新しいテクノロジーで調達業務を改善するための5つのヒント

新しいテクノロジーで調達契約のプロセスを自動化することにより、調達部門の業務効率を飛躍的に向上させることができます。これは、調達業務を「単調な作業」から「戦略的な業務」へと変革していく上でも重要なステップです。新しいテクノロジーを活用するために既存のワークフローを再設計することは簡単ではありませんが、明確な構想があれば最新のシステムを短時間で構築することも可能です。

今回は、新しいテクノロジーを活用して調達業務、特に調達契約のプロセスを改善する際に覚えておきたい5つのポイントをご紹介します。

手作業のプロセスを自動化できるか

テクノロジーを活用することで、契約書への情報入力やワークフローの次のステップの開始といった、単調な作業を自動化することができます。これにより、マニュアル作業で発生しがちだったヒューマンエラーが軽減されます。一方、実務担当者は新たな品物を調達したり、条件の交渉やベンダー管理など、価値のある戦略的な仕事により多くの時間を費やすことができます。

プロセスを可視化できるか

契約の過程で何度も進捗状況を尋ねられたり、署名方法やワークフローがクリアでないため、契約プロセスが思うように進まないことはありませんか？関係者が契約の状況をリアルタイムで把握できるようになれば、手続きが素早く進み、調達担当者の仕事を中断してしまうような質問に答える必要もなくなります。

ドキュサインの電子署名は、PCと同じようにモバイル機器でも利用できるので、署名者はいつでもどこでも契約書の確認や修正、署名、そして必要な作業を完了させることができます。また、誰かが署名をした時や全ての手続きが完了した際には関係者に自動で通知を送るよう設定することも可能です。

誰でも簡単に利用できるか

最新の契約システムを導入しても、実際に利用されなければ調達契約プロセスの改善は望めません。ドキュサインは誰でも簡単に利用できるよう、iOS App Store および Google Play でアプリを提供しています。ドキュサインの iOS アプリは App Store で高評価を獲得しており、初めての人でも直感的に利用することができます。また、ドキュサインの顧客ロイヤルティ向上の取り組みは、66点という非常に高いNPS（ネット・プロモーター・スコア）にも表れています。ドキュサインの電子署名を使うことで、契約締結までの期間を短縮し、さらにコスト削減やエラーの低減を実現することができます。

既に使っているシステムを活用できるか

契約システムを刷新することは、ただ単に新しいテクノロジーを取り入れるということではありません。すでに使っているシステムを見直すことで、作業の重複をなくしたり、今まで分断されていた各々のプロセスが繋がり、業務効率を向上させることができます。DocuSign Agreement Cloud は、SAP や Oracle、Coupa といった主要な ERP・SCM システムを含む350以上のアプリケーションと統合しているので、いくつものシステムを使い分けたり、システム連携のために一から開発する必要はありません。

コンプライアンスを遵守できるか

GDPR（EU一般データ保護規則）やCCPA（カリフォルニア州消費者プライバシー法）に代表されるように、法的および規制面の変更は流動的です。そのため、調達部門はベンダーやサプライチェーンが最新の規制に対応しているか常に確認する必要があります。しかし、多くの人たちは関連する情報を収集したり規制要件に対応するためにどこから手をつけるべきか、どのツールやプログラム、システムを利用するべきか知りません。こういった法律や規制が頻繁に更新される現代において、規制面の基準を満たす最も簡単な方法は、全ての関係者（サプライヤー、情報システム部、法務部など）が透明性を保った状態でやり取りできるプラットフォームを利用することです。

ドキュサインの電子署名を含むスイート製品「DocuSign Agreement Cloud」は、前述のGDPRやCCPAといったグローバルなプライバシー規制を順守しており、変化の多い今日のビジネス環境でも適切に契約プロセスを進めることができます。詳しくは「ドキュサインの調達部門向けソリューション」をご覧ください。

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^{※本ブログは米ドキュサインのブログ「5 Tips to Streamline Procurement Contract Processes」の抄訳で、一部日本向けに加筆修正しています。}