投資不動産業界の先陣を切って売買取引契約のデジタル化を推進するプロパティエージェント

東京都心で投資用ワンルームマンションのディベロッパー事業を運営するプロパティエージェント株式会社。同社は、住空間の開発から、販売、管理、リーシングに至るまで、投資家のお客様のサポートをワンストップで行っています。特徴的なのは、単に商品の販売・受け渡しで終わるのでなく、常に不動産価値の向上を計り、社会に果たすべき役割を考え、自身を商品の開発者であり、その提供者であり、「研究者」であると捉えていることです。

DXの一環としてドキュサインを導入

不動産業界は IT 化が遅れていると言われており、業務の中で未だに紙が多く使われ、ファックスによる書類のやりとりも頻繁に行われています。一方、米国ではファックス機がスミソニアン博物館に歴史資産として展示されており、ファックスはもう過去のものとなっています。とはいってもここ日本では、顧客がファックスを求めているのであれば、それに対応しなければなりません。ただ、紙による非効率な業務プロセスを改善しないことには利益を伸ばしていけない、というジレンマに悩まされている企業が多いのも事実です。

そのような中で、デジタルトランスフォーメーション(DX) を積極的に進めているプロパティエージェントは稀有な存在と言えます。社内に専任チームを設置し、業務のオンライン化や RPA 導入による「DX プロジェクト」を推進、生産性の向上だけではなく顧客ニーズに基づく新たなビジネスチャンスを開拓することで、不動産領域のさらなる発展を目指しています。

そしてこの DX プロジェクト第1 弾となったのが『電子署名の導入』です。投資用マンションブランド「クレイシア」の売買取引契約に電子署名を活用し、デジタル化に踏み切りました。

IT 化が遅れた業界で先陣を切るプロパティエージェント

同社が「クレイシア」の売買取引契約をデジタル化した狙いは、時間や場所にとらわれずオンラインで契約締結できる利便性や、収入印紙など紙にまつわる負担の軽減、契約書類の管理の簡素化などを実現し、顧客満足度を向上させることです。

また顧客だけでなく、企業側もペーパーレス化の促進や業務効率の向上、クラウドでの契約管理によるセキュリティ強化など、多くのメリットを享受することができます。

「如何に業務効率化をはかり、企業としての利益を出すか、そしてお客様に付加価値として、満足度の高い顧客体験を提供できるかが投資不動産業界で重要だと私たちは考えています。またこれらは、業界のトップ企業になるために絶対に必要なことです。電子契約の導入に踏み切ったのは、そこが大きな理由です」と語るのは、同社の経営企画部専任部長の大平優氏。

「最近では不動産テックという言葉をよく聞きますが、弊社では IT 化が遅れている業界の中でも先陣を切って、電子契約や IT重説などを導入しています。お客様の中には新しい技術に不安を感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、テクノロジーを利用してより価値の高いものをお客様に届けることで、逆に技術に親しみを持ってもらいたいと考えています」と大平氏は続けます。

Salesforceとの連携性の良さが決め手

電子署名を選択する際は、国内外の様々なツールを試用した同社。その中でドキュサインを選んだ理由について、大平氏は「プロパティエージェントが置かれている状況とさまざまな製品を照らし合わせて考えて行く中で、販売で顧客管理に使っている Salesforce との連携は必須でした。そうなると、Salesforce との連携がスムーズかつ簡単で、国内外の企業で豊富な連携経験があるドキュサインを選ぶのは必然でした。実際に使ってみても、連携が極めてスムーズで、とても使い易いです」と話します。

「料金体系も非常にわかりやすかったです。他にも価格が安いツールはありましたが、書類を作成する機能をつけると別途コストがかかったり、Salesforce と連携すると追加で料金が発生したりします。結局積み上げていくとどこもそれほどコスト的に差はありません。ならば、やっぱりドキュサインにしようと、社内で検討して決定しました」。 

印紙代の削減だけでなく、顧客の署名捺印・記入の手間を減らし、従業員の業務負荷をも軽減

「DocuSign eSignature の導入前は、お客様は何枚もの書類に、署名・捺印、氏名や住所の記入を何回も何回も行わなければなりませんでした。その作業には、軽く1時間はかかっていたと思います。まずはこれがなくなったのが大きいです。これはお客様もさることながら、弊社での確認作業の負荷軽減にもつながっています。一方、業務的なメリットについては、今まで契約書を準備して、印刷して、社印を押していたのが、すべて Web 上で完結できるようになったので、従業員の手間を大きく削減することができたことです。ただ1番大きかったのは、契約書をデジタルにしたことで、これまでお客様に負担いただかなければならなかった印紙代が必要なくなったことですね」。

電子署名の導入にあたり懸念点の1つとしてよく挙がるのが、「お客様が本当につかってくれるのか？」ということですが、それは杞憂であったと大平氏は話します。「プロパティエージェントの契約は電子契約になっています、とお客様に伝えると、『あ、そうなんですね』と言って、すんなりと受け入れてくださいます」。

「（電子署名を使えば）署名捺印は時間や場所にとらわれる必要がありませんし、紙にまつわる負担も軽減され、管理業務も簡素化しました。ペーパーレス化の促進や業務効率の向上、またクラウド上で契約管理することでセキュリティも強化されます。現在は契約書だけですが、他の社内外の書類にも電子署名を活用して、紙がなくても全てのビジネスが完結するような、そういった形を目指したいと思っています」、と大平氏はペーパーレス化への夢を語ります。