• 4週間弱

    DocuSign CLM 導入に要した期間
  • 40時間+

    Facebook の人事部が節約した時間(1週間あたり)
  • 20万+

    電子化した書類の数

2012年から2020年にかけて、Facebook の月間アクティブユーザー数は10億人から27億人に激的に増加しました。この飛躍的な成長の裏で、Facebook の人事部は、通常の採用活動の他に買収などによる人員増加もあり、週に平均50人の新入社員のオンボーディングを行ってきました。Facebook が現在の従業員数5万人の規模にまで拡大を続ける中、人事部では、文書管理システムを使って書類を電子化し、オンボーディングプロセス全体の効率を向上させることが、会社の戦略的な成長に不可欠であると確信していました。

Facebook が文書管理システムを探すにあたり、実現させたいゴールが3つありました。1つ目は、オンボーディングにかかる時間を減らすことでした。1週間の内3日をオンボーディング業務に費やしていたため、既存の従業員やその他の人事業務に割く時間が取れていない状況だったと担当者は振り返ります。2つ目は、オファーレター(採用通知書)を送信してから入社初日までのプロセスを効率よく自動化し、新入社員やパートナーの入社体験を向上させることでした。3つ目は、世界最大かつ最も重要なテクノロジー企業の1つである Facebook は、時代がペーパーレス化し、デジタルトランスフォーメーション(DX)のタイミングであることを実感していました。オンボーディングプロセスの移行を効率よくスムーズに実現させるべく、Facebook は DocuSign CLM を選択しました。 

文書をクラウドで管理し、迅速なオンボーディングが可能に

DocuSign CLM を導入する以前は、人事部の担当者が手作業で書類を処理していたため、入社手続きには膨大な時間を費やしていました。このような非効率なワークフローは、新入社員が会社に馴染み、新しい仕事について学ぶ時間を減らすだけでなく、人事担当者が他の業務に取り掛かる時間をも奪っていました。 

DocuSign CLM を導入したことで、オンボーディングプロセスが完全に自動化されたため、人事担当者は他の作業をするための時間を取り戻すことができました。Facebook はわずか4週間という短期間で米国内で DocuSign CLM を導入し、20万件以上の紙の書類を電子化しました。導入後最初の1週間で、Facebook の人事部は紙の文書管理に費やしていた20時間もの時間を節約することができ、これは100%の投資対効果(ROI)であるといいます。 

DocuSign CLM のアプリ統合で書類の正確性やコンプライアンスの問題も解消

Facebook の人事担当者は、DocuSign CLM を導入する以前、オファーレターや納税書類を経理・給与部門に手渡しで届ける必要がありました。このような手作業に依存する作業は、採用プロセスのスピードを低下させ、監査やコンプライアンス上の問題を引き起こしていました。人事部では、未記欄の処理等の書類上のエラーや、グローバルな地域間での書類の不整合などにもしばしば悩まされていました。

DocuSign CLM で自動化されたワークフローは Salesforce、Workday、ADP と統合され、Facebook の入社関連書類は、新入社員と人事担当者の間で直接やり取りできるようになり、従来の紙ベースのプロセスから脱却することができました。現在では DocuSign CLM のフォームを使用して、自動振込や税金などの事務処理も自動化しています。新入社員の書類やオファーレターは、Workday からすぐに生成され、そのままドキュサインの電子署名で送信、署名を取得することができます。署名されたオファーレターが受領されると、新入社員には人事ポータルサイトのリンクが送られ、オンライン上で入社に必要な書類すべてに記入することができ、新入社員のデータはそれぞれの担当部門に直接転送されます。

米国での導入が成功した後、ヨーロッパ、中東、アフリカ地域でも導入を進め、Facebook の人事部が節約した時間は瞬く間に週40時間以上となりました。DocuSign CLM を導入したことで、人事部は戦略的な業務に集中することができ、新入社員はより簡単に入社準備を進められるようになり、Facebook は効率よくグローバル規模で従業員を増やし続けています。

 

※本事例は「Facebook’s HR team powers strategic growth with DocuSign CLM」の抄訳になります。

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