同席署名の活用で9割以上の飲食店が電子署名で契約を締結

日本では、起業した飲食業の70％が3年で閉店せざるを得ない状況になると言われています。その原因の殆どは、どのようにマーケティングしてよいかわからない、つまりデジタルが弱いという点にあります。美味しい料理を提供するのは個人の技量ですが、利益が出る集客ができるかは全く別の話です。そのような状況におかれている飲食業をサポートするため、デジタルマーケティングの第一人者と著名飲食チェーンでメニュー開発などをしていた飲食のプロが株式会社favyを創業し、飲食業に真のデジタル広告サービスを提供しています。

アナログだったデジタル＋飲食業の最先端サービスの契約

「他のグルメサイトとの違いをよく聞かれますが、他社のサービスは決まった市場を取り合っているのに対し、我々のサービスは市場そのものを大きくしていきます。例えば飲食店を探す場合、通常は『新橋　焼き肉』というキーワードや、直接チェーン店の店名を入れて検索します。favyはもっと前の認知度の段階で引き寄せるようなメディア戦略をとっています」と、同社カスタマーサクセスgr. シニアマネージャーの笹村 繁氏は事業内容を説明します。

ところが、この最先端の飲食業＋デジタルマーケティングのサービス申込は、紙で行われていました。「新規のお客様からfavyに掲載のご依頼をいただく際に、集客プラン利用申込書という書類を提出していただきます。従来はGoogleスプレッドシートで申込書をつくり、印刷して、電車に乗って飲食店に持参して、署名捺印してもらっていました。これはかねてから何とかしたいと思っていました。」

笹村氏は「紙の場合、一番大きな問題となるのが『メールアドレスが読めない』ことです。FAX でもらった時に字が潰れいていて読めないことが多く、また申込書の内容をSalesforceに入力する際、手作業のためどうしても入力ミスが出てしまい、余計な工数がかかります。また、紙の管理も大変でした。1年前の申込書をキャビネットから探すのは本当に手間がかかります。これらの課題を解決するために、電子署名の導入を検討しました」と紙の契約の課題を語ります。

Salesforce との連携性に優れたドキュサインを選択

同社が様々な電子署名サービスツールからドキュサインを選んだ理由として、Salesforceとの連携が容易な点が挙げられます。「他社の電子署名サービスと比較すると、ドキュサインはSalesforceとの連携が簡単でした。弊社ではドキュサインで申込書を送る際、1つのエンベロープ（送信する文書の単位）に企業情報、請求情報、支払い情報などのカスタムフィールドを2～20個入れており、それらのフィールドをSalesforceと連携しています。つまり、ドキュサインで戻ってきたフィールドの値をSalesforceに自動で反映させます。他社製品だとこれを実現するのに結構苦労しました。手作業で入力していた時は、1件あたり2、30分かかっていましたが、DocuSign for Salesforceを活用するとゼロになります。これは大きいですよね」と笹村氏はドキュサインを使うメリットについて話します。

「また、紙の時は営業、お客様、事務、の3者間で多くの冗長な作業がありました。例えば、営業が商談や取引先などの情報を入力した後、戻ってきたものに事務側が改めて入力し直すなど、です。誰かが1 回正しく入力すればそれで済むはずで、これもDocuSign for Salesforceで解決しました。」

同社では、状況・ステータスを管理する機能も重宝しており、「DocuSign for Salesforceでは、商談ごと、人ごとに契約書が未開封、サインしていない、などがすぐにわかってフォローできます。また副産物として、営業にSalesforceに正しくデータを入力させる、という効果もありました。『これがないと契約書を送れないよ』と言うと、ちゃんと送ってくれます。おかげでデータがきれいになりました」と笹村氏は語ります。

同席（対面）署名でドキュサインの利用率は90％以上

現在、favyのサービスへの申し込みは月に百数十件にのぼりますが、このうち93％がドキュサインで契約締結されています。「残りの7％はドキュサインの導入前から商談していたところなので、事実上100％ですよね。これは正直びっくりしました。ドキュサインを導入して一番の心配は、実は相手がサインしてくれないのでは、という懸念でした。飲食業界はデジタル化が遅れていて、いまだにFAXで仕入れしている方々もいます。でも、ちゃんと使ってもらっています。これまで電子署名NGのケースは 1 件だけでした。」

スマホアプリの使い勝手の良さも、ドキュサインの利用率向上の一因です。同社では一時期、Googleスプレッドシートに記入してもらい、PDFで印刷して送信、ハンコを押してもらう、という流れで運用していましたが、Googleスプレッドシートへの入力はスマートフォンでは若干難しさがあります。しかし、ドキュサインを使えば飲食店の店主はスマートフォンでも気軽にサインできます。 「ただ、何といっても便利なのが同席署名でした。通常はクラウド上で署名・捺印いただきますが、中には、営業が契約のために実際にお客様を訪問する場合もあります。ところが『サインはするけど、パソコンが今手元にない』という方や、個人店主だと『ハンコは家にあるから今度でいい？』ということが良くあります。このような場合でも、同席（対面）署名機能を使えばすぐにサインしてもらえます。『サインしたいけど、ハンコを持っている人が長期出張なので待って欲しい』とか、『店にハンコがなくて、本社にある』という場合も結構あります。こうなると、契約が翌日、明後日になり失注リスクが出ますが、ドキュサインだとすぐに成約できます」と、ドキュサインにより失注が減ったと笹村氏は説明します。

現在、favyの営業担当者は全員ドキュサインを使っています。笹村氏は「本来IT企業なのでITリテラシーは高くなければなりませんが、残念ながらそうでない社員もいます。ただ、ドキュサインは簡単なので助かっています。DocuSign for Salesforce の Envelope Configurations を使うことで、最低限の操作、つまり文書を選択して、役割を選ぶ - ポチ、ポチで送信できるので、誰でも簡単に使えます」と話します。