こんな使い方も!?電子署名でワークフローを自動化する方法

デスクにもたれかかるアジア人女性

文書管理システムや電子署名ツールを活用することで、署名や押印、承認を必要とする業務に費やす時間を年間で何百時間も減らすことが可能です。もし、契約書などの書類を一から作成し、対面や郵送で署名・押印を依頼しているようでしたら、デジタル化を検討してみてはいかがでしょうか。

電子署名ツールは、署名・押印、および決裁ワークフローの自動化を実現します。いったん導入してしまえば、(承認された)ユーザーは誰でも簡単に文書を作成し、送信することができます。最初の受信者が署名・押印すると、次の受信者へ、そしてその次へ、と順々に送られます。どこまで回付されどこで止まっているか、誰がいつ署名・押印したか、といったステータスもリアルタイムで確認できます。

電子署名で実現するワークフローの自動化

署名・押印、回覧の順序を柔軟に設定

紙の書類の場合、署名や押印、承認は一人づつしかできません。例えば、総務部、経理部、人事部それぞれから稟議書に押印してもらう必要がある場合はどうでしょうか。総務部で押印してもらい回収、経理部で押印しもらい回収、最後に人事部に押印してもらい回収・・・これだけでも時間がかかりますが、担当者が不在の場合はその次のステップに進むことができません。

しかし、ワークフロー機能を備えた電子署名ツールを利用すれば、署名や押印、回覧する順序を柔軟に設定することができます。経理部、経理部、人事部それぞれの押印が必要な場合、同時に押印依頼のメールを送れば、他の部署が押印するのを待つことなく手続きを進められます。これにより、承認・決裁の迅速化を実現します。

【ドキュサインの機能】柔軟に署名順が設定できるワークフロー機能

署名・押印が必要な文書を一括送信

複数名に文書を送信し、それぞれ署名・押印してもらう必要がある場合、皆さんはどうしていますか?人数分の文書を印刷・製本して、宛名を書いて、封筒に入れて、送付して…なかなか手間のかかる作業です。返送された署名・押印済みの文書は、紛失しないようファイリングして保管しなければなりません。

一方、多くの電子署名ツールには、一度に数十人、数百人の受信者に一括送信できる機能が備わっています。1部づつ準備、送付、管理する必要はありません。また、SMSや電子メール、電話などで本人確認を行えるので、第三者によって署名・押印されるリスクも軽減します。署名・押印済みの文書は、セキュリティ対策がされたクラウド上に自動で保存されます。

ワークフローの効率化には、文書の一括送信が不可欠です。以下のようなシーンで一括送信機能を活用できます。

  • (社員の)同意を必要とする人事関連の通知書/連絡事項
  • 入社手続きに関する書類
  • テナントへ送付する書類
【ドキュサインの機能】複数の宛先に文書を一斉送信できる一括送信機能

テンプレート機能で文書の作成を効率化 

取引先や条件などにあわせて、すべての文書を一から作成する必要はありません。時間とコストを節約するために、テンプレート機能を活用しましょう。例えば、ドキュサインの電子署名では、文書のひな形のほか、回覧の順序やメールの件名/本文、取得する項目(署名、印鑑、名前、メール、日付等)などの設定情報を含むテンプレートを作成することができ、利用頻度の高い文書の準備から送信までのプロセスを効率化することができます。

以下、テンプレートの利用に適した文書の一例です。

  • 機密保持契約書(NDA)
  • 雇用契約書
  • 販売代理店契約書
  • 発注書
  • 入館許可証
【ドキュサインの機能】時間とコストを節約するテンプレート機能

決済手続きの自動化 

契約締結と同時(または、その後)に、代金の徴収が必要となるシーンは多くあります。オンライン決済の機能が組み込まれた電子署名ツールなら、「契約」と「決済」手続きをワンストップで行うことができます。何度も支払いの催促をする必要はなく、代金の未回収を防ぎ、さらにシンプルなワークフローは顧客満足度の向上にもつながります。また、即座にサービスを提供できるというメリットもあります。

具体的にはどのようなシーンで活用できるのでしょうか。

  • ジムの入会手続きと入会金/初月会費の請求
  • イベントの参加申込と参加費の請求
  • 賃貸借契約の更新と更新料の請求
【ドキュサインの機能】署名と支払いをワンステップで!DocuSign Paymentsの紹介

連携ソリューションでさらなる自動化を実現 

高機能な電子署名ツールはさまざまなツールやアプリケーションと連携し、より広範なワークフローの自動化を実現します。いくつものツールを使い分ける必要はなく、文書の保存やデータ入力といったこれまでマニュアルで行っていた作業を自動化します。

以下、連携ソリューションと活用法の一例になります。

  • Microsoftのアプリケーション(Outlook、WordTeams、SharePointなど)内で業務を遂行。
  • Salesforceから離れることなく、契約書の作成、送信、署名・押印、管理が可能(Salesforceのデータを使用した文書作成、ステータスの自動更新、完了済み文書の自動保存等)。
  • GmailやGoogleドキュメント、Googleドライブなどのアプリケーションから直接、文書を送信、署名・押印、管理が可能。詳しくは『Google Workspaceとドキュサインを連携するメリット』をご覧ください。

ドキュサインの電子署名は、Salesforce、Microsoft、Oracle、Google、Slack、SAPなど、多くの企業で導入されている、350以上のツールやアプリケーションとの連携が可能です(事前構築済み)。普段から利用しているツールがある場合は、ぜひ連携ソリューションをご検討ください。

その他にも、ワークフローを自動化し、業務効率化を図るためのさまざまな機能があります。詳細は、各機能について紹介したブログ記事をご覧いただくか、弊社営業担当までお問い合わせください。

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※本ブログは「Workflow Automation with Electronic Signatures」の抄訳になり、日本向けに一部加筆修正しています。

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