知っているようで意外と知らないPDF。その使いこなし術とは?

スマートフォンを持ちながらパソコンをみている男性

「PDFを知っていますか?」と尋ねられれば、おそらく、世の多くの人が首を縦に振るはずです。しかし、「PDFって何?」という質問に答えられる人は、それほど多くないのではないでしょうか。

現在、PDFは私たちの日常に根付き、当然のものとして利用されています。とはいえ、PDFを利用するうえで、その特徴や機能について理解していた方が、より効果的な使い方ができるでしょう。そこで本記事では、PDFの歴史やメリットなどを解説し、より効果的にPDFを利用する方法についてご紹介します。

世界で利用されるPDF

PDFとは「Portable Document Format」(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)の略称で、デジタル上の文書形式を指します。

その特徴は、ハードウェアやソフトウェアの環境に左右されず、ほぼ同じ見た目で文章や画像が閲覧できることです。PCやスマートフォン、タブレットなど様々なデバイス、さらにそのOSや設定、アップデートなどの状況に依存せず、ほぼ同じ内容を表示することができます。

PDFを開発したのは、PhotoshopやIllustratorなどのソフトウェアを提供していることで有名なアドビ社(※1)。2008年には、国際標準化機構によって国際標準規格に認定(ISO32000-1)され(※2)、名実ともにデジタル文書形式のスタンダードとなりました。

なぜこれほど利用されるのか? PDFを利用するメリットとは

では、PDFを利用するメリットとは何でしょうか。まず挙げられるのが、データのレイアウトを保持できることです。最近ではWebブラウザにPDFViewer機能が搭載され、スマートフォンにもあらかじめPDFViewerがインストールされていることが多く、どのデバイスでも同じレイアウトでデータを表示・印刷することができます。そのため、作成した状態のまま文書や画像を共有したい場合には、PDFでの文書作成が適しています。

また、パスワードを設定してデータを保護し、文書の機密性を高めることができるのもPDFの強みです。設定によってデータの閲覧や編集、印刷、テキストのコピー&ペーストなどに、詳細な制限を設けることができるため、契約書や社外秘の書類といった重要な文書のセキュリティを高めることができます。

PDFのデメリット、スタンダードだからこそセキュリティが狙われる?

しかし、広く普及し、デジタル文書形式のスタンダードとなったPDFだからこそ、脆弱性攻撃などの対象となりやすいのも事実です。2009年頃から発見されるようになったWebサイト改ざんウイルスの「Gumblar」は、PDFを媒介として感染が広がり、大手を含む多数の企業のWebサイトが改ざんされるなどの被害を出しました(※3)。

また現在も、PDFの制限を解除するソフトはWebサイト上に数多く出回っているため、パスワードを設定するだけでは、セキュリティ対策としてまだまだ不十分です。より高いセキュリティ性を実現するためには、PDFの機能をフル活用することに加えて、それ以外の方法で対策を練る必要があります。

ドキュサインの電子署名・電子印鑑はPDFに対応

今やなくてはならない存在となったPDF。契約書や発注書、報告書など多くのビジネス文書で利用されています。しかし、その多くは編集や変更ができないようになっており、不便さを感じたことがある方も多いのではないでしょうか。また、機密性の高い文書などでは、“パスワードの設定”以上のセキュリティ対策を施したいものです。

ドキュサインの電子署名はPDFはもちろん、あらゆるファイル形式に対応しており、オンライン上で簡単に署名・押印をしたり、住所や電話番号などの情報を追加することができます。文書を印刷・スキャンしたり、新たに編集ソフトを用意する必要はありません。

参考:簡単・安全・便利!PDFファイルに電子署名する方法

また、送信者や受信者(署名者)のメールアドレス、IPアドレス、デジタルトランザクションを開始してから完了するまでの過程で発生したアクティビティやイベント、アクションに関するデータが記録され、署名済みの文書はセキュリティ性の高いクラウド上に保存されます。つまり、改ざんを防止し、セキュリティを保護したまま、PDFに署名や押印をしたり、情報を追加することができるのです。

コロナ禍においてオフィスに出社しなくても“(PDFへ)押印できる方法”として「電子印鑑」が注目を集め、画像編集ソフトやExcelなどを使って無料で電子印鑑を作成できるツールが数多く登場しています。しかし、ここで気をつけたいのが、これらの多くは(印影の)画像データであり、いつ誰が押印したかは分からず、複製も容易に行えるため、文書の信用性には欠けるという点です。

そういった意味でも、「合意」や「同意」を証明する文書に署名や押印をする際は、ドキュサインの電子署名・電子印鑑のようにセキュリティ対策がなされたソリューションを使い、証拠力を担保し、安全にPDFを利用することが重要です。

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出典:

筆者
Tomohiro Adachi
Content Marketing Manager
公開
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