まだ紙を消耗してるの?電子署名によるペーパーレス化で働き方改革の実現だ!

大量のペーパーワーク

電子署名と聞いて、何となくイメージがわきますか?簡単に説明すると、「電子署名は電子文書に対する合意を電子的に記録する仕組み」のことです。企業のデジタルトランスフォーメーションを助けるのみならず、2019年4月から企業の対応義務が発生した「働き方改革」にもつながります。......と言っても、何がどう繋がるのかちょっと分かりづらいですよね。

今回は、そんな電子署名と働き方改革の関係について説明します。

働き方改革の最も重要なポイントは「労働生産性の向上」

働き方改革とは?

ニュースで聞いたことがあるかもしれませんが、改めて。働き方改革とは、少子高齢化に歯止めをかけ、誰もが活躍できる「一億総活躍社会」を実現するための最大のチャレンジです。政府によると、働き方改革には「長時間労働の是正」「賃金引き上げ」「労働生産性向上」「女性・若者が活躍しやすい環境整備」など、合計9つの検討テーマが設けられています。

働き方改革のためには労働生産性の向上が不可欠

働く人間としてはどれも気になるテーマではありますが、特に問題なのが「長時間労働の是正」。ただし、確かに長時間労働の是正というのは大きなテーマですが、単に労働時間を短縮すべく法律で縛りをかけても、企業経営が苦しくなるだけです。結局のところ、労働生産性が高まらないと意味がありません。業務を効率化して時間当たりの労働生産性を向上させることで、結果として長時間労働が是正されるという流れが意識される必要があるのです。ここで、電子署名と働き方改革が結びつくことになります。

電子署名が実現するペーパーレス化が働き方改革に貢献

電子署名が紙からの解放を実現電子署名とは電子文書に対して、当事者(間)で合意したことをデジタルに安全に記録する仕組みや技術のことです。これにより、誰が何の文書に合意したかということを証拠とすることができます。(引用元:電子署名とは? 今さら聞けない電子署名のキホン

契約書を作成して印刷し、郵送ないし訪問の形で相手方に届け、手書きで署名し、返送されたら保管して、探すときは手作業で......といったプロセス、経験した人ならばお分かりかと思いますが、本当に面倒なものです。電子署名であれば、これらの面倒な作業が不要となります。電子署名によるペーパーレス化が、書類作成・送付・保管をめぐる業務を大幅に効率化してくれます。実際、株式会社パソナはドキュサインを活用したことで、平均7日かかっていた契約内容の確認から契約書の作成・送付までの作業を、平均2日へ短縮することに成功しました。

ペーパーレス化は労働生産性向上の大前提

ペーパーレス化によって紙代・印刷代・保管費用などのコスト削減になるのはもちろん、紙の印刷や配布、送付、保管、探索などの時間を削減する効果もあります。電子署名によって業務が効率化され、その分だけコア業務に注力できるため、労働生産性が向上するのです。例えば営業の人であれば、契約書をめぐるあれやこれやの雑務から解放され、お客さまへの提案内容を考える時間や、訪問回数を増やすことができるようになります。

気になるセキュリティ対策も電子署名ならOK

電子署名や電子契約だと、セキュリティ面が気になる人もいるかも知れません。セキュリティ的に問題があると、とても社内で導入しよう!なんて雰囲気にはならないでしょう。でも、ご安心ください。電子署名は、セキュリティを担保するうえでも有用な仕組みです。電子署名であれば、タイムスタンプや改ざんされていないことなどを第三者が客観的にデータとして確認できるからです。こうした仕組みは、紙の書類にはありませんよね。さらにドキュサインの電子署名は、ISO 27001をはじめとして各種認定取得済み。高いセキュリティ水準の堅牢なデータセンターで運用されており、世界中で多様な業種に用いられています。

クラウド管理で災害時の書類紛失も避けられ、BCP(ビジネスコンティニュイティプラン=事業継続計画)対策にもなるのです。

まとめ

電子署名は、働き方改革を実現するための手段です。長時間労働の是正や労働生産性の向上、多様な働き方の実現など、働き方をめぐるこれからのトレンドに乗るためには電子署名の導入が必要になってきます。電子署名を単に「電子的に署名できる仕組み」と捉えるのではなく、「働き方改革を実現する重要なツール」と捉えてみてはいかがでしょうか。  

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