進む電子契約！宅建業法の改正に伴う書面電子化のポイント
2022年5月に施行された宅地建物取引業法（宅建業法）の改正以降、この一年で、重要事項説明書や売買契約/賃貸借契約締結後の交付書面の電子化を検討される不動産業界のお客様から、非常に多くのご相談をいただくようになりました。
本記事では、上記書面の電子化において理解しておくべきポイントと、電子化に必要な各種要件にドキュサインがどのように対応できるかについて解説します。
宅建業法の改正により何が変わった?
宅建業法の改正内容については『2022年5月、不動産取引の電子契約がいよいよ本格化』でも触れていますが、ここで少しおさらいをします。
法改正の中で、電子契約に係わる部分は主に以下の2点です。
- 宅地建物取引士による押印義務の廃止
- 一部書面の電磁的方法による提供が可能に
上記2点により、不動産業者と契約者の契約行為に電子署名サービスを利用することが現実的になりました。
2で電磁的方法による提供が可能となったのは、具体的には以下の書面です。
- 媒介契約・代理契約締結時の交付書面（34条書面）
- レインズ登録時の交付書面
- 重要事項説明書（35条書面）
- 売買・交換・賃貸契約締結時の交付書面（37条書面）
ここで売買契約書/賃貸借契約書とせずに交付書面としているのは、宅建業法上で定義されている37条書面等は契約後に遅滞なく交付することとされている書面であり、本来は契約書そのものとは性質が異なるためです。
実務上、多くの場合で契約書が各種書面を兼ねていますが、契約書そのものについては宅建業法上に規定がないため、契約書が37条書面等を兼ねている場合は、その契約書が37条書面等の要件を満たしているか否かが宅建業法上の問題となります。
よって、不動産契約業務で電子化を検討する際には、想定する電子化された業務フローが “契約行為として問題なさそうか” という観点と、“宅建業法上問題なさそうか” という観点をそれぞれ意識する必要があります。
※国土交通省では便宜上、各書面について、紙による場合は “交付”、電子による場合は “提供” と言い分けていますので、本記事でもこの表現を踏襲しています。
電子契約を利用する際に意識すべきポイント
実際に契約業務の電子化を検討する際、まず確認していただきたいのは、国土交通省が公開している「重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びITを活用した重要事項説明 実施マニュアル」です。
このマニュアルでは、宅建業者及び宅建士が重要事項説明等の電磁的方法による提供やIT重説を実施するにあたり遵守・留意すべき事項が記されています。
本記事ではこのマニュアルの中から、重要事項説明書や売買契約書、賃貸借契約書を電子化するにあたって、頻出の検討ポイントを3つに絞ってお伝えします。
1. 電磁的方法による提供に係わる承諾の取得
承諾の有無をめぐる事後のトラブルを防止する観点から、承諾する旨を記録した電子書面を書面（紙）に出力可能なファイル形式で取得する必要があります。法廷様式や雛形はなく、また署名・押印を必要とする定めもありませんが、承諾した年月日や宅建業者名、電子書面を提供する方法/ファイル形式等、いくつか説明の相手方に必ず伝えなければならない情報があります。承諾を得る方法についてもいくつかの規定がありますが、ここでは詳細を割愛し、ドキュサイン上で承諾を得たい場合にどのような方法が使えるのかを説明します。
ドキュサインには “法定開示” と呼ばれる機能があり、この機能を有効にすると、署名依頼の受信者は実際に文書に署名を行う前に、事業者側が定義した文言への同意が必要となります。
同意した文言については、ドキュサインで署名が完了した後に提供される [完了証明書] のPDFファイル上にも記載され、また完了証明書には署名済み文書と同様に改ざんを検知するための電子証明書が付与されます。この法定開示機能を利用することで、国土交通省のマニュアルで定義されている各種要件をクリアした状態で、書面を電磁的方法で提供する際の承諾を取得できるようになります。
2. 各種書面の提供タイミングについて
重要事項説明書や売買契約書、賃貸借契約書を電磁的方法により提供する際、書面ごとに提供のタイミングが定義されています。以下、国土交通省のマニュアルより当該箇所を抜粋します。
重要事項説明書（35条書面）については、重要事項説明を実施する前に説明の相手方に提供を行う必要があります。 34条の2書面、37条書面は「契約を締結したとき」「契約が成立したとき」に遅延無く提供を行う必要があります（※）。 ※契約締結・成立の前にこれらの書面を交付（電磁的方法による提供を含む。）することは、宅建業法上認められません。
この要件は後述の「3. 署名依頼の分割について」にも係わってきますが、ここでは重要事項説明書を例に運用について考えてみたいと思います。
重要事項説明の業務フローは、重要事項説明書の提供 → 重要事項説明 → 重要事項説明書への署名、となるケースが多いかと思います。「重要事項説明を実施する前にどのように重要事項説明書を提供するか」がポイントになりますが、ドキュサインでは署名前の文書であっても、署名画面のUIから文書をダウンロードすることができます。そのため、契約者には重要事項説明の実施前に書面を予めダウンロードしていただく（ダウンロードしたことを承認ボタンで確認する）といった運用を行うことで、上記要件に対応することが可能となります。
3. 署名依頼の分割について
「2. 各種書面の提供タイミングについて」で述べたように、宅建業法上の各種書面については、提供のタイミングが厳密に定義されています。
しかしながら、多くの電子署名サービスは、関連する複数のドキュメントを1つの署名依頼に同封した場合、受信者は署名依頼を受け取った際に全ての文書にアクセスできる仕様になっています。
これを宅建業法に当てはめて考えると、重要事項説明の実施前に、本来契約締結後に提供されるべき売買契約書/賃貸借契約書もダウンロードできてしまう、という自体が発生します。
この状況を避けるために、多くの電子署名サービスでは、重要事項説明書で1トランザクション、売買契約書/賃貸借契約書でもう1トランザクションといったように、署名依頼のトランザクションを分ける必要があります。しかし、この運用では一度の関連する契約行為でライセンス消費が2つ発生してしまいます。
ドキュサインでは、“表示条件” という機能を利用することで上記の問題を解決し、重要事項説明書と売買契約書/賃貸借契約書を1つのトランザクション（1ライセンスの消費）で完結させることが可能です。
表示条件の機能を利用して、1つのトランザクションのフロー内に同一の受信者を複数回登録することで、1度目の署名依頼受信時には重要事項説明書のみが表示され、2度目の署名依頼受信時には売買契約書/賃貸借契約書のみが表示されるというフローを実現できます。
ドキュサインでは、宅建業法上重要となる要件を満たしつつ、ライセンスの消費を最小限に抑えるご提案が可能です。重要事項説明書や売買契約書、賃貸借契約書の電子化をご検討の企業様は、ぜひドキュサインをご検討ください。
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