EU Advanced署名ご利用時の注意点
新年度が始まったこともあるのかもしれませんが、取締役会議事録の電子化を弊社EU Advanced署名方式を利用して実施されているお客様が増えてきています。それに伴い、EU Advanced署名方式に関するお問合せ数も増加しています。
本ブログでは、弊社お客様よりお問い合わせ頂いた内容を元に、EU Advanced署名方式を利用して取締役会議事録を電子化する際の注意事項について解説します。
1. 取締役会議事録へのフィールド配置について
弊社サービスでは、取締役会議事録（電子文書）に電子署名される方に実施して頂くアクションを、フィールドの配置で設定頂きます。しかしながら、このフィールド配置で適切なフィールドが選択されなかった場合には、EU Advanced電子署名が正しく付与されないケースがあります。
EU Advanced電子署名を付与するために必要なフィールドは以下の2種類となります。
例えば、印鑑フィールドだけを配置した場合には、印影イメージを電子文書に適用した後、署名者には以下の画面が表示されず、EU Advanced電子署名が付与されない形で処理が完了してしまいます。
もし印影イメージを反映させたい場合には、以下のように、署名またはイニシャルフィールドと組み合わせてご利用頂く必要があります。
2. 署名完了した取締役会議事録のダウンロード方法
弊社サービスで電子署名を行った取締役会議事録（電子文書）をダウンロードする方法は、幾つかあります。ダウンロード方法によっては、取締役会議事録に付与されたEU Advanced電子署名が正しく反映されず、法人登記申請の添付文書として当該取締役会議事録を法務局へ提出した際に差し戻されるケースがあるのでご注意ください。
以下、正しいダウンロード方法について解説します。
各役員に、EU Advanced署名方式を利用した取締役会議事録への電子署名を依頼した送信者（起案者）の場合、管理タブ >> 送信ボックスで送信エンベロープの一覧を確認することができます。その一覧から、法務局への添付文書として提出する取締役会議事録を含むエンベロープを選択して、[ダウンロード] をクリックすると、更に選択肢が表示されます。ここで すべてのPDFを統合 ではなく、すべて 2ファイル または、文書 1 PDF を選択して、ダウンロードを実行します。すべて 2ファイル を選択した場合、取締役会議事録は、完了証明書と共にZIPファイルフォーマット形式でダウンロードされます。その場合、当該ZIPファイルを解凍し、取締役会議事録だけを取り出してください。
署名者等が完了通知の電子メール経由で、取締役会議事録をダウンロードする場合は、以下メニューで 結合されたPDF ではなく、個別のPDF を選択してください。個別のPDF を選択してダウンロードすると、ZIPファイルフォーマット形式でダウンロードされますので、同様に当該ZIPファイルを解凍し、取締役会議事録を取り出してください。
上記以外に、EU Advanced電子署名が付与された取締役会議事録をPDFファイルでダウンロードする方法として、当該取締役会議事録の印刷があります。印刷ボタンをクリックすると、ご利用のWebブラウザ上で取締役会議事録が表示され、当該取締役会議事録を保存することができます。但し、この操作では、ダウンロード頂いた取締役会議事録に、EU Advanced電子署名が反映されませんのでご注意ください。
すべてのPDFを統合 または 結合されたPDF を選択してダウンロードすると、取締役会議事録と完了証明書の電子文書が結合されることとなり、元々取締役会議事録にのみ適用されていたEU Advanced電子署名との間に矛盾が生じるため、EU Advanced電子署名が反映されません。同様に、取締役会議事録の印刷を選択してPDFファイルをダウンロードした場合も、元々の取締役会議事録のイメージを複製したような形となり、EU Advanced電子署名が反映されません。
このように、EU Advanced電子署名を利用したにも関わらず、法務局へ提出する取締役会議事録のPDFファイルに、実際のEU Advanced電子署名が付与されないといったケースが起こる可能性があります。EU Advanced署名方式を利用して電子署名した取締役解議事録を法務局へ提出する前に、以下のような方法で、役員の方々のEU Advanced電子署名が適切に反映されているかどうかをご確認頂きますと、スムースに手続きが進むのではと想定しています。是非、事前にご確認ください。
上記画面で、もし役員の方名義の電子署名がなく、DocuSign Inc.名義の電子署名しか存在していない場合には、EU Advanced電子署名が正しく反映されていない、もしくはダウンロード時に問題が発生したケースが想定されます。そのような場合には、いま一度操作方法をご確認頂き、それでも問題が解決されない場合には、弊社ドキュサインのテクニカルサポートへお問合せください。
日本のビジネスにおいて、取締役会議事録含め旧来、紙と判子で処理されていた書類の電子化が着実に進んできています。ドキュサインの最先端の電子署名・契約管理を活用して、更なる電子化・自動化・効率化を実現してみませんか。
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