「日本のハンコ文化のデジタル化」を支援するドキュサインの電子署名

ハンコに振り回されている方、意外に多いのではないでしょうか?外出中、部下から急いで承認印が欲しいと言われてしまった――今日は直帰するつもりだったのに、会社に戻らないといけない。そんな日に限って家族や友人と約束が入っていたり。ましてやテレワーク中だったら・・・ハンコのためだけに出社するというのも考えものですよね。

社内だけではありません。お客様との書類のやり取りもそうです。お客様側の上司の押印が遅れたために、発注書が届いた頃にはもう納期に間に合わない――業者にかけあったりお客様に状況を説明したりと、余分な仕事が増えてしまいます。「なぜ私が叱られないといけないの?」という状況に陥ってしまう可能性もあります。

ドキュサインの電子署名=いつでもどこでもハンコ

それだったらハンコを無くせばいい――という声も聞こえてきそうです。しかし、ハンコは1000年を超える日本の文化ですし、急に承認プロセスを変えるのは難しいという会社も多いのではないでしょうか?

そんな「ハンコあるある」にお悩みの方にオススメしたいのが『ドキュサインの電子署名』です。

電子署名と聞くと何だか準備や操作が複雑そうですが、ドキュサインの電子署名ならわずか3ステップで完結してしまいます。まだ使ったことがない方は、まずは無料トライアルをお試しください!

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ステップ①:印鑑フィールドの作成

文書をアップロードして、押印が必要な箇所に印鑑フィールドを配置します。

DocuSign eHanko 1

ステップ②:送信

送信ボタンをクリックして、承認者や取引先に書類を送ります。

DocuSign eHanko 2

ステップ③:押印

文書を受けとった相手は、印鑑フィールドをクリックして押印するだけ。これで確認や承認作業は完了です!

DocuSign eHanko 3

印鑑フィールドをクリックして「名前欄」に苗字を入れると、シヤチハタ社提供の印鑑イメージの候補が表示されます。そこから好きな印鑑(日付印も選べます!)を選択すると文書に印影が反映されます。また、既にお持ちの印鑑、例えば社印や役職印などのイメージをアップロードして使用することもできます。

もちろん、ハンコだけではなくサインにも対応しています。それどころか何と!「お辞儀印」(※)にも対応しているのです。

書類を受けとった相手はアカウントを作成する必要もなく、簡単に押印できてしまうのがドキュサインの電子署名の特徴です。

※稟議を回す際の礼儀として、次に押印する上長の枠に向かって、ハンコを傾けてお辞儀させること

ハンコのデジタル化で業務効率化を!

なぜ、ドキュサインの電子署名はこれほどきめ細かい機能を持っているのでしょうか?

それはドキュサインが日本市場へ参入する準備として、数年かけて日本の文化や伝統の理解を深めてきたからです。ハンコは日本人にとって個人のアイデンティティも表すシンボルでもあることから、日本に特化したサービスを開発したのです。

ハンコのデジタル化で多くの時間を短縮することができますし、その時間を他の収益につながる活動にあてれば、会社の生産性は大きく高まることでしょう。在宅勤務やリモートワークといった場所にとらわれない柔軟な働き方の促進にもつながります。

それだけではなくペーパーレス化が進み、書類保管スペースも不要となり、さらに印紙代や郵送料のコストも削減できます。

まとめ

それでは、本日のブログのおさらいです。

ハンコをデジタル化(=電子署名を導入)すると…

  • (部下の立場からは)場所を選ばず直ぐに承認をもらえるので上司が捕まらなくても大丈夫!
  • (上司の立場からは)いつでもどこでも承認できるので出社・帰社の必要なし!
  • (営業パーソンにとっては)すぐに契約書を戻してもらえるので納期の心配なし!

ビジネスパーソンからよく聞かれるお悩みを解決するドキュサインの電子署名。さらに、コスト削減や業務効率の向上など数多くのメリットも。ハンコのデジタル化は、新しい「ハンコ文化」の幕開けになるのかもしれません。

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先に紹介した動画のほか、「待たせている部下の承認を急ぐ上司編」「顧客からの契約書を待つビジネスパーソン編」もありますので、ぜひご覧ください。

 

筆者
Tomohiro Adachi
Content Marketing Manager
公開
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