建築請負の発注プロセスに電子署名を導入し、年間最大400時間を効率化

大和財託株式会社は、収益不動産を活用し、顧客の様々なお金の悩みを解決する資産運用プラットフォーム事業を展開する、国内でもめずらしい資産運用プラットフォーマーです。「一人でも多くの方のお金の悩みを解決し人生に潤いを感じていただきたい。そして日本を元気にして社会を変えていく」をビジョンに、永遠のベンチャー企業としてあらゆる困難にも果敢に挑戦し続ける企業を目指しています。

同社では、デジタル技術の活用で顧客をサポートすることは勿論、社内の業務プロセスを改善することにも継続的に力を入れており、その一環として、建築請負で使う建築関連業者（アパート・マンションの建築業者）への発注書にドキュサインの電子署名（製品名：DocuSign eSignature）を導入しました。

様々なアプリケーションとの高い順応性、豊富な導入事例から、同社が既に利用していた Salesforce と柔軟に連携できることからドキュサインを選択、その結果、発注書作成以降のプロセスはすべて DocuSign eSignature 上で行えるようになりました。

業務の効率化、リードタイムの短縮、さらにお客様の利便性を向上

全取引先あわせて月 100 件ほど、建築関連業者との建築請負における発注書の取り交わしが発生する同社。 電子署名の導入により、同社側の業務は最大 400 時間 / 年分効率化され、さらに発注プロセスにおけるリードタイムを大幅に短縮することができました。

同社の事務担当者は、具体的に以下のような効果があったと述べています。

• 発注書の取り交わしにおいて、取引先へ PDF 添付メールを作成する手間が省けた 
• 発注書の送付状況が一元管理されるため、返送の確認など抜け漏れが改善された 
• 発注書の管理、検索が容易になった
• 取引先からは「スマートフォンや Web ブラウザで確認し、署名すればそのまま正式文書として返信されるため、取り引きがスムーズになった」という声をもらっている

実際、これまで取引先からの返信には 1 日以上要していましたが、DocuSign eSignature 導入後は約 7 割の取引先が 24 時間以内に対応しています。今後、建築請負だけに留まらず、賃貸管理における修繕などの受発注や物件オーナーとの契約などでも電子署名の活用を検討しており、同社では関係各所と連携し法改正などを含め、業界全体のデジタル化を推進していくことを目指しています。