今回はドキュサイン電子署名の活用事例を人事にかかわる業務に絞ってご紹介したいと思います。人事部での業務はとにかく紙・紙・紙だらけ!ベンチャー企業から大企業まで規模を問わず、電子署名のニーズが高い分野といえます。
人事部と一口にいっても業務の幅が広く、活用例も様々ですが、特に以下のような業務に活用いただいています。
  • 内定通知書
  • 雇用条件通知書
  • 雇用契約書
  • 入社時の書類一式
  • 通勤ルート変更届
  • 人事評価
  • 辞令
  • 産休・育休申請の書類
多くの企業はまだこれらの申請書などの文書を、印刷をして手書き&押印されているケースがほとんどではないでしょうか。(通知書を除く)
また、採用関連の書類は、内定者宛に郵送、手書きで記入、捺印し、企業に返送するというケースが一般的です。
万が一書類不備があると、再送して再度記入をするという作業も発生するかもしれません。いままで当たり前のように繰り返してきたこれらの業務、
「今思えばとにかく手間もかかるし時間もかかる。もっとスマートに変えたいんです!」
というご相談を人事関連の業務をされているお客様から頻繁にうかがいます。
このようなお客様の声に応え、以下にドキュサイン電子署名を人事関連の業務に活用するメリットを大きく3つに分類してお伝えしたいと思います。
①    雇用契約書
ご存じの方も多いかと思いますが、2019年4月より労働条件通知書の電子化が解禁されました。
これを受け、ドキュサインのお客様でも労働条件通知書及び雇用契約書を併せて電子化されるケースが増えてきました。特に新卒採用においては、デジタルネイティブ世代にとってスマートフォンで署名捺印が完了できることは内定辞退を防ぐ有効なアプロ―チといえます。
②    社内申請業務
働き方改革が浸透が広がり、在宅勤務許可書など人事関連の申請書もこれまで以上に増えてきていという声をよく耳にするようになりました。
このような申請を行う場合、まずテンプレートを印刷し、手書きで記入、人事部まで提出に行く字がつぶれて読めないなど不備があると、返却され再度記入書類へ署名捺印後、手打ちでシステムに入力する。上記は多くの方が経験しているごく一般的な申請の流れです。
当たり前のように感じますが、テンプレートの印刷、手書きで記入、手持ちで提出、システムへ手入力、などマニュアル作業の割合がかなり高くとても効率的とはいいがたい状況がうかがえます。あるお客様は平均して10日以上かけていた紙のベースでの申請→承認作業を、ドキュサインの電子署名に置き換えた結果、わずか2日まで短縮することができたとのことです。
育児休業申請書入力&捺印イメージ

育児休業申請書入力&捺印イメージ

これらの作業を電子署名を活用することにより、出張中の上司の帰りを待ったり、外出先からオフィスに戻り対応するなど場所にとらわれることもなく申請業務をよりスムーズ行うことができるようになります。実際に、飛行機の機内Wi-Fiから承認の署名をいただいたケースもご報告いただいています!
③    ストックオプションの通知
あまりメジャーな活用方法ではありませんが、ストックオプションの通知や役員報酬の通知にも活用している例も存在します。
ベンチャー企業を中心にストックオプション制度をり入れる会社が日本でも増えてきました。
紙面での通知、EメールにPDF添付での通知がまだまだメジャーな手段として行われているかと思います。
しかし、よくよく考えるとかなりセキュリティ面に気を付けなければならない文書ですよね?「みなし」ではなく本当に通知すべき人がきちんと受け取っているのか受け取った側から署名をいただくことで証跡を残すことができるので、安心ですね。
いかがでしょうか?上記ではまだご紹介できていない様々なドキュサイン電子署名活用方法はまだまだあります。
詳しく知りたい!と思われた際は、ぜひお問い合わせください。事例やニーズに合わせた活用方法などをわかりやすくご紹介ます!

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