取締役会議事録の電子化がより一層簡単に
商業登記における添付文書電子化の要件緩和について
2021年1月29日公布されました商業登記規則等の一部を改正する省令について、以下関係する内容について簡単に解説します。
以前『ドキュサインを使った商業・法人登記のオンライン申請』のブログ記事にてご紹介しましたが、商業登記のオンライン申請等を行う際に必要な添付書面情報（取締役会議事録等）の電子化に関する要件が緩和され、クラウド型電子署名提供事業者のサービスも添付文書の電子化で利用可能になりました。弊社もEU Advanced方式の電子署名を商業登記のオンライン申請時の添付文書情報を電子化する際に利用可能なサービスとして指定されています。
しかしながら、あるケースにおいては取締役会議事録の電子化に際し、EU Advancedを利用した電子署名だけでは対応できないといった事実がありました。その条件が以下となります。
＜商業登記オンライン申請利用時の注意事項＞ 商業登記のオンライン申請の添付書面情報として、EU Advancedの電子署名を利用して作成された添付書面情報を提出する場合において、作成者の中に印鑑提出者がいるときは、これらの電子証明書に加えて、添付書面情報に商業登記電子証明書による電子署名を付与する必要がありますのでご注意ください。 出典：ドキュサイン・ジャパン・ブログ 「ドキュサイン公開電子証明書」
つまり、取締役会に法人の代表者が出席しており、その取締役会で決議した内容が登記申請に関わる場合には、取締役会議事録の電子化において、代表者を除く役員についてはEU Advanced方式の電子署名を利用できますが、代表者についてはEU Advanced方式ではなく、商業登記電子証明書による電子署名を別途利用する必要がありました。
今回改正される省令では、上記の添付文書の電子化についての要件が緩和され、以下のようになります。
印鑑提出者（法人の代表者）についても，添付書面（紙媒体）において署名や認印で足りるもの（印影の照合を行っていないもの）に係る添付書面情報（電子媒体）に限り，他の取締役と同様に，利用者の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービス等を利用した電子署名を利用することができることとなります。この点は，オンライン申請の添付書面情報だけではなく，書面（紙）申請において添付書面をCD-R等の媒体に保存して提出する場合にも当てはまります。 （申請書情報や，実印の押印と市町村の印鑑証明書が必要とされている添付書面に係る添付書面情報については，引き続き，商業登記電子証明書やマイナンバー電子証明書等が必要です。） 参考：法務省 商業登記規則が改正され，オンライン申請がより便利になります（令和３年２月１５日から）
したがって、今回の省令の改正が施行される令和3年2月15日以降は、取締役会議事録を含む添付文書の電子化については、その文書を書面で提出する際に実印の押印と印鑑証明書が必要な添付文書を除いて、EU Advanced方式で全て対応することができるようになります。
この改正により、いままで必須となっていた電子署名の使い分けが不要となり、取締役会議事録の電子化をより簡単に実現できるようになります。既に取締役会議事録の電子化を導入済もしくは今後導入を検討される企業にとっては、大変明るいニュースだと思います。
EU Advanced方式を利用して取締役会議事録の電子化を進める企業も増えています。業務効率化、ペーパーレス化、DX促進等を目的とした取締役会議事録を含む文書の電子化をご検討される際には、ドキュサインに是非ご相談ください。