ドキュサイン導入事例

使い勝手の良さと機能の豊富さでドキュサインを選択した Paidy

事前登録やクレジットカード不要で、携帯電話番号とメールアドレスのみで行える決済サービス「Paidy(ペイディー)」を提供する株式会社 Paidy。オンラインショップで最も簡単に利用できる決済サービスで、月 1 回、近所のコンビニや銀行でまとめて支払うだけで決済が完了する手軽さにより、利用者数が急速に拡大しています。

多数の対象者と短期間で契約を締結するために電子署名を導入

同社が電子署名の導入を検討した理由の一つに、複数の契約を多数の対象者と比較的短い期間で締結する必要があったことが挙げられます。紙の契約書、つまり書面を回収することは非現実的であるため、電子署名の導入を検討しました。

「法務としても、紙で一斉に様々な契約を行うのは非効率なので避けたいと考えていました。決められた期間で全て回収することはまず不可能ですし、回収後にファイリングして管理するのも大変です。そこで電子署名を検討しました。さまざまな選択肢がありましたが、はじめからドキュサイン一択でした。と言いますのも、ドキュサインを以前使っていて、その使いやすさは理解していました」と同社法務・コンプライアンス部長の高橋みのり氏は語ります。

各種ドキュメントは全て回収期限が決まっているため、1件1件細かく管理しなければなりません。中には法的に期限が決まっているドキュメントもあります。「これらの契約・合意文書を確実に対象者に渡し、確実に意思をもって署名してもらい、かつ証跡を残さなければなりません。ドキュサインなしでは成り立たないと思いました」と高橋氏は続けます。

「まず大切なのが、相手を事前に登録する必要がないことです。つまり、メールアドレスと氏名だけで相手に契約文書を届けることができるということです。あらかじめ相手に自社システムに入ってもらって登録しなければならなかったり、事前に相手のアカウントを作成する必要があるツールは、面倒なので絶対に使わなくなります。しかし、ドキュサインはこれがありません。他の電子署名ツールは相手の事前登録が必要なので、ここがドキュサインの使いやすいところですね。事前登録不要という点は、弊社のサービスと同じです。」

ドキュサインのいいところは『あらかじめ相手を登録しなくていい点』です。登録が必要だと面倒で使わなくなると思います。
高橋みのり 氏
法務・コンプライアンス部長
株式会社 Paidy

「また、ドキュサインは文書の種類を問わず、どんなフォーマットでも扱ってくれるのが良いです。Word でも、Excel でも、なんでもドラッグ&ドロップでアップロードすれば、勝手にそのままのフォーマットで電子契約文書化してくれます。また、一括送信機能は手放せませんね。ドキュサインは非常に機能が豊富で、様々なニーズに対応しています。」

目に見える効果を評価。利用範囲を広げ、今では全部署でドキュサインを活用

同社ではこれをきっかけに、様々な部署でドキュサインの活用を開始し、現在はすべての部門でドキュサインを利用しています。ドキュサインは印紙代の削減など、目に見える効果があるので社内の評判も非常に良いといいます。

例えば、金銭貸借の契約もドキュサインで行っており、「金銭消費貸借の契約を紙で行うと印紙代がかかります。余計な支出の発生は極力避けたいです。これをドキュサインを使ってデジタルで契約すれば、印紙税はかかりません。このコスト削減効果も大きいです」「将来的には、取締役の議事録に使えるといいですね。これには法改正(*1)が必要なので、すぐにというわけにはいきません。議事録の確認までならドキュサインでできますが、登記ができません。国外の役員に、いちいち紙の議事録を郵送で送って、サインして返送してもらう、という作業を役員分繰り返すのは、ナンセンスです。希望としては、すべての契約を電子化したいですね」と高橋氏は今後の展望を語ります。

*1 取材当時の内容になります。取締役会議事録の電子化要件の緩和については「取締役会議事録の電子化の流れについて」をご覧ください。