DocuSign and COVID-19

政府、医療、その他のビジネスに対する支援について

CEO ダン・スプリンガーからのメッセージ

ドキュサインの製品はテレワークを可能にし、新型コロナウイルス感染症への対応が必要なあらゆる組織・団体を支援できる立場にあります。私たちは、今こそ支援体制を強化する時であると考えています。

私たちは、医療機関、各国の緊急対策チーム、教育、中小企業の融資、在宅勤務やテレワーク実現のために必要である合意・契約の締結を加速させるために集結し、世界中の何千人もの従業員(DocuSigners)がお客様のニーズにお応えできるよう全力を尽くしています。お客様からのご相談に対応するインバウンド営業の担当者、ユースケースの実装についてアドバイスするカスタマーサクセスチーム、特異な需要パターンに対応するためにインフラストラクチャを再構成する製品および運用担当者、そして知識を共有するために情報を収集、伝達するマーケティングチームのメンバーがいます。

私たちが学んだことを共有するため、この新型コロナウイルス 感染症に関するページを立ち上げました。以下では、お客様による新型コロナウイルス感染症への対応をどのように私たちがサポートしているか、業界や職種ごとに整理して説明しています。これらの例は、実際のお客様との関わりに基づいており、例示的なものになります。


私たちのお客様であるかどうかに関わらず、この危機に打ち勝つためにドキュサインができることがありましたら、いつでもご連絡ください

追記:開発者、管理者および上級者向けに、COVID-19 Resources for DocuSign Developers(英語)をご用意しております。これには、関連するテンプレート、サポート・ドキュメント、その他技術的なリソースへのリンクが含まれています。

私たちの活動

医療提供者は最前線で新型コロナウイルス感染症と戦っており、私たちは彼らを支援できることを光栄に思っています。以下は、そのいくつかの例になります。

 
  • 医療資金の分配:米国保健福祉省の指示に従い、CARES法の下で支援を求めている医療提供者に300億ドルの緊急資金を分配する支援を行っています。
     
  • 患者の受け入れ手続きにおいて物理的な距離を確保すること:病院、診療所、その他の医療提供者が、患者と医療従事者の間で書類などを物理的に回覧する必要性を排除しています。ドキュサインの電子署名を使用することで、患者は事前に申込書や同意書にオンライン上で承諾することができます。これは、特にドライブスルー方式の新型コロナウイルス感染検査で有効です。PCR検査センターでは、使用済みのペンを滅菌器に入れる作業が削減されました。また、世界でも有数の薬物乱用治療センターでは、すべてのスタッフがあらかじめ設定された電子フォームにアクセスできるようになり、入力済フォームは自動的に患者の記録に保存されるようになりました。
     
  • 遠隔治療サービスへの同意を可能にすること:遠隔で医師やその他の医療専門家の診察を受けることを選択する患者が増えています。患者はモバイルアプリやウェブサイトを使用し、ビデオ会議を介して医師に相談することができます。私たちは、この選択肢を提供するための医療機関の取り組みを支援しています。例えば、米国最大手の救命救急センターの1つは、ドキュサインの電子署名の機能の一つ、PowerFormを使用して、患者が遠隔治療サービスの利用に同意することを可能にしています。
     
  • 患者が医療機器を使用するための遠隔トレーニング:当社は、世界最大級の医療機器企業の1社が、患者への在宅トレーニングをオンライントレーニングに切り替えるためのサポートを行っています。規制や安全上の理由から、患者は血液凝固モニタリング検査装置など、新しい機器を使用するために受けたトレーニングにサインオフする必要があります。ドキュサインは、トレーニング終了時の患者のサインオフを可能にしています。
     
  • 医療関係者による物理的な署名の必要性を削減すること:病院内では、病床の割り当てや治療法の変更など多くの業務において署名が必要です。私たちは、これらの署名を紙のプロセスから電子的なもの、特にモバイル機器で署名ができることが求められていることに気付きました。

その他にも、医療従事者が迅速に行動できるよう支援するだけでなく、患者データを保護するHIPAAのような規制へのコンプライアンスもサポートしています。

 

世界最大級の都市の一つでは、病院や保健所で使用するマスクやフェイスシールドなどのアイテムを再配分するために、サプライヤーを調整する必要がありました。ドキュサインは同市の技術スタッフと協力して解決策を提案しました。サプライヤーは必要な情報を提供し取引を承認するために、ドキュサインの電子署名の機能であるPowerFormを使用しました。その結果、すでに何十万ものアイテムが再配布されています。

もう一つは、感染者の隔離プログラムを実施している別の大都市の例です。市の公衆衛生機関は、感染者に隔離プログラムに承諾する書類への署名を義務付けることでコンプライアンスを徹底し、また感染予防の観点から、署名のための書類を手渡すことを避けたいと考えていました。そこで、私たちは同市が電子署名を活用したソリューションを迅速に導入できるように支援しました。


もちろん、専門職のライセンス供与など、通常の行政サービスを離れた場所から提供する必要性もあります。私たちは、行政機関を横断して広く電子署名が利用できるよう、そしてその汎用性を高めるための支援を行っています。

米国では、連邦政府の中小企業庁(SBA)が、認可された金融機関を通じて中小企業への銀行融資を管理しています。従来、SBAローンの申請には銀行を訪問する必要がありましたが、当社では、大手国立銀行から地方の信用組合まで、金融機関がインターネットを介してSBAローンの申請を受け付けることを可能にしています。

銀行は融資の申込書にドキュサインの電子署名を採用しており、多くの場合、申込者の身元確認のために DocuSign Identify を併用しています。また、多くの銀行では DocuSign の API を使用して、電子署名と Identify の機能を融資ポータルやワークフローに組み込んでいます。

米国西部にある地方銀行の CIO から、次のようなメッセージをいただきました。

“(私たちの)銀行が、約 4 日間という短期間でドキュサインを導入できたことは本当に素晴らしく、CARES 法の SBA Paycheck Protection Loan Program の要件を満たしながら、既存のソリューションを変更することができました。ドキュサインのソリューションのおかげで、何千もの SBA ローン申請を処理し、中小企業が従業員の雇用を維持し、給与計算を行い、また家賃を支払うための資金を提供することが可能になりました。これは、企業を救い、雇用を救うためのものです。ドキュサインのプラットフォームの素晴らしい機能と、(ドキュサイン従業員の)献身的なサポートがなければ、このようなことを実現することはできませんでした。”

多くの事業者が採用活動を保留にしていますが、この未曾有の危機に対応するために従業員を採用している事業者もいます。例えば、世界最大級の小売企業の内の1社は、数百万世帯に食料品や物資を供給するために、10 万人以上の店舗従業員とオンライン・フルフィルメントの従業員を雇いました。この小売企業では、ドキュサインの電子署名を使用することで、新入社員個人のモバイル機器を介してほぼすべての入社時の事務処理をペーパーレス化することができました。

また、ヨーロッパのある国の国民保険サービスでは、新型コロナウイルスの感染拡大に対応するために、ドキュサインを活用して何千人もの看護師や医療アシスタントを迅速に採用することができました。

ドキュサインはこのような特殊なケースに加え、企業の通常の採用や新入社員プログラムをオンライン化し、リモートで行えるように支援しています。ドキュサインのお客様が Workday や SAP SuccessFactors などのHCMシステムや、Greenhouse や Jobvite などの採用管理システムとの統合を有効化するためのサポートを行っています。

尚、一括送信機能PowerForm機能を使用したサポートについては、テレワークの項目をご覧ください。

テレワークのニーズに応えて、ドキュサインはより多くの方が契約書への署名を必要とする業務をリモートで行えるようにするために、組織内での電子署名の普及を支援してきました。

さらに、テレワークの導入にあたり、パソコンの使用や勤務時間の記録など、人事・法務の規則を修正する必要性が出てきました。これらの修正には、従業員の署名入りの承認書が必要になることもあります。

このような状況を支援するために、お客様に対して一括送信機能のトレーニングを行いました。一括送信機能を使うと、受信者リストをアップロードするだけで、それぞれの受信者が文書に署名をすることができます。例えば、世界最大級の人材派遣会社である1社は、人事方針の更新に一括送信機能を活用しています。これにより、ワンクリックで何千人もの従業員に更新の内容を送信することができ、各従業員はどこにいても電子的に署名することができます。

もう一つのシナリオは、在宅勤務に関連した従業員の要望をサポートすることです。例えば、ある地方自治体の機関では、従業員がパソコンをリクエストし、またその使用に関し誓約書を提出する方法を必要としていました。これに対応するために、この機関はドキュサインの電子署名の機能である PowerForm を活用しました。これにより、従業員がフォームに必要事項を入力すると、必要な文書が自動で生成され、従業員はいつでも電子的に署名することができます。つまり、プロセス全体がセルフサービスになります。

 

米国では、FERPA、COPPA、個別障害者教育法、リハビリテーション法などの法律を遵守しながら、何百万人もの障害を持つ生徒を支援し続けることが、教育者にとって特に急務となっています。例えばドキュサインでは、保護者、地区の職員、精神科医、心理学者、言語聴覚士などの外部専門家によるIEP(個別化教育プログラム)計画に遠隔で署名できるようK-12の教育者を支援しています。

その他、新型コロナウイルス感染症への対応を行っている教育機関を支援している事例をご紹介します。

  • 学生による自主学習へのコミットメント
  • 自宅待機で食事を必要としている家庭に食事を届ける学生ランチプログラムの申込み
  • 学校の人事及びバックオフィス業務をテレワークへ移行
私たちは、リモートで行う必要がある「学校の業務」に電子署名が活用できるよう、そしてその汎用性を高めるための支援を行っています。

非営利団体は、あらゆる地域社会で必要不可欠なサービスを提供しています。例えば、十分な医療サービスを受けられない人々は、特に新型コロナウイルス感染症のリスクにさらされているため、非営利団体はそのミッションを中断することはできません。これに対応するため、ドキュサインの電子署名を使用して、非営利団体が資金提供者の要件や政府の規制に準拠しながらオンラインで運営できるよう支援しています。ここでは、いくつかの例を紹介します。

  • 難民支援:難民や国内避難民の間で新型コロナウイルス感染症の蔓延を防ぐための活動をしている世界的な人道支援組織の取り組みを支援しています。住宅、食料、書類、家族支援などの支援を必要とする人々は、ケースワーカーの助けを借りて、公的な書類に署名して支援を申請することができます。ドキュサインの電子署名は、多くの場合、彼らの母国語に対応しています。
     
  • 非対面での賃貸契約:世界最大級のある都市では、ホームレスの支援を行う組織が、路上生活者が恒久的な住宅へ引越すための非対面契約で署名を可能にするための支援を行っています。
     
  • 遠隔指導: 新型コロナウイルス感染対策による外出自粛期間中の遠隔指導のために、大学生のメンターと危険にさらされている若者をマッチングさせる新しいインターネットベースの組織の同意免除をサポートしています。

  • 助成金の申請:非営利団体がオンラインで緊急補助金を申請できるようにすることで、必要としている地域社会への支援を行うプロセスを迅速化しています。

さらに、非営利団体のバックオフィス業務がリモートワークに適応できるように支援し、契約書、雇用形態、助成金申請書、その他無数の日常的な事務処理に電子署名を使用しています。

世界最大級の保険会社の1社は、現場の担当者をサポートするために電子署名の導入を加速させ、クライアントとリモートで仕事ができるようにしました。ドキュサインは、最高管理責任者が率いるチームと協力して、よく使われる書類の新しいテンプレートを作成しました。また、代理店がトレーニングを受けられるように、DocuSign University を自己学習ツールと定義しました。

さらに一般的には、保険会社はすべての業務部門においてテレワークを推進することを必要としています。これに対応して、ドキュサインは、組織内での電子署名の利用可能性を広げ、またトレーニングの機会を提供しています。

 

多くの国において、特定の金融取引には特別な規制があります。例えば、「顧客確認(Know Your Customer)」や「反マネーロンダリング規制」です。また、その他の理由で、特別な認証や当事者の身元確認が必要な場合もあります。

そこで重要なソリューションとなるのが、DocuSign Identify です。これは、政府機関が発行した写真付き身分証明書や欧州のeIDの確認など、取引当事者の本人確認を強化するためのオプションを提供しており、これらはすべて遠隔で実行されます。

例えば、新型コロナウイルス感染症への対応として、ドキュサインは世界最大級の銀行の一つと協力し、多数の国にまたがる資産管理およびプライベートバンキングの帳票のデジタル化に取り組んでいます。

 

法廷では、これまでしばしば裁判所命令の事務処理を対面または他の非電子的な手段を介して行ってきました。新型コロナウイルスの感染が拡大している中、裁判所はより良い方法を探しています。例えば、米国の州の児童扶養サービス省(DCSS)が郡裁判所と共同で試験プログラムを実施することを支援しています。このプログラムでは、最も一般的なDCSS関連の法廷書式をオンラインで利用できるようにし、オンライン上で記入し、電子的に署名することができます。

さらに、米国連邦裁判所と協力して、裁判官の署名が必要な書記官の回覧文書など、裁判所内の業務についても電子署名の利用を可能にしています。

 

遠隔でのオンライン公証と DocuSign eNotary を組み合わせることで、対面でのやり取りなしに、事実上どこからでも文書を公証することができます。詳細はこちらをご覧ください。

 

すでにドキュサインの電子署名を導入している営業組織は、スムーズにリモートセールスへ移行することができました。一方、電子署名を利用していない組織については、電子署名の活用方法をご提案しています。例えば、自動車販売店は新車を納車する際、以前は納車時に営業担当者が顧客と一緒に書類を作成・署名する必要がありました。しかし、外出が制限されている現在、私たちは納車前に非対面で電子的に署名を行い、簡単に納車することを可能にしました。

リモートセールスに電子署名を使用している組織の多くは、DocuSign eSignature for Salesforce を利用しています。例えば、ある保険会社には、Salesforce を使用している代理店が 1,000 以上います。彼らは通常、現地で顧客と対面してビジネスを行っています。新型コロナウイルス感染症の影響により、保険会社は代理店が Salesforce とドキュサインの電子署名を組み合わせて使用できるようにし、代理店はリモートで顧客の対応を行いながら契約を締結することができるようになりました。

多くの企業の法務部は、DocuSign NegotiateやDocuSign CLMのワークフローを利用して、販売契約書の変更など、頻繁に承認作業を行っていますが、昨今の新型コロナウィルス感染症にかかわる対策の一環として、法務部が電子署名を採用するケースが増えています。例えば、世界最大級のハイテク企業の法務部は、電子署名を使用する権限を50カ国に拡大しました。

さらに、ドキュサインの契約分析ツール「Intelligent Insights」を使用して、新型コロナウィルス感染症に関連する法的リスクを特定している企業も存在します。このツールは、AIを使用して法的な内容を「解釈」します。例えば、「不可抗力」は、「当事者が契約上の義務を果たすことができない不測の事態を意味する」と解釈します。また、ドキュサインは、新型コロナウィルス感染症に関連し、大手通信事業者がサプライヤー数千社と契約する際に、契約内容の分析を支援しました。

 

大手研究センターでは、患者とスタッフの汚染リスクを最小限に抑えながら、新型コロナウイルス感染症の患者を臨床試験に登録する必要がありました。私たちは、患者が自分のスマートフォンを使って研究コーディネーターと研究について話し合うというソリューションの実現を支援しました。その後も患者は自分のスマートフォンを使用して、ドキュサインの電子署名で同意書と登録フォームに署名しました。また、米国の大手血液センターが回収した新型コロナウイルス罹患者の血漿を使って、ワクチン研究者が使用する抗体を抽出するプログラムの立ち上げにも協力しています。

さらに、ドキュサインは現在、複数の企業と協力して、ソーシャルディスタンスに関わる社内および規制プロセスのコンプライアンスの強化に携わっています。例えば、世界有数のバイオテクノロジー企業の1社が、米国食品医薬品局(FDA)の21 CFR Part 11規制へのコンプライアンスを検証するのに必要な時間を大幅に短縮するための支援を行っています。

多くの製薬会社やバイオテクノロジー企業は、すべての業務部門においてテレワークを推進しています。これに対応して、ドキュサインは組織内での電子署名の利用可能性を広げ、またトレーニングの機会を提供しています。例えば、世界最大手の製薬企業は、テレワークの要件を含むBCP(事業継続計画)を策定するために、電子署名とCLMのグローバル展開を加速させています。

 

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