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DXを推進する三菱商事が実質4ヶ月でドキュサインの電子署名を全社展開

世界約 90 の国と地域に拠点を構え、約 1,700 の連結事業会社と協働でビジネスを展開する三菱商事株式会社。契約・合意プロセスの電子化を目指し、ドキュサインの電子署名を導入しました。導入プロジェクトのリーダーである、ITサービス部の小坂良氏は、電子署名を検討した背景について次のように説明します。「ITサービス部は、弊社の既存事業において、連結ベースでのデジタル化推進の深化と拡大をミッションの1つとしております。その中で、電子署名に関連するサービスやソリューションなども、数年前から調査を始めていました。」

同じく IT サービス部で業務システムの運用に携わる角田麻生子氏は、 電子署名の導入プロジェクトがスタートした経緯を振り返ります。「以前から、法務部ではLegal Tech検討の一環として電子署名サービスの導入是非も検討しており、IT サービス部がスモールスタートとして先行導入することになりました。そして、IT サービス部と取引の多い 1 社に限定して 2020 年3 月から電子署名をスタートしました。」

スモールスタートから 1 ヶ月後に緊急事態宣言が発令され、多くの社員が在宅勤務となった同社。小坂氏は「当初はスモールスタート後、一定期間検証をし、業務削減効果などを確認した上で、全社展開することを計画していました。しかし、在宅勤務になり『出社せずに業務遂行できる環境を整えたい』という要望が多くあがってきたことから、予定を繰り上げて 9 月までに本店と国内拠点での展開を目指すことになりました。そのために、実質 4 ヶ月という短期間でプロジェクトを推進しました」と話します。

グローバル対応や他システムとの連携を評価

ドキュサインの電子署名を採用した理由について小坂氏は「弊社の事業は海外のお取引先様との取引も多いので、グローバルで利用できる点を重視しました。また、多様な製品との連携やシングルサインオン(SSO)などによる組織管理機能についても評価しています。本店・国内場所展開にあたっては、外部のシステムインテグレータを起用せずに、IT サービス部の社員だけでシステムを構築しました。その結果、わずか 4 ヶ月で使用開始することができました。他システムとの柔軟な連携、ドキュサインの充実したサポート体制やコンサルタントによる的確なアドバイスのおかげもあり、短期間での実装を実現できました。また、計画段階から社内の総務部・法務部・主計部とプロジェクトチームを組成し、共に推進したことで、スピーディーに社内規程の修正や法務リスク・電子帳簿保存法等に対応できたことも大きく寄与していると思います」と指摘します。

スピード感のある電子署名の導入プロジェクトを推進したメンバーのひとりである木村氏は、「開発にあたっては、電子帳簿保存法に対応するために、SharePoint Online(Microsoft社)のストレージサービスと統合しました。実際の開発に携わっていく中で、外部アプリケーションとのシームレスな連携により自動で署名済ドキュメントが保存される実装や、任意の数の署名者や役割を指定して署名ワークフローを設定できるなど、機能が豊富で細かい設定ができる点が業務効率化につながると感じています。また、定期的なアップデートで機能が増えていき、益々使いやすくなっていくのは SaaS 製品を利用するメリットと感じています」と評価します。

更なる展開を見据えて現場での利用推進活動を強化

今後の取り組みについて、角田氏は「基幹系システムで処理している取引文書にも円滑に電子署名ができるよう検討を進めています。また、電子署名の利用を更に広めていきたいと考えていますが、それには社内の意識改革とお取引先様の協力も必要になり、国内外問わず電子署名が広まっていくことを望んでいます」と話します。

また、小坂氏は「今後、電子署名の利用を更に広めていきたいと考えていますが、それには社内の意識改革とお取引先様の協力も必要になります。そのために我々も様々な施策や広報活動をしていきたいと思っていますが、社会全体として電子署名がデファクトスタンダードとなる取り組みが求められており、国内外問わず電子署名が広まっていくことを望んでいます。」と今後の展望を語ります。

他システムとの柔軟な連携、ドキュサインの充実したサポート体制やコンサルタントによる的確なアドバイスのおかげもあり、短期間での実装を実現できました。
小坂 良 氏
ITサービス部
三菱商事株式会社

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