Boxとの連携で実現するシームレスなコンテンツ管理
DocuSignは代表的な各種クラウドストレージとの連携が可能ですが、その中でも今回はクラウドコンテンツマネージメントシステムの代表格である「Box」との連携についてご紹介します。
最近は企業内の様々なコンテンツ管理において、従来の社内ファイルサーバーに代わりクラウドストレージを利用することが増えています。それにより、コンテンツの一元管理やセキュリティ強化、リモートアクセスなど様々なメリットを受けることができます。その中で、契約書類も企業の重要なコンテンツの一つということで、クラウドストレージにて一元管理したいというご要望も同様に増えています。
Boxはコンテンツのコラボレーション、共有、バージョン管理などといったことに優れており、一方で最終的な契約書などの同意・合意文書をロックして証跡を残すことはDocuSignの得意とするところです。この両者を組み合わせれば、お互いの有利性を活かして、個人情報や機密情報などを含む契約書でもBoxで一元管理することが可能になります。また、Boxにはメタデータや高度な検索機能もあり、ユーザー権限毎に契約書の検索・参照ができます。
BoxとDocuSignの連携には以下のような機能ががあります。
- Box から DocuSign へアップロード
- Box から DocuSign へアップロードして Box へダウンロード
- DocuSign から Box へダウンロード
- DocuSign eSignature（電子署名）で完了したエンベロープの文書を指定したBox共有フォルダに自動でアップロード。DocuSign Connectという機能を使って管理者が設定します。
Boxの指定フォルダーにアップロードするには、エンベロープのCCにBoxフォルダのアップロードeメールアドレスを設定することもできます。またRetrieveというツールを使って一括ダウンロードした文書をBoxにアップロードすることも可能です。この時、Box DriveやSyncといったツールの併用も考えられます。
Boxで契約書類を管理するにはメタデータテンプレートの設定が有効です。Boxのメタデータに契約日付や金額などを設定すれば、それに基づく契約書の範囲指定検索や複数条件指定検索が可能になります。
ここまではファイルベースの連携をご紹介しましたが、メタデータレベルの連携を行いたい場合は、iPaaSのツールを利用することが可能です。特にWorkatoはBoxのメタデータ操作を含めた連携が可能になっています。
通常このメタデータは手動でメンテナンスが必要なりますが、エンベロープに必要なメタデータをフィールドに設定することにより、フィールドのデータをiPaaS経由で自動でメタデータに転記が可能です。以下、Workatoでのデモ動画になります。
このようにDocuSignにBoxを連携させることにより、汎用的なコンテンツ管理システム上で契約書の作成、署名、管理までをシームレスに行うことが可能になります。また、Boxのクラウド上で文書を保管・管理し、DocuSignで書類の印刷や押印を不要にすることで、様々な人のテレワーク実現も可能になります。
