ドキュサインでグループ全体のデジタル化を目指すMazars Japan

会計監査、税務、アドバイザリー業務、及び会計業務をはじめとするバックオフィス業務を専門とするグローバル企業 Mazars は日本では1992年に創業されました。91の国と地域に展開する4万人超のプロフェッショナルが、多種多様な企業の支援を行っており、会計監査、アドバイザリー、税務、会計等のアウトソーシング業務を行う6法人から構成されています。

Mazars のアウトソーシング部門は、日本で事業展開をするグローバル企業に対し、会社設立のアドバイスから会計、給与計算業務、税務アドバイス、会社法コンプライアンスの相談など日本でのビジネスを軌道に乗せ、企業価値を向上させるためのサービスを提供しています。顧客は経理の記帳代行から、給与計算及び社会保険業務などのバックオフィス業務をアウトソースすることで、毎年のように変わる会計基準や税務及び法務コンプライアンスへの順守を心配することなく、毎日の業務に集中して取り組むことができます。

グローバル先進企業でも、少し前まで契約は「紙+署名押印+郵送」

アウトソーシング部門の責任者である、Mazars Japan 株式会社のパートナー 滝澤セリーヌ氏は、日本の“オールドファッション”なビジネスのやり方を効率化できないか、と常々考えていました。「契約を締結する際に、予め PDF とメールでやりとりをして、合意した契約書を紙にプリントアウトしホチキスで留め、テープを貼り、割印を押して、印紙を貼って、国際便で郵送し、受領の確認を電話やメールで行う - これは極めて非効率なプロセスで、スピード感もありません。」

「例えば、お客様から業務を請け負う際、急がれている場合は数週間後、1 か月後にサービスを開始してほしい、という場合もあります。ところが従来の方法だと契約の締結までに時間がかかり、サービス開始日に間に合わないこともありました。契約が未締結のままサービスを開始するのはコンプライアンス的にも大きな問題ですが、お客様を待たせるわけにもいかないので非常に悩ましい状況になることが、多々ありました。私たちはお客様に迅速にサービスを提供するのが使命なのにも関わらず、それができない状況にフラストレーションを感じていました」と滝澤氏は話します。

海外で知名度抜群のドキュサインを導入

そこで同社は電子署名を導入して契約書をデジタル化し、プロセスを効率化することにしました。選択したのは、ドキュサインが提供する合意・契約プロセスのデジタル化を実現するプラットフォーム DocuSign Agreement Cloud の製品のひとつ「DocuSign eSignature（ドキュサインの電子署名）」です。ドキュサインを選んだ理由は、世界180ヶ国以上で使われ、国際的なビジネスの場では標準的なツールとなっているからです。

「アウトソーシング部門のお客様には外国籍の企業が多いため、ドキュサインの導入にあたって、お客様側の心配は殆どありませんでした。むしろ海外では電子署名で契約をすることが当たり前なので、歓迎していただけたのではないかと思います。先にも申し上げましたが、サービス提供の開始前までに契約締結を終えなければならない、とスピードが重要である中、今まではこれが非常に大きなプレッシャーになっていましたが、ドキュサインで解決をすることができました」と滝澤氏は語ります。

「現在ではアウトソーシングの基本契約、給与サービス、税務サービス、契約の追記など、様々な合意・契約に使用しています。スマートフォンでもサインできますし、極端に言えば海外でバケーション中にもサインができるのでとても便利ですね。」

Microsoft SharePoint と連携して利用

同社では、文書を一元管理するツールとして Microsoft SharePoint を活用しており、DocuSign eSignature と連携しています。契約・合意文書もそこで一括管理されています。現在は主にアウトソーシング部門で導入していますが、同グループの6社全体では年間数百件の契約があり、ゆくゆくはすべてドキュサイン + Microsoft SharePoint で管理する計画です。

「ドキュサインは早い、安全だけでなく、例えば、契約書の承認フローがどこの誰で滞っているか、ステータスの管理もできるので、とても便利で費用対効果が高いと感じます。グループによってはまだ従来のやり方で行っている場合もありますが、ドキュサインの利便性を周知しながら活用率を上げていき、グループ全体で更なる効率化を図っていきたいです」と Mazars グループ全体でドキュサイン導入の指揮を執る、Mazars FAS 株式会社のビジネスサービスオフィサーである駕谷幸知氏は話します。

さらに、Mazars Japan 株式会社チーフオペレーティングオフィサーの丹澤大志氏は「これは単なる電子署名ツールではなく、『仕事のやり方を変えるもの』です。少しづづ、日本における　Mazars グループ内のスタンダードにしていきたいです」と今後の展開について語ります。