のメールが届きます。メール内の [文書の確認] をクリックして、署名・押印が必要な文書にアクセスしてください。スマートフォン、タブレット、パソコン、どんなデバイスからでも利用できます。
- はじめてドキュサインの電子署名を利用する場合、[電子記録および電子署名の開示条件] への同意をお願いします。
- [続行] をクリックすると、ナビゲーションが表示され、署名や押印、情報の入力などアクションが必要な箇所が表示されます。
- スタイルの選択、手書き、アップロードの3種類からお好きな署名パターンをお選びください。
- 文書に追加した署名や入力した情報を確認し、最後に［完了］をクリックしてください。
署名済みの文書は自動でドキュサインのクラウド上に保存され、いつでも印刷することができます。[その他のアクション] をクリックすると、[保存して後で対応] したり [別の署名者を割り当てる] ことも可能です。また [署名の辞退] をすることもでき、依頼者へ署名を辞退する理由を通知することができます。
より詳しい使い方は『これは簡単！ドキュサインの電子署名・電子印鑑を使用してみよう ＜署名編＞』をご覧ください。
4. 「手書きの署名」でなくても問題ありませんか?
前述の通り、ドキュサインの電子署名には3種類の署名パターンがありますが、「スタイルの選択」を選んだ場合、署名者自身が書いたものではないので無効では？と思われるかもしれません。
前提として、電子署名とは電子文書に対して当事者同士の同意・合意をデジタルで安全に記録し、誰が何の文書に同意・合意したかを証拠とするための技術や仕組みになります。つまり、法的な効力を持つためには、手書きの署名である必要はありません。たとえば、紙に署名する場合、証人の前で物理的に署名していない限り法廷で証明することが難しいため、必ずしも最も安全な署名方法とは言えないのです。
これは電子印鑑についても同じですが、以下のような署名や印影のイメージは、文書上に合意の目印を視覚的に残すことを目的としており、電子署名・電子印鑑で重要なのは合意記録のログです。
ドキュサインでは全ての手続きが完了すると完了証明書をダウンロードすることができ、この完了証明書には署名済み文書（エンベロープ）のID、差出人および署名者の情報が記録され、当該文書の監査証跡、客観データ、有効性を証明しています。
5. ドキュサインは安心して利用できますか？セキュリティ対策はなされていますか？
ドキュサインのお客様は、弊社サービスを利用して個人情報やビジネス要件、知的財産など機密性の高い情報を含む重要な文書をやり取りしています。そのため、ドキュサインは皆さまに信頼して利用いただけるサービスを提供し続けることにコミットしており、フォーチュン500企業や世界最大の金融機関、その他グローバル企業と同等レベルの厳格なセキュリティの要件を満たしています。
定期的に第三者機関による外部監査を受けており、ISO 27001:2013、SOC 1 Type 2、SOC 2 Type 2、PCI DSS等、世界的に認められた認証および証明を取得しています。弊社のセキュリティアプローチに関する概要は『ドキュサインのセキュリティに対する姿勢』をご参照ください。
今回は署名者から寄せられるよくある質問を紹介しました。はじめてドキュサインを利用する方に署名を依頼する際は、ぜひ本ブログをご紹介いただければと思います。
なお、実際に取引先やお客様に文書を送信したり、署名を依頼したいという方のために、30日間無料でご利用いただける無料トライアルもご用意しています。ぜひ、この機会にお試しください。
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本ブログは「Using electronic signatures - 5 things to tell first time users」の抄訳となり、日本向けに一部加筆修正しています。
