ドキュサインはクラウド電子署名サービスの元祖です。さて、そもそもの電子署名とは一体なんなのでしょうか?ここでは一旦法律の話を抜きにして解説したいと思います。

電子署名とは?

電子署名とは、電子文書に対して、当事者(間)で、合意意志を示したことをデジタルに安全に記録する仕組みや技術になります。これにより誰が何の文書に合意したかということを証拠とすることができます。
そして紙ベースの契約と比べ、印刷、郵便、返送などの手間やオフィスに戻らないと対応できないといった場所の制約もなくなるため、契約にかかる時間を大幅に減らすことができるという理由で電子署名を導入する企業が増えています。
紙ベースの署名と電子署名の違い

電子署名はどのような場面で使えるの?

電子署名は、合意・同意、つまり人間の意志を反映させることが必要なあらゆる場面で利用可能です。契約行為、販売契約、雇用契約、秘密保持契約NDA、同意書、申込書、誓約書、社内稟議書、アンケート、確認が必要な通知事項などのその適用範囲は電子契約のみならず広範囲に及びます。
以下は、電子署名が使われる場面の一例です。
業務ごとの合意_稟議‗契約の例
通常、合意が必要なプロセスは、合意同意が必要な文書を紙で作成し、署名(捺印)依頼を文書の発送とともに行います。署名者は合意文書を確認の上、署名捺印で合意の意志を示し、返送します。電子署名では、それらを置き換え、パソコンやモバイルデバイスから全て完結できるようになります。これらのプロセスや行為が簡単かつ直感的に違和感なく行えることが重要です。
また、当事者間の合意において、その文書が改ざんされていないことを証明するとともに、正しくその当事者が合意していることと、その時刻タイミングなど、何を、誰が、いつ、ついでにどこで(から)、どのように合意したかを安全に記録しておくこと、またそれを客観的な証拠として示せることも電子署名の重要なポイントになります。

電子署名のメリットとは?

電子署名をクラウドサービスとすることで、いつでも誰でもどこからでも電子署名が可能になり、またその記録自体はサービス事業者が第三者的に安全に保管することで証拠力が高まります。つまり利便性とセキュリティの両立を図ることができます。合意には契約書などの重要な文書も含まれる可能性がありますから、クラウド事業者には万全のセキュリティといつ何時もサービスを止めない可用性が要求されます。
加えて合意契約行為をデジタル化することで、契約書の合意内容において電子データの活用の促進が期待できます。書類レベルだけでなくデータレベルで電子署名を活用することができ、APIレベルやPaaSなどのクラウド連携レベルで、企業のデジタルトランスフォーメーションを促進します。
ここまで電子署名のそもそもについてお話ししましたが、電子署名を利用することで、これまで紙で行ってきた合意プロセスの顕在化した以下の問題点の解消に繋がります。
  • コスト
    • 紙代、郵送代、印紙代
  • 時間
    • 紙の回収、配布のリードタイム
  • セキュリティ
    • 改ざんバックデートを防ぎ安全に保管
  • 環境への配慮
    • 紙の削減による森林破壊の防止、CO2削減
  • ビジネスデータの活用
    • 契約書などの合意文書を活用したデジタルトランスフォーメーション

電子署名の7つのメリット

まとめ

世界では急速に電子署名が普及しており、今までの紙を使った契約書のデジタル化が進んでいます。また、日本でも次第にその認知度が高まっています。電子署名を取り入れることで、紙の書類やハンコ文化を見直し、業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか、
ドキュサインでは30日間の無料トライアルをご用意しており、電子署名をお試しいただくことができます。また、活用方法や導入事例、料金プランなどご質問がありましたら、お電話(03-4577-9801)またはお問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。

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