DocuSign＋Salesforceを活用したSmartHRの営業効率改善プロジェクト

クラウド人事労務ソフト『SmartHR』は2015年11月にサービスを開始して以来、既に1万社以上の企業に利用されています。『SmartHR』をはじめとする労務手続きの自動化を実現するソリューションの登場により、人事労務の領域ではペーパーレス化が浸透しはじめました。『SmartHR』は企業が行う従業員の情報収集や、入・退社の書類作成、役所への電子申請等を可能にし、アナログで煩雑な労務手続き・労務管理から経営者や人事担当者を解放します。

電子署名で限られた営業リソースを効率化

株式会社SmartHRの顧客の中心は IT 企業ですが、最近では飲食や小売などチェーン展開している企業をはじめ、様々な業界に広がっています。企業規模も無料プランが適用される少人数の企業から、従業員数が 10,000名を超える企業まで多種多様です。商談は顧客の希望によりオンラインまたは直接訪問して実施し、その後オーダーフォームを受け取りますが、ここでドキュサインの電子署名が活躍します。

「私が入社した約2年前は営業サポートがいない中、お客さまから紙で申込書をいただいていました。当時、営業はまだ3人で、それぞれ発注書を作り、印刷・郵送・受領・捺印・返送と、契約までの一連の作業を1人で行っていました」と、同社で営業部長を務める大辻 昌秀氏は話します。

サービス開始当初はリソースが限られていたにもかかわらず、この紙を使った非効率的なプロセスに営業チームは悩まされていました。「お客さまと商談内容をベースに作成した発注書の内容を確認するのに時間がかかっていました。『SmartHR』の開発においては、ユーザーヒアリングを重要視しているため、現場からはできる限りこのような事務処理に時間をかけず、訪問に時間を使いたいという要望があったので、受注に向けて顧客のデータ管理を自動化し、また情報を共有する必要がありました」と、大辻氏は当時のオペレーションを振り返ります。

そこで、同社はドキュサインの電子署名を導入し、プロセスを自動化することを決断しました。「ドキュサインを導入して営業工数が劇的に削減されました」と、この営業効率改善プロジェクトの旗振りを行った営業サポートの寛那見 愛子氏は語ります。

ドキュサインの導入効果とは

電子署名ソリューションを使うメリットは多く、契約書や合意書、発注書をプリントアウトしたり、封入して郵送する手間や、先方に届いたかどうかの確認などが必要なくなるので、ビジネスのスピードアップを図ることができます。郵送で書面が往復するのに約1週間かかるのに対し、ドキュサインを使えばオンライン上で署名・捺印することができるので、その日のうちに済ませることも可能です。ドキュサインのトランザクションは全世界で 1 日当たり約110万件ですが、その85%が1日で完了しており、さらにそのうちの53％が15分以内に完了しています。このスピード感は、ドキュサインならではの大きな強みです。

「ドキュサインがなかった時と、ある現在の差は本当に大きいです。発注書をプリントアウトしたり、郵送したりする手間も省くことができ、お客様が署名されたかどうか、進捗を簡単に把握することもできます」と寛那見氏は導入効果について話します。

Salesforce の顧客管理システムとドキュサインを連携

同社では、Salesforce を営業システム全体の中心に置き、ドキュサインや決済管理ツールと連携しています。「受注いただいた後は、Salesforce上で、ドキュサインから発注書への署名・捺印依頼をお客様に送ることができるようにしています。実務対応を行っているのは営業サポートですが、Salesforce、ドキュサイン、決済管理システムをシームレスに連携し、発注書の回収状況や決済状況などの情報を Salesforce の各データと紐づけることにより、営業メンバーはどこにいてもお客様の情報を把握することができるようになります」と、寛那見氏は語ります。

ドキュサインは様々な業務システムと連携して使えるよう、350を超える連携オプションを提供しています。同社で使用している Salesforce をはじめ、SAP やマイクロソフトなどのアプリケーションと連携して利用する企業が多いのも特徴のひとつです。

セキュリティとコンプライアンスに敏感な人事部でもドキュサインは合格

「電子署名はまだ早い、とも思っていましたが、予想以上にお客様に受け入れていただいています。私たちが提供する『SmartHR』は人事部や総務部の方が利用されることが多く、特にセキュリティやコンプライアンスに敏感です。しかし、ほとんどの会社でドキュサインを使用することに承諾いただいています。歴史が長い会社などで、抵抗を持たれる企業もわずかにいらっしゃいますが、そういった場合にはドキュサインを使った締結の流れを説明したマニュアルをお渡ししており、それを理解していただければ、スムーズに対応いただけます」と大辻氏は語ります。