「ビジネス加速化パッケージ」で契約プロセスを加速

マルチチャネル、かつモバイルフレンドリーな一貫性のある体験を提供することは、進化し続ける顧客、従業員、パートナーからの期待に応えるために必要不可欠です。

特に契約プロセスにおける体験は、従来からあまり大きな変革がなされていないため、ここを刷新することで、大きなインパクトを残すことができます。バラバラで手作業を伴うプロセスは、コストを増加させ、ビジネスを遅らせ、時には混乱を引き起こし、送信者と署名者の両者にフラストレーションをもたらします。実際、Deloitteの調査によると、今日の企業は非効率な契約管理によって契約価値の8.6%を失っています。

当社の「ビジネス加速化（Business Acceleration）パッケージ」には、契約の準備から完了までの工程をスピードアップするパワフルで利便性の高い機能が含まれており、無駄なコストを削減し、顧客により柔軟な契約体験を提供することができます。

以下、ビジネス加速化パッケージの導入により得られる効果を紹介します。

• 契約締結までの時間を短縮：契約完了率を高め、ビジネスチャンスの逸失を防止します。
• コスト削減と効率化：契約書の準備から署名捺印までのワークフローを最適化し、自動化します。
• 柔軟性と管理性の向上：ルーティング、契約の可視性向上、記録管理といったオプションが利用可能になり、より柔軟な契約プロセスの構築が可能になります。

さらに、追加のサポートやサービスと組み合わせることで、導入・実装・社内利用を加速し、より早く価値を実現することができます。詳しくは、弊社営業担当までお問い合わせください。

ビジネス加速化パッケージに含まれるもの

高度なワークフロー

ワークフローの高速化や柔軟性の向上、契約プロセスの詳細な制御を可能にする高度なワークフローにより、契約プロセスの各ステップで必要なアクションやタスクを簡素化・合理化します。

＜スピードと効率性の向上＞

• 条件付きルーティングを使用すると、エンベロープのデータに基づいて自動的にエンベロープを異なる担当者にルーティングできるため、手動で設定する必要がなくなります。
• エンベロープへの共有アクセスは、契約プロセス内の担当者が外出中や不在の場合でも、プロセスを確実に進められるようにします。具体的には、エンベロープの送信、編集、管理を行う権限を他のメンバーに委任できます。
• 署名グループにより、事前に定義した受信者グループにエンベロープを送信し、グループ内の任意のメンバーに署名捺印してもらうことができます。例えば、リーガルチェック（法務承認）が必要な文書に適しており、本機能を使うことで、法務部門のどのメンバーでも承認や署名捺印ができるようになります。

＜柔軟性の向上＞

• ルーティングの遅延でエンベロープの受信者と受信者の間に一定の遅延を持たせることで、より柔軟な契約ワークフローを実現します。

＜管理性の向上＞

• 文書の表示条件を使用して、受信者が閲覧できるファイルを個別に制御できます。エンベロープに含まれる複数のファイルのうち、すべての受信者に表示させたくないファイルがある場合に便利です。
• 補足文書の送信機能により、法的開示や利用規約など、署名を必要としない追加文書を受信者に提供することができます。
• メールアーカイブ設定でアーカイブ用のメールアドレスを追加することで、DocuSignシステムから送信される通知メールのコピーを自動で受信できるようになります。

SMS配信

SMS配信で署名者のモバイル端末にリアルタイムに通知を送ることで、契約締結をスピードアップします。署名者がたとえオフィスの外にいても、電子署名の依頼に瞬時に対応してもらうことができます。

文書生成

DocuSign eSignatureの文書生成機能で、契約書の準備にかかる時間を節約し、署名体験を向上させましょう。本機能を使えば、テキストがずれたりフォントが不揃いになったりすることがなく、クオリティの高い契約書をすばやく作成できます。また、契約書に動的にデータを挿入したり、挿入されたデータに基づいて関連するコンテンツの表示/非表示を切り替えることも可能です。

ビジネス加速化パッケージの利用に適した部署・部門

営業

SMS配信により、顧客がどこにいても取引を迅速に成立させ、収益を向上させることができます。また、エンベロープへのアクセスを他のメンバーと共有することで、担当者不在時でも取引を迅速に完了できます。DocuSign eSignature を導入した営業部門は、商談成約率が8%向上し、商談成立までの時間が41%短縮したと報告しています。

人事

文書生成機能により、プロフェッショナルで洗練された見た目の雇用契約書を効率的かつミスなく作成できます。さらにSMSで（署名依頼の）通知を送信することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮します。

法務

補足文書の送信機能は、法的開示や契約条件に関する追加情報を提供するのに最適な機能で、特に弁護士やパラリーガルの間で広く活用されています。また、署名グループ機能を利用することで、法務部門のどのメンバーでも承認や署名捺印ができるようになり、業務効率化を図れます。

財務

受信者間に保留期間を設ける「遅延ルーティング」は、猶予期間に関する特定の規制が設けられている住宅ローン融資のようなユースケースで役立ちます。

調達

条件付きルーティングを用いて、エンベロープ内のデータに基づき、特定の承認者にエンベロープを送信できます。臨時雇用やエンタープライズサービスなど、複数の承認者がいるベンダー契約のルーティングを自動化し、業務効率化を実現します。

DocuSign eSignature は、ビジネススピードを上げ、顧客体験を向上するための機能を数多く備えています。ビジネス加速化パッケージの詳細、および価格・購入に関するご質問は、お電話（03-4588-5476）またはお問い合わせフォームよりお問い合わせください。

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_{※本記事はドキュサイン本社が2023年11月6日（現地時間）に公開した「A Comprehensive Toolkit to Accelerate Your Contract Process」の抄訳で、日本向けに一部加筆修正しています。}