DocuSign Gen for Salesforceを活用してセールスライフサイクルを加速

Tipalti（ティパルティ）とはヘブライ語で「処理した」「成し遂げた」という意味があり、同社は400万社のサプライヤーが年間100億ドル以上の送金処理をすることで、顧客の買掛金管理の自動化を支援してきました。これまでの実績はその社名の意味を証明しています。グローバル向け自動決済システムを提供する Tipalti 社のクラウドソフトウェア事業は大きく成長しており、過去2年連続で、Inc. 5000と Deloitte Fast 500の両方にランクインしています。これは全米でわずか61社しか成し遂げていない功績です。その反面、急成長する多くの企業が抱える「非効率な営業プロセス」という課題が同社にもあり、改革の時を迎えていました。

Tipalti 社では、販売契約の締結プロセスをスピードアップするため、ドキュサインの電子署名を長年使用してきましたが、会社の成長に伴い、署名依頼をする前段階の「発注書の作成」をより迅速に効率よく行う必要がありました。そして、営業担当者が最も使用しているシステムである Salesforce 上で全ての手続きを行えることが重要でした。

同社は DocuSign Gen for Salesforce を利用して発注書の作成を自動化・簡略化することで、営業担当者は書面での契約事務から解放され、より多くの時間を営業活動に充てることが可能になりました。

発注書作成プロセスの自動化

Tipalti 社では、すべての営業担当者が Salesforce を利用していますが、Salesforce 上にある情報を効率的に活用するためのシステムはありませんでした。新規受注のたびに、複数のシステムからデータを収集し、適切なテンプレートを見つけて発注書を作成する必要がありました。また、新しい発注書を作成するには、各営業担当者は35におよぶ工程を進める必要がありました。毎月何百枚もの発注書が作成されるため、時間とコストが膨大にかかっていました。

同社セールスオペレーションVPであるエイプリル・ラーソン氏は、「発注書の作成に手間がかかることに、担当者は不満を感じていました」と振り返り、「発注書のテンプレートを変更する必要が生じた場合、作業はとても複雑で、まるで緊張感が走る心臓手術のようでした。」と語ります。

DocuSign Gen for Salesforce により、Tipalti 社の営業担当者は、Salesforce から離れることなく業務を遂行することができ、さらに Salesforce からデータを自動取得して新たな契約書を作成することで、エラーが起きやすいマニュアル作業を大幅に削減することができます。今では、わずか5～10工程のみで発注書を作成することが可能になりました。

また、ドキュサインを活用することで、契約書の作成から署名、管理までの一連のプロセスを自動化することもできました。以下は、実際の手続きの流れになります。

1. 営業担当者は、Salesforce 上で新規の「商談」を作成し、必要な項目を入力します。
2. Salesforce 上のボタンをクリックすると、Salesforce のデータをもとに Gen が自動的に発注書を作成します。
3. 準備ができたら、担当者は別のボタンをクリックして顧客に発注書を送り、電子署名をしてもらいます。
4. 顧客が発注書に電子署名します
5. 署名済の発注書は、Salesforce の「商談」に自動的に保存されます。

これにより、同社にとって Salesforce は「（契約ステータスを含む）最新の情報を正しく保管する場所」となりました。DocuSign Gen を導入する以前、営業担当者は Salesforce の外（例えば、Eメールや郵送）で発注書のやり取りをしていたため、Salesforce に登録されている内容とは異なるバージョンの発注書を顧客に送ってしまうこともありました。しかし今では、すべての変更は Salesforce の「商談」内で行うよう徹底しており、顧客に送る発注書と Salesforce の両方に、最新の情報を反映させることができます。

ドキュサインで営業チームの負担を軽減

DocuSign Gen for Salesforce は、営業担当者だけでなく、同社の管理者にも恩恵をもたらしています。Gen の条件付きコンテンツ機能を活用して、発注書の内容を自動的にカスタマイズするルールを作ることができます。例えば、同社の「Tipalti Express」と呼ばれる、サービス導入スタートパッケージの発注書では、Gen は製品の簡易的な取引条件を含む発注書を自動で作成します。1つのテンプレートで様々な出力形式を選択することができるため、管理者の作業も簡素化されます。また、複数のテンプレートの変更を管理する必要がなく、営業担当者が誤ったテンプレートを選択する事もありません。

ラーソン氏によると、Gen for Salesforce は営業チームとセールスオペレーションチームにスムーズに受け入れられたと言います。「営業担当者が気に入っている点は、人為ミスを減らし、より早く案件をクローズできることです。私のチームでは、テンプレートの管理や変更が以前よりもずっと簡単にできる点を評価しています」と語ります。

_{※本事例は「Tipalti closes more deals faster with DocuSign Gen for Salesforce」の抄訳になります。}