前回のブログで、依頼主の佐藤さんから送られた文書へ三浦さんが電子署名を行う一連の流れをご説明しました。今回は、電子署名の依頼を受け取る三浦さんの視点でお話したいと思います。
まず、三浦さんが、この通知メールを受け取った時に、この文書について不明点があるなど、依頼主に連絡をしたい場合、このメールに直接返信をすることができます。すると差出人である佐藤さんのメールアドレスに直接返信が届くので、すぐに連絡ができるという仕組みです。(DocuSignのメールアドレスには返信されません。)
もし、三浦さんがメールのリンクをクリックした後に、その文書の内容について聞きたいことがある場は、先ほどのようにメールの返信で行うこともできますが、コメント機能を使うことで、文書内で不明点のある箇所に対して、ピンポイントでコメントを残すことができます。これは便利!
文書内にコメントを残す
さて、三浦さんが、アクセスコードの入力を求められました。この場合は、差出人から別途聞いたアクセスコードを入力します。アクセスコードがわからないときは、差出人に確認します。携帯電話のSNSや電話で通知されることもあります。
アクセスコード入力画面
三浦さんが、署名する適任者でなく、別の人の署名が必要な場合は、その他のアクションから別の署名者に割り当てることができます。メールアプリケーションから、そのままメールを転送しないように気を付けてください。
別の署名者を割り当てる
メールのリンクをクリックしたら、アクセスできなくなっていた!なんてことに遭遇するかもしれませんが、心配はいりません。実は、DocuSignからのメールはセキュリティ保護の為、5回のクリック、または、48時間経過するとアクセスできなくなります。この場合、オリジナルのメールのリンクをクリックすると、再度アクセス可能な新しいリンクがメールで送信されますので、そちらから文書にアクセスしてください。
新しいリンクの送信
いかがでしょうか? 今回はごくごく一般的な流れをカバーしましたが、まだまだ網羅できていないシナリオもありますので、今後のブログで少しずつ発信していきたいと思います。
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