電子契約と原本の話

紙の契約書に押印する女性

紙でも電子でも契約時に原本という話が上がりますが、そもそも原本とは何なのでしょうか?また、「電子契約では何を原本とするのか?」という疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、改めて原本について考えてみたいと思います。

原本とは何か?

原本について考える際、まず前提として、契約自体は民法により原則として方式は自由なので、紙でも電子でも問題はありません。しかしながら、契約の合意内容の証拠という観点から、契約書を取り交すことが一般的です。契約書においては、「誰が」「いつ」「何を」合意したか、その内容が安全に保全されることが重要です。

紙の場合、契約書は二部作成して、合意者が署名や押印することによって本人が合意の意思を示します。この場合、契約書の原本は二つ存在します。

電子契約の場合は、電子文書が取り交わされます。電子文書は紙と違って原本とコピーに違いがありませんので、何が原本かというと一般論としては難しい点もあるのですが、ドキュサインの電子署名(製品名:DocuSign eSignature)では、ドキュサインがシステムに保存した電子契約書のデータを原本(マスター)として一元的に管理しています。利用者は、その原本からコピーのダウンロードや印刷を行うことができます。

電子と紙のハイブリッドな合意プロセス

ドキュサインの電子署名(製品名:DocuSign eSignature)は、すべてを電子的に完結するだけでなく、紙を利用したハイブリッドな合意記録も可能です。具体的には二つの機能があります。いずれの場合も合意の記録のログがクラウド上に記録され、文書は改ざんされない形で保管されます。

  1. 印刷して署名

ドキュサインから署名依頼メールが届いたら、当該文書を印刷し、その印刷した紙に署名または押印を行います。その後、その文書をスキャンしてドキュサインにアップロードして署名を完了します。

  1. FAXで送受信

送信者はFAXで文書を送信することが可能です。受け取った側はその紙に署名や捺印した後、指定されたFAX番号にその文書を送信します。ドキュサインでは、受信したFAXの通信データ(電子データ)を原本の一部として保管します。

いずれの場合も、クラウド側に保管されたデータを原本(マスター)として取り扱っています。

以上、原本のお話をしましたが、実務的には、客観的な証拠、社内での管理、課税・納税という三つの点で、原本が何であるか確認が必要になるでしょう。電子契約を行う際は、こららの点について留意することが大切と言えます。

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