Uber は、タクシーや公共交通機関に代わる選択肢を提供することで、世界中の移動手段を一変させました。ライドシェア(相乗り乗車サービス)は、今では世界中の多くの国で定着しています。2009年に最初にライドシェアアプリをリリースして以来、乗車実績は50億回を超え、300万人以上がドライバーパートナーとして登録しています。当初は100人以下だった従業員数も、今日では26,000人を超えるまでに成長しています。

同社はこれまでに様々な新サービスを展開し、成長を続けてきました。フードデリバリーサービス「Uber Eats」や運送会社と運送貨物をマッチングする「Uber Freight」などがその例です。Uber の飛躍的な成長と共に従業員の数も増え、ビジネスチャンスも広がっています。つまりその分、契約書の数も増えているということです。契約管理の需要が高まるにつれ、同社は既存のインフラをより効率的なものに変えていく必要がありました。

急ピッチで規模を拡大し続けるために、Uber は事業の成長スピードに合わせて適切に契約を管理する方法が必要でした。そこで、DocuSign CLM を導入し、法務や営業を含む複数の部門の契約ライフサイクルを合理化しました。DocuSign CLM は、契約書のテンプレートや、自動化されたワークフロー、契約書を保存するためのリポジトリを提供しており、同社は契約プロセスのスピードアップ、エラーの削減、部門間のコラボレーションの向上を図ることができました。それだけでなく、DocuSign CLM は結果的にオペレーションの効率化を促し、同社のグローバルな成長に不可欠となる、従業員やサービスの拡大に貢献しました。

契約書のマニュアル処理を自動化

DocuSign CLM を導入する以前、 同社では Google ドキュメントと電子メールを使って契約書の管理をしていました。このプロセスはエラーが発生しやすく、何よりも契約書の作成に時間がかかっていました。営業部と法務部がやり取りしている途中で契約書を紛失してしまうこともあり、例えば、1つの契約を締結するまでに営業部と法務部間で5回もやり取りが発生する、ということも珍しくありませんでした。この煩雑なプロセスの結果、顧客が誤った契約書を受け取って署名するということもしばしば発生していました。

同社のビジネスシステムとアプリケーション管理担当者は、「私たちは契約書を作成して送信した後は、ただ待っているだけでした。契約プロセス全体が全く可視化されていませんでした」と語ります。ワークフローを効率化し、社員の誰もが簡単に使うことができて、より良い顧客体験を生み出すデジタルソリューションが必要だったのです。「社員やお客様が皆、一定のITリテラシーを持っているわけではないので、ユーザーフレンドリーなものが必要だと考えていました」と、同社シニア テクニカル プログラム マネージャーであるジョディ・カーティス氏は言います。

Uber の事業拡大を可能にする DocuSign CLM

Uber は、DocuSign CLM を導入してすぐに業務効率の改善を実感しました。同社は、各部門の契約プロセスのワークフローを全て電子化し、何がボトルネックになっているのかを判断して効率化を促し、手動で行っていた契約書のやり取りを自動化しました。また、DocuSign CLM のテンプレートを使用することで、契約ワークフローを簡単に作ることができ、契約書のレビューから承認までの契約ライフサイクルを自動化できるようになりました。同社では DocuSign CLM にドキュサインの電子署名を統合し、全ての契約書の署名プロセスも自動化しています。電子署名を導入することで、Uber では契約書の署名までの時間が短縮され、誤った契約書に署名するといったエラーも防止しています。

この他にも DocuSign CLM は、社内のすべての契約書を集中管理できるリポジトリも提供しています。契約書は検索可能な安全なレポジトリに保管されているので、Uber の社員はすべての契約書を安心して保存し、タグ付け、整理することができます。その結果、部門間の監視が強化され、契約書のミスが減少しました。また、契約書の追跡や検索に費やしていた時間も減り、営業、法務をはじめとした各部門の生産性が向上し、マニュアル作業ではなく戦略的な業務に集中できるようになりました。

Uber では、DocuSign CLM の初期導入が成功したため、今後も段階的に新しいチームへの導入を計画しています。次のステップとして新たに4つの部署で DocuSign CLM の利用を開始し、その後、全社的な導入が予定されていいます。

 

※本事例は「Uber disrupts the transportation industry with DocuSign CLM」の抄訳 になります。