ドキュサインからの通知メールを自社ドメインから送信する方法 - カスタムEメールドメイン
ドキュサインを利用して署名をする際、多くの方はメールで署名依頼を受け取り、署名プロセスに進みますが、署名依頼メールは送信者のメールアドレスから送信されるわけではありません。
通常、受信者が受け取るメールのヘッダー情報は以下のようになります。
ポイントは、
- From：送信者名 via DocuSign <dse_demo@docusign.net>
- 返信先：送信者の名前 <送信者のメールアドレス>
となっている点です。
このことが原因となり、
- 取引先の受信者が困惑することがある
- ドキュサインからの署名依頼メールが迷惑メールとして振り分けられるケースがある
ため、自社のドメインの情報で送信できないか？というお声をいただくことがありました。
カスタムEメールドメイン
そこで、ドキュサインはこの度「カスタムEメールドメイン」という機能を新たにリリースしました。本機能を利用することで、署名依頼メールのドメインをドキュサインのものではなく、各企業のドメインから送信することが可能になります。
実際に、カスタムEメールドメインを有効にした場合、同じ条件でエンベロープを送信したときのメールのヘッダー情報は以下のようになります。
[From] の欄に表示されている名前、メールアドレスはドキュサインの管理画面で設定した情報になります。
このように、従来は [From] と [返信先] に記載されているメールドメインが異なるため受信者が困惑してしまうケースもありましたが、各企業のドメインが一貫して確認できることで、受信者もより安心して文書に署名することが可能となります。
また仕組みとして、DKIM 、SPF といった技術を使用しており、ドキュサインからの通知メールがスパムとして処理される可能性を低減させることができます。
カスタムEメールドメインを利用するための前提条件
カスタムEメールドメインを利用するためには、以下の前提を満たすことが必要です。
- DocuSign Admin 管理で、ドメインが予約済みであること
- カスタムEメールドメインで使用するサブドメインが用意されていること
- DNS へのレコードの追加
なお、カスタムEメールドメインは Access Management の機能の一部ですので、その使用権をお持ちのお客様は追加費用なしで利用可能です。詳細は弊社担当営業までお問い合わせください。
カスタム Eメールドメイン設定の流れ
それでは Demo Sandbox 環境を使用して、カスタムEメールドメイン利用までの流れを紹介します。
1. DocuSign Admin でドメインの予約を行います。
本記事では、[docusignjp-test.com] を予約しています。ドメイン予約についてもDNSの設定が必要になります。手順はドメインの予約と検証をご参照ください。
2. カスタムメールドメインの設定を開きます。
DocuSign Admin の管理画面ホームに「カスタムメールドメイン」が存在しない場合は、「概要」から機能を有効化できます。
3. サブドメインの追加を行います。
カスタムEメールドメインに使うサブドメインの情報を入力します。事前に予約した親ドメインが検証済みのドメインから選択します。
4. DNSの設定を行います。
カスタムEメールドメインに必要なDNS設定が表示されます。表示されたCNAME、TXT、MXレコードをそれぞれ、ご自身のDNSサーバーに行います。
5. DNS設定の検証を行います。
DNSの設定が完了したら、設定の検証を行います。検証が完了すると、設定したサブドメインにグリーンのマークが表示されます。
6. カスタムメールアドレスの設定を行います。
今回は差出人の設定を以下のようにおこなっています。
- 差出人 表示名：カスタムメールドメインテスト差出人
- 差出人 メールアドレス：mailadmin@ced.docusignjp-test.com
返信先についてはオプションです。空白の場合は、送信者の情報が返信先として設定されます。
その後、機能を有効にするアカウントを選択します。カスタムEメールアドレスはアカウントレベルでの設定になります。そのため選択したアカウントから発行されるすべてのエンベロープに適用されます。
設定の流れは上記のとおりです。
設定後、機能を有効にしたアカウントからエンベロープを送信すると、その通知メールのヘッダー情報が以下のように変更されているのが確認できます。
いかがでしたか？
初めてドキュサインで署名されるエンドユーザーの中には、知らないドメインからメールが来ることに不安を感じる方がいらっしゃるかもしれません。
このカスタムEメールドメインの機能を有効化することで、貴社から送信したエンベロープを安心して受け取ってもらい、より確実な合意形成を期待することができます。ご興味ある方は、弊社担当営業までお気軽にお問い合わせください。