• 1週間

    契約締結までにかかる期間(導入前)
  • 最短1日

    契約締結までにかかる期間(導入後)

「世界で最も安全なモビリティを様々なお客様へお届けする」をミッションに、トヨタ自動車、アイシン精機、デンソーの共同出資により2018 年に設立されたトヨタ・リサーチ・インスティテュート・アドバンスト・デベロップメント株式会社(現:ウーブン・プラネット・ホールディングス株式会社)は、最先端の研究とクルマづくりの現場を強いパイプラインでつなぎ、最新のテクノロジーを駆使してトップクラスの安全性を備えたモビリティを開発しています。例えば、人とクルマが気持ちの通った仲間のようにお互いを高め合い、共に走るというトヨタ自動車独自の自動運転の考え方『Mobility Teammate Concept』に基づいて開発を進めています。Perceptive(高い認識性能)、Intelligent(知能化)、 Interactive(ドライバーとクルマの対話)、Reliable(信頼性)、Upgradable(ソフトウェアアップデート)という5つの技術的特長を持ち、天候や路面状況、周囲の人やモノなどを精緻に検知して安全運転を支援する技術や最適なルート選択、車線維持、スムーズな加減速、さらには車線変更をサポートする技術、最新のAI 技術を活用してドライバーが気づきにくい危険を検知・回避する技術などがあります。また、高い安全性とセキュリティを維持しながら、車両ソフトウェア開発をシンプルにし、開発サイクルを短くするためのプラットフォーム「Arene」 や自動運転をサポートするために必要となる精度の高い最新の地図データを提供する「自動地図生成プラット フォーム(AMP)」の開発も行っています。

電子署名で作業工数を大幅に削減

高機能なツールを積極的に業務に取り入れ、アジャイル開発(短いサイクルで実装とテストを繰り返 しながら開発を進める手法)を採用するなど、先駆的な働き方や社内ルールを実践している同社。法務・知財部門で、契約や特許をはじめとする知的財産に関する業務を担当する角谷直哉氏は、“シリコンバレーのイノベーションと日本のクラフ トマンシップの出会い”と表現されているように、 日本文化とアメリカ文化の特性がうまく共存し、 イノベーティブな発想を生み出していける社内環境であると語ります。そんな先進的な企業風土の同社が、 電子署名ソリューションを導入した経緯は何なのでしょうか。

「以前より、紙の契約書ではやり取りに時間と工数がかかることに課題認識を持っていました。そこで、電子署名を導入することにしました。紙の場合、例えば海外契約では締結までに1 週間ほどの日数がかかっていましたが、電子署名を導入してからは早くて当日、平均して2日以内に契約を締結することができるようになりました。また、 関係者から署名を取得する工数が減り、全てオンライン上で完結するので書類を送付する手間もなくなりました。」

紙ベースの契約書の場合、文書の印刷・製本、送付、署名済み文書の回収、そして保管といった作業が必要ですが、 ドキュサインの電子署名を利用することで全ての工程がデジタル化され、契約関連の書類はクラウド上に格納されます。そのため、作業工数を大幅に削減すると共にリードタイムを短縮し、業務効率を向上させることができます。 ドキュサインの調査によると、従来の紙を使った合意・契約では数日から数週間かかっているのに対し、電子署名による取引の83%は24 時間未満で全ての手続きが完了し、さらに50%は15分以内で完了しています。

ワークフローの設定で署名を効率的に収集

同社では、アメリカでの特許出願時に必要となるサイン書類や、秘密保持、開発委託、作業委託、共同開発等の契約でドキュサインの電子署名を活用していますが、アメリカでの特許出願における活用法について、角谷氏は次のように述べています。 

「アメリカで特許の出願をする場合、書類の一部として“Declaration”と呼ばれる宣誓書を提出する必要があります。これには、発明者全員分の署名が必要ですが、例えば発明者が5名いる場合は5名分の署名を集める必要があり、 これだけでも大変な労力と時間がかかります。しかし、電子署名を導入してからは、簡単に署名を集めることができ、 作業工数が減り効率は飛躍的に向上しました。」

ドキュサインの電子署名は署名をする人や署名する順番など、ワークフローを細かく設定することができます。例えば、署名者全員が同時に通知メールを受け取る“順番制御なしのフロー”、複数人が順番に署名をしていく“直列フロー”、また署名者グループを作成し、その中の誰かが署名をしたら次のステップに進むことができるように設定することも可能です。このワークフローはシステムによって管理されるため、署名が完了していない人へ自動でリマインダーを送信したり、通知メールの開封状況、署名の有無などのステータスをリアルタイムで確認することができます。そのため、 事務工数を大幅に削減することができ、契約を取りまとめる人の負担も大幅に軽減されます。

ドキュサインの電子署名を使うメリット

ペーパーレス化

「紙の契約書だと紛失の恐れもありますが、電子署名を用いた契約なら全てオンラインで完結するので、そういった心配もなくなりました。」

電子署名の場合、締結された契約書などの文書はクラウド上で第三者的に安全に保管さ れるので、紛失や改ざんのリスクは低減されます。コスト削減の観点からも有効であり、紙代や送料等の実費、送付、 データ入力、保管管理等の作業にかかる人件費、さらには印紙代など、コストを抑えることができます。また、ペーパーレス化により、森林破壊の防止やCO2 削減などにもつながります。

柔軟な働き方

「緊急事態宣言の発令に伴い在宅勤務を求められる中であっても、オフィスに出社している時と変わりなく契約書の署名手続きを進めることができています。契約書の署名手続きを電子的に行う場合、契約相手にも電子署名を用いることを同意してもらう必要がありますが、先方も多くが在宅勤務中ですので電子署名を受け入れてもらいやすくなった感覚があります(2020年5月時点)。」

場所や時間にとらわれず署名捺印ができる電子署名を活用したバックオフィス業務のデジタル化は、不測の事態に備えるためのBCP(事業継続計画)としても有効です。また、テレワークを導入している企業において電子署名の採用は増加傾向にあり、電子署名により、事業を中断することなく合意・ 契約、承認プロセスを進めることができます。

世界標準の信頼性

「(電子署名の)グローバルシェアがNo.1 であるという点もドキュサインの強みだと思います。契約には常に“相手”が存在するので、マーケットシェアが大きいということは先方(署名者)にも受け入れられやすく、電子署名の利用もスムーズに進みます。」

世界180ヵ国66万以上の企業で採用され、数億人以上のユーザーが利用しているドキュサインの電子署名は、世界中の最も厳しい認証に必要なプライバシー保護およびセキュリティの国際基準を満たしており、例えばアメリカ・カルフォルニア州のCCPA、EUの一般データ保護規則(GDPR)を含むグローバルなプライバシー規制を順守しています。また、過去数年間の実績稼働率は99.99%以上という高可用性のプラットフォームを維持しており、無停止でメンテナンスやアップグレードが行われるため、24時間365 日ドキュサインを利用して契約締結、合意形成を行うことができます。

 

※ 本事例は、社名変更前の取材当時(2020年5月)のまま記載しています。