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ペーパーレス化
グズマン・イー・ゴメズ（Guzman y Gomez / GYG）にとって、シンガポールは2番目に大きな市場です。オーストラリア発のカジュアルダイニングチェーンである GYG は、2006年の創業以来、メキシカンテイストの料理を提供し、オーストラリア国内だけでなく、シンガポールや日本、米国でも人気を博しています。
同社は現在、海外では約140店舗を展開しており、今後1年間でさらに20～30店舗の出店を予定しています。
GYG シンガポールでは、ゼネラルマネージャーのジョッシュ・ベル氏が指揮を執り、今年中に2店舗、来年はさらに3～5店舗のオープンを予定しています。同社がシンガポールに進出した際、当初はラッフルズプレイスやマリナーベイといったCBDエリアの外国人コミュニティを主なターゲットとしていました。しかし今では、シンガポール全土に14店舗を構え、さらなる拡大を目指しています。こうした急成長には、追加のリース契約や、数千とは言わないまでも何百もの雇用契約の締結が必要になります。「契約をきちんと行うことは、将来的なビジネスの安定に欠かせない重要な要素です」とベル氏は話します。
ビジネスの転換ポイント
3年前、GYG は紙ベースの業務をできるだけ減らし、Miscrosoft 365 など既に使っているツールと連携しながら、「業務のデジタル化」へと舵を切り始めました。この頃から同社では、サポート体制が充実しており、新しい方法を提案してくれ、今後のさらなるビジネスの拡大にも対応できるテクノロジーを探していました。こうした背景から、GYF はドキュサインを採用することになりました。
「ドキュサインを選んだ最大の理由は、ドキュサインがウェブベースだったことです。従業員もすぐに使えるようになりましたし、導入トレーニングも最小限で済みました。おかげで、短期間で業務効率を改善することができました。人事担当者が退職することになった際も、トレーニングなどが楽に済み、引き継ぎもスムーズでした」とベル氏は語ります。
もう1つの理由は、リースや人事などさまざまな契約に対応・利用できる点です。「それはまるで、ドキュサインが我々のビジネスのためだけにカスタマイズされているような感覚でした」とベル氏は振り返ります。また、機能障害や接続エラーは一度も経験したことはないと話します。
ドキュサインの導入によって、GYG シンガポールは新しいスタッフを雇用する際の手続きを合理化し、入社に必要な書類も簡単に共有することができるようになりました。その結果、競合を寄せ付けないスピードでフランチャイズの店舗を拡大し、優秀な人材を集めることにも成功しました。
成長への投資
ドキュサインの電子署名を導入する前、同社は紙の書類のやり取りをしながら、必要な署名を得るためのプロセスを手作業で行なっていました。しかし、途中で問題が発生することも度々ありました。「紙ベースの契約書の欠点は、何か問題が発生した際、修正をするために文書のコピーを探さなければいけないことです。これはとても面倒で、無駄な作業です」とベル氏は言います。
グローバル企業である GYG にとって、フランチャイズオーナーやサプライヤーとの契約において、人為的なミスや急な内容変更などにより、最終的に書面に署名してもらうことが困難になることがありました。「時間がかかるし、双方にもストレスがたまり、新しいパートナーシップの締結が予定よりも遅れることもありました。」「電子契約も紙の文書と同じ拘束力があり、より多くの人が電子契約を受け入れるようになった今、（電子署名を）使わない理由はありません。デジタルなソリューションを導入できない企業は、自社の発展そのものを妨げていると思います」とベル氏は語ります。
デジタル化への道
GYG シンガポールは、ビジネスをデジタルへ移行するにあたり、コミュニケーションの改善や紙の使用量の削減、手作業による管理業務の最小化を目的に、プラットフォームの統合を行いました。
「Google Workspace のようなデジタルソリューションやクラウドベースのソフトウェアを採用するよう、まずは社員に働きかける必要がありました。ビジネスパートナーの中には、電子契約には紙と同様の法的拘束力があるにもかかわらず、それを受け入れ難く思っている人もいました。」しかし、「パンデミックの影響で、デジタルソリューションを段階的に導入する時間的余裕がなくなってしまったのです」とベル氏が語るように、新型コロナウイルス感染症の拡大により、電子契約化までにそう時間はかかりませんでした。
幸いなことに、同社のコーポレートオフィスには、ロックダウンやリモートワークに対応するための準備が整っていました。GYG はすでに、オペレーション、食品安全、トレーニング、店舗など紙ベースで行っていた監査を、デジタル化していたのです。
グズマン・イー・ゴメズの秘密のレシピ
ビジネスをシームレスに運営できるようになっただけでなく、ドキュサインのソリューションにより GYG の従業員はより自信を持って、そして効率的に働けるようになりました。現在、紙の書類はすべてドキュサインに置き換わり、いつでもアクセスできるようになっています。
「デジタル化された現在の就業環境は、モラルの向上にもつながっています。チームメンバーにとっても、生産性が向上することで、自信がつき、仕事に対する満足度も上がります。何よりも、気が滅入るようなペーパーワークを繰り返す必要がなくなりました」とベル氏は言います。
デジタルソリューション、そしてドキュサインはビジネスにとって欠かせない要素である「従業員」に大きな影響を与えました。従業員が書類や紙幣を扱う際の衛生面での懸念を軽減し、透明性が向上し、内容が正しく記載された契約書を交わすことができるからです。
「ドキュサインを導入したおかげで、90％がペーパーレス化し、契約書は2時間以内に署名され、スタッフは会社のブランドに誇りを感じて、自信を持つことができました。こういったこと全てが、私たちのビジネスを成功へと導いてくれています」とベル氏は語ります。