ドキュサインの電子署名で業務負荷の軽減、契約状況の可視化、印紙代の節約を実現

株式会社アイモバイルは「インターネットを通じて、高度で安心し喜んでもらえるサービスの創造・提供を行い、モバイル広告に改革を起こしたい」という想いを胸に、2007年に創業しました。あらたな文化や価値観を創造し続けるため、お客様が望むサービスをいち早く察知し、スピード感と創造性の強みを活かし、多くの人々が満足するサービスの提供を目指しています。また2018年からは「" ひとの未来に貢献する" マーケティングを」というビジョンを掲げ、BtoBおよびBtoC、2つの事業領域で企業価値を高めています。

業務負荷の増加により電子署名を検討

アイモバイルのビジネスの中心は、誰もが PC やスマホで日頃から目にするバナー広告やアフィリエイト、動画広告などを提供するサービスで、同社が運営するアドネットワークは国内最大級を誇っています。この業界は変化が激しく、細かいサービス規定などの変更も頻繁に発生し、その都度契約を結び直すことも多々あります。また同社は上場していることもあり、コンプライアンスの観点からも、正に契約をすることが求められています。ひと昔前の日本の広告業界は殆どが口約束でビジネスが進んでいましたが、それは遠い過去の話で、今は通用しません。

同社コーポレート本部管理部のリーダーである石橋氏は、「総務、契約、ファシリティ関連などの文書を、起票から締結まで、全て管理しています。弊社では多い時には1か月100通を超える契約書を処理する月もあり、物理的に手作業の限界が来ていました。さらに上場を控えて業務量が益々増えたところで、電子署名の導入を上司に提案しました。我々が所属する部署は特に管理する文書数が多いので、ビジネスをスケールさせる為には、紙ではやがて限界を迎える状況でした」と話します。

コスト削減やプロセスの可視化だけでない、目に見えない効果を実感

いくつかの電子署名ソリューションを検討した結果、同社はドキュサインを選択。広告関連の契約のほぼ全てでドキュサインの電子署名を利用しています。ドキュサインの導入効果は主に4つありました。

1つめは電子契約では不要な収入印紙。多いときで月100件に上る契約に必要となる印紙代は少なくありません。2つ目は、業務負荷の削減。多くの契約を少ない人数で行っており、日によっては1日中契約書の製本に追われるようなこともありましたが、契約書が紙からデジタルになったことで状況を改善することができました。3つ目は契約書のトラッキングが可能になったことです。紙の場合、返送されてこない契約書や、行方不明になっているものもあり、状況の把握に手間と時間がかかっていました。これがデジタルだと容易かつ詳細に確認できます。そして4つ目は契約スピードの向上。契約によっては締結に1〜２週間かかっていたものが、数時間で終わることもあります。

ただ、石橋氏のチームにとってドキュサインの導入効果は、目に見える、IT ベンダーが声高に強調するものばかりではありませんでした。経営層からは見えにくいけれど、数値化できない、従業員目線では非常に大きな効果があありました。「つまらないことのようで大きいのが、契約書を印刷するたびに席を立って、取りに行って、また座ってを繰り返すことです。これは集中力をそいだり、電話に出損ねたり、時間がかかったりと非効率なのです。紙の契約書を PDF 化するためには、スキャナのある場所への移動も必要です。このような非効率性は数値化しずらい部分もありますが、ドキュサインを導入することで確実に『作業時間』という数値軸での効率は格段に上がっております」と石橋氏は語ります。

また、ドキュサインの導入により、どこの企業でも起こっているような、バックオフィス部門の社員が持つ日々の心理的な負担が軽減されました。「契約書のトラッキング機能は本当に助かります。というのは、お客様には基本、担当の営業がコンタクトすることになっているので、我々が直接お客様に連絡することはできません。そのような状況下で、契約が遅れる度、日々の売上で忙しい営業に『契約書がどうなっているかお客様に確認してくれませんか？』と聞くのは時にして心苦しいものがあります。これが何回もだと、お互いに負担ですよね。今では契約書が届いたか、開いたか、署名捺印したか、私たちがドキュサイン上でリアルタイムに確認できるので、このような心理的な負担から解放されました。営業チームも雑務から解放されたのではないでしょうか。小さいことのように思えますが、このようなことが積み重なって、業務が滞ったりする場合もありますよね」と石橋氏は続けます。

手厚いサポートで1か月半で導入完了

石橋氏から見たドキュサインの利点は4つあります。

1. 機能が豊富なため、実現性が高い
2. 電子署名業界のパイオニアであり、安心感や信頼感がある
3. 堅牢なセキュリティ（特に、同社では個人情報を扱うことが多くあるため）
4. 手厚いサポート

サポートに関しては、「弊社内では電子署名の導入はビッグイベントでした。皆、『なに、それ』みたいな感じでした。我々も不安があったのですがドキュサインのサポートチームが本当によく助けてくれたおかげで、1か月半で本導入することができました」と石橋氏は大満足であったと話します。

「弊社内では、『簡単で抵抗感がない』、『新しい人もすぐにつかえる』と評判です。非常にシンプルなツールなので使いやすく、もっとこうしたい、と思ったらそれらが実現できるので、便利です。テンプレートは特に使い勝手が良いですね。テンプレートがあれば、極端な話、契約書をダウンロードして、宛名を入れて、終わりです。また、再送信ができるのも便利です」。