応募者・候補者向けプライバシー通知

バージョン日付：2020年1月1日

当社では、プライバシーの保護が重要であると考えています。本通知は、DocuSign, Inc.およびその関連会社（以下、「当社」といいます）が、採用応募者・採用候補者（以下、総称して「応募者・候補者応募者・候補者」といいます）から取得する個人情報、および／または応募者・候補者がdocusign.com/company/careersを含む当社の採用情報ウェブサイト（以下、「当社サイト」といいます）にアクセスするか、当社サイトを使用する際に取得する個人情報について、当社の個人情報の収集・使用に関する基本的な方針を定めたものです。

本通知は、応募者・候補者が消費者としてDocuSignのサービスを使用される場合には適用されず、また当社サイトにリンクされているものを含め、応募者・候補者がご利用になる場合がある第三者のウェブサイトやアプリは対象としていません。リンクをクリックされる前に、第三者ウェブサイトおよびアプリの条件およびポリシーをご確認ください。

応募者・候補者には、本プライバシーポリシーの全文をお読みになり、内容を熟知されるようお願いいたします。本通知の特定の項目について詳しい内容をご覧になりたい場合は、以下の目次をご参照ください。

 

  1. 当社が個人情報を収集する方法

  2. 個人情報の使用

  3. 個人情報の共有

  4. 個人情報の保持

  5. 応募者・候補者の選択肢

  6. 応募者・候補者のプライバシー権

  7. 当社が応募者・候補者の個人情報を保護する方法

  8. 本ポリシー通知の変更

  9. お問い合わせ

 

1. 当社が個人情報を収集する方法

当社は、求人募集や欠員補充、採用活動の目的で、応募者・候補者の個人情報を処理します。当社が応募者・候補者の個人情報を使用する方法については第2項（個人情報の使用）を、また当社が応募者・候補者の個人情報を共有する第三者については第3項（個人情報の共有）をご参照ください。

当社は、特定の個人情報を応募者・候補者から直接収集します（書式へのお名前や電子メールアドレスの記入時など）。当社はまた、LinkedInなどのウェブサイト上で応募者・候補者の連絡先情報を見つけた場合、またはDocuSignでの雇用に関心を持つ人についての連絡先情報を提供し得る人材紹介サービスを当社が利用する場合など、その他の情報源から応募者・候補者についての個人情報を収集することもあります。

応募者・候補者が当社サイトを訪問する、または当社に個人情報を提供するかどうかについては、応募者・候補者には選択肢があります。応募者・候補者の選択肢については、本通知の第5項（応募者・候補者の選択肢）をご参照ください。

当社が応募者・候補者から収集する個人情報 

当社は、次の種類の個人情報を収集します。

  • 名前、生年月日、政府発行の識別番号、写真、電子メールアドレス、郵送先住所、電話番号などの識別情報および連絡先情報。

  • 履歴書、経歴書、居住許可および労働許可のステータス、職歴、前職照会先および身元保証人、ならびにソーシャルメディアのハンドル名やLinkedInのプロフィールなどの職業関連または雇用関連の情報。

  • 学歴、資格、認定書および技能などの教育情報。

  • 退役軍人の身分、性別、人種、民族性、障害などのデータ収集が法律で認められている場合、ダイバーシティ（多様性）モニタリングのためのデータ。

  • 労働権に関する情報および市民権または入国に関する情報（査証目的等）。

  • 面接のために当社施設を訪れる際のビデオ監視など、セキュリティ目的の自社内所在地モニタリング。

  • 応募者・候補者の採用応募に関連して当社に自発的に提出することを選択したその他の個人情報。照会先の連絡先情報、面接において開示された情報、報酬履歴、個人的状況など。

この種の個人情報に対しては、応募者・候補者は、DocuSignに応募フォーム（エントリーシート）を提出しないなどの方法で、単にそうした個人情報を提供しないことを選択できます。応募者・候補者のその他の選択肢については、本通知の第5項（応募者・候補者の選択肢）をご参照ください。

当社が他の情報源から収集する個人情報　当社は、次のように、他者から応募者・候補者についての個人情報を収集する場合があります。

  • 第三者情報源　第三者情報源の例には、雇用審査会社、身元調査会社、人材紹介サービス、サービス提供者、前雇用主および／または学校・教育機関、ウェブサイトまたはソーシャルメディア上で公になっている情報（例えば、LinkedInを通じて応募する際）、ならびに応募者・候補者の個人情報を当社と共有することを法的に認められた他者があります。例えば、応募者・候補者が別のウェブサイト上で内定先から連絡を受けるよう登録された場合、当該ウェブサイトが応募者・候補者の個人情報を当社へ提供する場合があります。

  • 応募者・候補者の照会先の個人　その他の個人が応募者・候補者の個人情報を当社へ提供する場合があります。例えば、ある友人が、応募者・候補者はDocuSignの職務に関心があるだろうと考えた場合、その友人は応募者・候補者の連絡先情報および履歴書を当社に提供します。

  • 別の情報源から入手した個人情報との組み合わせ　当社は、他の情報源から受領した個人情報を応募者・候補者から当社が収集した個人情報と組み合わせ、本通知に説明する通りに使用する場合があります。

 

2. 個人情報の使用

一般に、当社は、以下の目的で応募者・候補者の個人情報を収集し、使用し、保管し、処理します。

  • 応募者・候補者の求人応募を処理するため。

  • 応募者・候補者と当社との関係を管理するため。

  • DocuSignでの募集職種に対する応募者・候補者の適格性を審査することを含め、求人および採用のプロセスで応募者・候補者を評価するため。

  • 適切な求人機会が生じた場合に、その求人機会について、応募者・候補者または応募者・候補者の代わりとなる他者に連絡するため（電子メールによる連絡を含む）。

  • ダイバーシティ（多様性）および雇用機会均等についてモニターするため。

  • 法的義務を遵守するため。

  • 集計された匿名データを使って採用傾向を分析するため。

その他の使用　当社は、研究および求人などの目標を支援するために、当社が収集する個人情報を組み合わせたり（以下、「統合」といいます）、個人情報の一部を除去したり（以下、「匿名化」といいます）して、個人の特定を制限または防止する場合があります。本通知は、かかる統合または匿名化された情報を当社が使用することに対しては適用されません。

応募者・候補者の個人情報の処理に対する法的根拠　欧州データ保護法が適用され、かつDocuSignがデータ管理者として行動する場合、当社が本通知に説明される個人情報を収集し使用することに対する法的根拠は、関与する個人情報と当社が当該情報を収集または使用する具体的な状況に依拠することになります。

当社が応募者・候補者または他者から個人情報を収集または使用するのは、通常、情報の処理が当社の正当な利益のためであり、応募者・候補者のデータ保護の権利または基本的権利および自由が優先しない場合です。また、当社は個人情報を収集または保存する法的義務を負う場合があり、応募者・候補者もしくは他者の重大な利益を保護するために個人情報を必要とする場合もあります。例えば、当社の正当な利益には、次の行為が挙げられる場合があります。

  • 雇用・労働評議会のために、個人情報を保持して、適用される法令を遵守すること。

  • 個人情報を使用して、応募者・候補者とのコミュニケーションを円滑に進め、最善の求人実務に従って、適切な仕事への応募者や採用見込者の採用を確保するためにデータ分析を実施すること。

  • 応募者を管理し、当社の求人プロセスを効率よくかつ公正に実施すること。

当社が応募者・候補者の個人情報を収集し使用する法的根拠に関してご質問がある場合、または詳しい情報が必要な場合は、本通知の第9項（お問い合わせ）に記載する問い合わせ先情報をご参照の上、当社までご連絡ください。

 

3. 個人情報の共有

当社は、適用法のもとで販売と見なされるような方法で、応募者・候補者の個人情報を第三者に開示しません。

当社は次の通り、個人情報を共有します。

 

  • サービス提供者　当社は、当社の求人プロセスを支援するために当社が使用する他の会社と応募者・候補者の個人情報を共有します。これらの会社は、人材獲得および管理サービス、犯罪歴確認、雇用歴確認といったサービスを提供します。当社は、応募者・候補者の個人情報の安全防護対策および適切な使用に対処するサービス提供者と契約を結んでいます。

  • 関連会社　当社は、DocuSign, Inc.の共通の所有権のもとにある、または共通の支配下にある関連会社と、応募者・候補者の個人情報を共有します。

  • 人材紹介サービス　当社は、応募者・候補者がご自身の個人情報を提供した人材紹介サービスと応募者・候補者の個人情報を共有したり、応募者・候補者の個人情報を人材紹介サービスが利用できるようにしたりする場合があります。

  • 応募者・候補者の雇用主もしくは組織または身元確認　応募者・候補者がDocuSignのポジションに応募される時、当社は、応募者・候補者の以前または現在の雇用主に連絡して、応募者・候補者の雇用歴または応募者・候補者が提供された場合は照会先を確認する場合があります。

  • 公的機関または政府機関　当社は、適用法に従うため、または法的手続き（召喚状など）に対応するために、応募者・候補者の個人情報を共有する場合があります。当社はまた、ある人物の身体的安全に対する脅威、本通知もしくは他の合意の違反がある場合、または当社の従業員、ユーザーもしくは一般人を含む第三者の法的権利を保護するために、応募者・候補者の個人情報を共有する場合があります。詳細は、当社の「法執行に関するガイドライン」（https://www.docusign.com/legal/law-enforcement）をご確認ください。

  • 企業取引　当社は、合併もしくは当社資産の売却のような法人取引の中で、またはかかる企図された取引のデューデリジェンスの一環として、応募者・候補者の個人情報を共有する場合があります。法人取引が生じた場合、当社は、応募者・候補者の個人情報の管理への変更や、応募者・候補者が有する場合がある選択肢についての通知を行います。

  • 同意　当社は、応募者・候補者から依頼があった場合、または応募者・候補者が同意された場合、別の方法で応募者・候補者の個人情報を共有する場合があります。

 

4. 個人情報の保持

当社は、応募者・候補者の個人情報を処理する目的のために必要な期間のみ、応募者・候補者の個人情報を保存します。当社が個人情報を保持する期間は、当社が当該情報を収集し使用する目的によって、および／または適用法に従うための必要に応じて左右されます。通常これは、DocuSignが、保持制限または出訴期限法に従うために、および求人に関する問い合わせへの対応を含め、DocuSignの求人プロセスの必要に応じ、応募者・候補者の個人情報を保持することを意味します。削除または匿名化を妨げる技術上の制限がある場合、当社は個人情報を保護し、その積極的な使用を制限します。

 

5. 応募者・候補者の選択肢

本項では、応募者・候補者の個人情報の収集、使用または保管を変更もしくは制限するために応募者・候補者が取ることができる多くの措置について説明します。 

  • 応募フォーム　応募者・候補者は、応募者・候補者の応募フォームにアクセスし見直すことができます。いずれかの個人情報が間違っていたり不完全だったりする場合は、hr@docusign.com宛に電子メールを送信することで変更することができます。

  • 求人メッセージ　応募者・候補者は、当社が送信する電子メールによる求人メッセージをオプトアウトすることができます。これらのメッセージのオプトアウトをご希望の場合は、電子メールメッセージ内のオプトアウトリンクをクリックしてお手続きをお願いいたします。当社は、応募者・候補者がオプトアウトを希望されることを確認するためにメッセージを1回送信する場合がありますのでご了承ください。

  • 苦情　当社は、応募者・候補者のプライバシーおよび当社による応募者・候補者の個人情報の収集または使用についての正当な苦情の解決に全力で取り組んでいます。当社のデータ使用に関する実務または本通知に関するご質問や苦情は、privacy@docusign.com宛に当社までご連絡ください。 

 

6. 応募者・候補者のプライバシー権

応募者・候補者は、現地のデータ保護に関する法律に従い、応募者・候補者の個人情報に関連する特定の権利を有する場合があります。これらの権利には以下が含まれる場合があります。 

  • 応募者・候補者は、以下の情報を要請することができます：当社が応募者・候補者の個人情報を収集し使用する方法とその理由、関与する個人情報の種類、応募者・候補者の個人情報を受領する人の種類、当社が応募者・候補者の個人情報を受領する方法とその情報源、応募者・候補者の個人情報を使用する当社の事業目的、および応募者・候補者の個人情報を当社が使用または保管する期間、または当社が妥当な保持期間を決定する方法。 

  • 応募者・候補者は、応募者・候補者の個人情報を訂正する権利を有します。

  • 特定の状況において、応募者・候補者は、当社が応募者・候補者の個人情報を削除／消去すること、もしくは使用を中止すること（および応募者・候補者の個人情報の使用に反対すること）、または応募者・候補者の個人情報をエクスポートすることを求めることができます。 

  • 応募者・候補者は、求人活動で応募者・候補者の個人情報を利用することについて、当該目的での利用を当社が中止することを、いつでも要請することができます。応募者・候補者の選択肢についての詳細は、本通知の第5項（応募者・候補者の選択肢）をご参照ください。

  • 応募者・候補者は、死亡後の個人情報の使用、保管および削除についてのガイダンスを当社に提供する権利を有します。

  • 応募者・候補者には、現地のデータ保護当局に、いつでも質問したりまたは苦情を申し立てたりする権利があります。

  • 当社は合理的な措置を講じて、応募者・候補者の身元を確認します。応募者・候補者は、代理人が応募者・候補者に代わって当社に要請を行うことを許可することができ、その場合、当社は、応募者・候補者から確認を求めるか、または応募者・候補者を代表して行動する代理人の権限を確立する文書を求めるかのいずれかにより、応募者・候補者の代理人または権限のある法定代理人の身元を確認します。

応募者・候補者の権利および選択肢は、応募者・候補者の所在地により異なることにご留意ください。特定の個人情報は、適用法に基づき、そのような要請の対象とならない場合があります。

これらの権利の行使を希望される場合は、https://support.docusign.com/SARにて、または電子メール（subjectaccessrequest@docusign.com）にて、当社までご連絡ください。

米国および第三国への移転　当社は、さらなる処理のために、応募者・候補者の個人情報を応募者・候補者の管轄区域外に移転する場合があります。DocuSignは、欧州経済地域（EEA）からEEA以外のDocuSignへの個人情報の移転を円滑に進めるために、拘束的企業準則を採択しています。

DocuSign, Inc.は、当社サイトのためにDocuSignが処理する個人情報のデータ管理者です。応募者・候補者の所在地がEEA内の場合、DocuSign, Inc.の法定代理人はDocuSign International (EMEA) Ltd.（所在地：5 Hanover Quay, Ground Floor Dublin 2, Republic of Ireland）です。

 

7. 当社が応募者・候補者の個人情報を保護する方法

当社は、応募者・候補者の個人情報を安全に保つために、物理的、電子的および管理的ツールを使用しています。当社は、当社が収集し、使用し、保管する個人情報の機微性および技術の最新の状況に基づいて、これらのツールを利用します。当社は、技術的および組織的な安全対策によって応募者・候補者の個人情報を保護し、情報漏えい、不正使用、不正アクセスおよび不正開示や改ざんに伴う危険を最低限に抑えます。

 

8. 本ポリシー通知の変更

当社は本通知を随時変更する場合があります。当社は、この通知の変更を本ページに掲載します。本通知のバージョンについては、本ページの上部にバージョン日付を表示しています。

 

9. お問い合わせ

当社による個人情報の使用または本通知に関するご質問や苦情は、電子メール（privacy@docusign.com）または郵送（宛先：DocuSign, Inc., Attention: Privacy Team, 221 Main Street, Suite 1550, San Francisco, CA 94105）にてご連絡ください。