作成不要！簡単に使える電子印鑑とは

ハンコ文化が根付いている日本では、契約書や請求書、稟議書などの文書で、署名ではなく印鑑を使用することが一般的です。最近では、データ化された「電子印鑑」もよく見かけます。

電子印鑑とは、PDFファイルなどの電子文書にPCやモバイル端末から捺印できる印鑑データのことで、主に以下の3タイプがあります。

単純に印鑑を画像データに変換したもの
当事者が誰かといった識別情報も含めてデータ化されたもの
識別情報のほかに改ざん防止機能を持つもの

ビジネスシーンでは、見積書や請求書などへの押印業務を省略するために、背景を透過させた印鑑の画像データを貼り付けて利用したり、また当事者の識別情報を含めてデータ化されたものであれば、ワークフロー業務で利用することもできます。

しかし、印鑑の画像データのみの場合、特にフリーソフトで作成したものは、第三者が簡単に複製して使用できてしまうというリスクがあります。当事者の識別情報が含まれている場合でも、コピーや改ざん防止機能を持たないものも多いため、契約書などの社外文書に使用する場合は、セキュリティを考慮した電子印鑑を利用することが重要です。

電子印鑑のメリット5選

1. 場所を問わず利用可能

PCやスマートフォンなどから、場所や時間を問わず利用することができます。テレワークや在宅勤務時、また外出先からでも利用できるため、わざわざ出社する必要もありません。

2. プロセスの効率化

紙の書類の場合、印刷して押印者の元に届ける必要があります。押印者が離れた場所にいれば、送付・返送だけでも最低数日はかかるでしょう。また、押印者が複数人ともなると、1つの書類を順番に回覧するため、決裁完了や契約成立までに多くの時間を要します。しかし、電子印鑑を使えば、すべてオンライン上で完結するので、契約や承認プロセスを円滑に進めることができます。

3. 失敗やミスを防止

「印鑑や朱肉が見つからない」「押印する箇所を間違えてしまった」といった誰もが一度は経験したことのあるハンコ問題を解決します。また、印鑑そのものはもちろん、押印が必要な（押印済みの）書類を紛失する心配もありません。

4. コストの削減

紙の場合、紙代やトナー代などの印刷にかかる費用、郵送代、印刷、製本、発送、管理するための人件費がかかりますが、電子印鑑を利用すればこれらの費用を節約できます。また、押印済みの書類はデジタルで保存できるため、保管・管理にかかるコストも削減できます。

5. セキュリティの向上

電子印鑑の中には、「押印の履歴を記録する」「電子印鑑に固有のシリアル番号を付与する」「押印済み文書の変更を不可能にする」ことで、改ざんやなりすましを防止する機能を備えたものもあります。紙の契約書の場合、契印や割印で改ざんを防止しますが、このような安全性の高い電子印鑑を使えば、高い精度でセキュリティのリスクを低減させることができます。

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すぐに使える！ドキュサインの電子印鑑を使ってみよう

ドキュサインの電子署名（製品名：DocuSign eSignature）には電子印鑑の機能が備わっており、氏名印や役職印、社印など、用途に合わせてご利用いただけます。単に印影イメージを貼り付けるのではなく、使用した印影イメージやいつ誰が押印したかといった情報は完了証明書に記録され、押印済みの文書とともに改ざんされないようクラウド上に安全に保管されます。さらに、日本の商習慣に合わせた日付印やお辞儀印、社内の印章管理規定に沿って押印権限を管理できる機能などがあり、機能面も充実しています。

また、ドキュサインでは豊富な印影オプションを用意しており、無料でシヤチハタ社のネーム印を利用できるほか、お手持ちの印影イメージをアップロードしたり、テキスト入力で自動生成することも可能です。どれも簡単に利用できますので、ぜひ無料トライアルに登録してお試しください。（詳しい使い方は『電子印鑑で紙と判子のデジタル化を実現！』をご覧ください！）