電子署名の仕組みからメリット、適法性までわかりやすく解説!

タッチペンとタブレットを使って電子署名をする人

これまでの紙ベースの契約書では、署名をもらうのに数日あるいは数週間もかかり、合意・契約プロセスの大きな障害となっていました。しかし、今は違います。法的効力を持ち、裁判所でも認められる電子署名はわずか数秒で完了し、パソコンやモバイル機器からいつでもどこでも利用することができます。電子署名は、事務手続きの合理化を促すだけでなく、さまざまなリスクを減らし、人的および物理的なリソースを節約し、より良い顧客体験を構築するために最適なツールです。

本記事では、電子署名の仕組みから適法性、電子署名を利用するメリットまで、電子署名について知っておくべきことを紹介します。

【最新版】電子署名ガイドブック

電子署名の仕組みからドキュサインの特長までわかりやすく解説!無料でダウンロードいただけます。

ーーーーーーー 目次 ーーーーーーー

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

電子署名を利用するメリットとは?

社会全体でデジタル化が進む中、電子署名はビジネスに不可欠な存在になってきています。しかし、電子署名は本当に従来の署名に取って代わるものなのでしょうか。その答えは「イエス」です。電子署名は、法的に有効であるだけでなく、業務効率の効果的な改善が期待できます。以下、電子署名を導入することで得られる代表的なメリットを紹介します。

  • 業務効率の改善:文書ワークフローの完全自動化により、合意・契約プロセスを最適化し、従業員の生産性を向上することができます。
  • リスクの低減:記入漏れや誤記、紛失などのヒューマンエラーを回避します。また、高度な本人確認機能で署名者の本人確認を強化することができます。
  • コストの削減:紙からデジタルへ移行することで、物理的な消耗品(紙、封筒など)、郵送や文書の準備、管理にかかるコストを削減します。
  • 柔軟な働き方の実現:電子署名はオフィス以外の場所でも簡単に利用できます。在宅勤務やワーケーション中でも、文書を送信したり、署名・捺印、承認手続きを進めることができます。押印のためだけに出社する必要もありません。
  • 顧客体験の向上:シンプルで使いやすい電子署名は、顧客体験の向上に寄与します。契約書に署名してもらった後、返送してもらう手間を省き、契約締結までの期間を短縮することで、顧客は早くサービスを受けることができます。
電子署名を利用するメリット

電子署名の種類と仕組み

電子署名とは、電子文書に対して、当事者(間)で文書の内容に合意し、文書を締結または発行する旨の意思表示を電子的に安全に記録する仕組みや技術のことです。電子文書に電子署名を付すことで、「本人性」と「非改ざん性」を証明することができ、紙の文書への押印や手書きの署名と同じ役割を果たします。

電子署名には主に「デジタル署名」と「(標準)電子署名」の2種類があります。デジタル署名は、当事者同士がそれぞれ電子認証局で本人確認をした上で、デジタル証明書を受け、電子署名を授受する方式です。デジタル証明書とは、紙の文書における印鑑登録証明書のようなものになります。

一方、(標準)電子署名は、ドキュサインのような電子署名サービス事業者が立会人として、当事者の本人確認、同意の確認、署名をすることで、当該文書が本物であることを認定します。電子署名が付された電子文書および関連する記録は、電子署名サービス事業者が改ざんされないようクラウド上に安全な形で保管します。認証局にデジタル証明書を発行してもらう手間も時間もかからないので、近年普及が進んでいます。

なお、ドキュサインは要件に合わせて、「(標準)電子署名」と「デジタル署名」のどちらにも対応可能です。詳しくは弊社営業担当までお問い合わせください。

<おすすめ記事> 図で解説!電子署名とデジタル署名の違いとは?

電子署名の適法性

電子署名は世界各国で利用されており、関連する法律として米国の「ESIGN法」やEUの「eIDAS規則」などがあります。日本でも以下を根拠とし、2000年より正式に認められています。

  • 日本法上、契約を有効に成立させるためには、特定の法定書式要件の対象である場合を除き、必ずしも手書きの署名や押印が要求されるものではありません。
  • 例外を除き、一般的な法原則として、当事者が合意をすれば、その合意が口頭、電子文書又は紙などの物理的な書面のいずれによりなされたかにかかわらず、契約は有効に成立します。
  • 有効な契約の存在を証明するために、当事者が裁判所に証拠を提出しなければならないことがありますが、日本の裁判所は、一般的に、証拠の採用及び調査において幅広い裁量を有しています。先進的な電子取引管理ソリューションは、契約の存在、真正性及び有効な受諾の裏付けに役立つ、証拠としての効力を備えた電子記録の提供を可能にします。

電子署名は、電子署名法では「手書き署名や押印に代わる真正な成立を証明する電子的手段である」と定義されており、デジタル署名は電子署名法に準拠した方式になります。しかし、民法で認められている契約自由の原則(契約を締結または締結しない自由、契約の相手方を選択する自由、契約の内容を決定する自由、契約提携の方式の自由)により、必ずしも電子署名法に準拠している必要はなく、(標準)電子署名はさまざまな文書で利用することができます。

一方、(紙の)書面での交付が義務づけられている等、一般的に電子署名や電子取引管理ソリューションの使用が適切でないケース(*1)もあります。以下は、その一例になります。

  • 訪問販売等で交付する書面(特定商取引法)
  • 定期建物賃貸借契約書(借地借家法)
  • 不動産売買・賃貸借契約における重要事項説明書(宅地建物取引業法)
  • 任意後見契約書(任意後見契約に関する法律)
  • 遺言書(民法)
  • 定款(会社法)

電子署名の法的有効性を規定する法律は国・地域によって異なります。特に国際的にビジネスを展開していたり、海外との取引がある場合は、『電子署名の適法性ガイド(英語)』を参考にし、各国・地域における電子署名の法的有効性をご確認ください。

<おすすめ記事> 日本における電子署名に関する法律のまとめ

世界で一番使われている電子署名「DocuSign eSignature」を紹介!

DocuSign eSignature」は、合意・契約プロセスのデジタル化を包括的にサポートする製品群「DocuSign Agreement Cloud」のひとつで、世界180カ国以上100万を超える組織・団体に採用され、10億人以上のユーザーに利用されています。「DocuSign eSignature」は(標準)電子署名にあたり、日本では立会人型(事業者型)電子署名、クラウド型電子署名と呼ばれることもあります。

DocuSign eSignature」を利用した場合、当事者(間)で合意した文書と証跡情報はドキュサインのクラウド上に安全に保管され、一連の合意記録は客観的に証明されます。証跡情報は完了証明書に記録され、ドキュサインのクラウドからダウンロードしたタイミングで改ざん防止シールが施されます。

<証跡情報>

  • いつ(When)
  • 誰が(Who)
  • どのような手順で(How)
  • 何の文書を(What)
  • どこで(Where)
  • どのような処理(How)をしたのか
DocuSign eSignature の仕組み
DocuSign eSignature の仕組み

また、電子署名において重要な項目である本人確認については、以下のような幅広い認証オプションを用意しており、要件に合わせた対応が可能です。なお、オプションが多いほど証拠能力が高まりますが、利便性が下がりコスト増となる点に注意する必要があります。

<本人確認オプション>

  • 電子メールアドレス
  • アクセスコード
  • 電話/SMS認証
  • 知識ベース認証
  • 政府発行の身分証明書によるオンライン本人確認
  • デジタル証明書

ドキュサインの活用事例

リモートワークの普及に伴い、遠隔地から書類にサインすることは、単に時間を有効に使えるというだけでなく、業務上必要不可欠なものとなってきています。「DocuSign eSignature」はさまざまな業種・職種で採用されており、販売契約やサービスの申し込み、新入社員の入社手続き、社内稟議など、幅広いシーンで利用されています。

電子署名のユースケース(部門別)
電子署名のユースケース(部門別)

業種

  • 不動産
  • 建設
  • 製造
  • 製薬・ライフケア
  • 金融サービス
  • テクノロジー
  • 政府・自治体
  • 教育

職種

  • 営業
  • 人事
  • 法務
  • 調達
  • 経理・財務
  • 情報システム

国内外の活用事例はこちらからご覧ください。

<おすすめ記事> 脱“ハンコ出社”の実現に向けNECがドキュサインの電子署名を全社展開

電子署名を効果的に導入するために

安心して電子署名を導入していただくために、ドキュサインでは各種資料を無料で配布しています。電子署名の理解を深めるために、また社内説得資料としてご活用ください。

また、30日間無料で「DocuSign eSignature」を利用できる無料トライアルもご用意しています。登録はわずか30秒!ぜひこの機会にお試しください。

無料トライアルを試す →

 

*1 本記事で取り上げている一般的に電子署名や電子取引管理ソリューションの使用が適切でないケースは、現時点で法律により書面化が義務付けられているものになり、今後法改正によって変更となる可能性があります。

Contributeur DocuSign
筆者
DocuSign
公開
関連トピック