Google連携で実現！文書の一元管理で業務効率アップ
ここ数年で、契約書や同意書、発注書など、さまざまな文書で電子署名が利用されるようになりましたが、署名・押印が完了した文書の保管管理について課題を持たれている方も多いのではないでしょうか。
「DocuSign eSignature」（以下、「ドキュサインの電子署名」）は世界180カ国を超える100万社以上の組織・団体で採用されており、Google が提供するクラウド型コラボレーションツール「Google Workspace」と連携することで、完了文書を指定のフォルダに自動で格納したり、管理台帳を自動作成することができ、さらなる業務の効率化を目指すことができます。
DocuSign x Google 連携で実現できること
それでは、Google Workspace との連携によって具体的に何ができるのでしょうか。今回は、以下4つの機能について紹介します。
- ドキュサイン上でGoogleドライブのファイルを直接指定
- Googleドライブから直接エンベロープを作成
- 完了文書をGoogleドライブ上のフォルダに自動保存
- 完了文書のメタデータをGoogleスプレッドシートへ自動記帳
ドキュサインでは、これらすべてを標準機能*として提供しており、ドキュサイン上で簡単に設定することができます。
1. ドキュサイン上でGoogleドライブのファイルを直接指定
通常、エンベロープ（電子封筒）に文書を追加する際、ローカル PC から文書をアップロードしますが、[クラウドから取得] のドロップダウンリストから [Google Drive] を選択することで、Googleドライブ上のファイルを直接指定できます。
初回利用時は、Googleアカウントへのログインとアカウントアクセスの許可を求めるポップアップが表示されますので、これを許可する必要があります。
Googleドライブ上のファイルを直接指定できるメリットは、その都度ローカル PC にファイルをダウンロードし、他のシステムやツールにアップロードして文書を送信するといった面倒な作業が不要になることです。これにより、添付間違いなどのヒューマンエラーを削減し、スマートな運用を実現できます。
なお、Googleドライブ以外に、Dropbox や OneDrive、Box といった他のクラウドストレージサービスも利用可能です。
2. Googleドライブから直接エンベロープを作成
Google ドライブ上でファイルを選択し、そのままドキュサインの画面を呼び出せるので、素早く、ファイルを間違えることなくエンベロープを作成することができます。
Google ドライブ上で送信したいファイルを選び、右側パネルにある「DocuSign eSignature for Google Workspace」のアイコンをクリックして、（Google ドライブ内にある）文書を選択します。次に、受信者の名前、メールアドレス、メールの件名および本文を追加すると、入力内容が反映された状態でドキュサインの画面に遷移します。あとは、通常のエンベロープの送信と同じ作業になります。
なお、本機能の利用には、事前に Google Workspace Marketplaceから「DocuSign eSignature for Google Workspace」のアドオンをインストールして、アカウントへのアクセスを許可しておく必要があります。
3. 完了文書をGoogleドライブ上のフォルダに自動保存
Google ドライブで「顧客ごと」や「契約種別ごと」にフォルダを作成し、条件に応じて完了文書をフォルダに自動保存することができます。
条件ごとに整理された Google ドライブ上のフォルダに完了文書を自動保存することで、その都度手動で完了文書を選別して保管する必要がなくなり、生産性の向上と人為的ミスの削減が期待できます。
この機能を利用するには、「契約アクション」を使用します。契約アクションの仕組みは、条件にマッチした場合に指定のアクションを実行するというもので、アーカイブ先として Google ドライブのフォルダを設定することで、条件にマッチした文書を自動的に指定フォルダに保存できます。
4. 完了文書のメタデータをGoogleスプレッドシートへ自動記帳
署名や押印が完了した文書のメタデータ（送信者や署名者の名前、メールアドレス、送信日時/署名完了日時、フィールドのデータなど）を Google スプレッドシートに自動記帳できます。
Google スプレッドシートへ自動記帳できるメリットは、マニュアルでのデータ入力や転記が不要となり、ヒューマンエラーの防止につながるところにあります。また、電子帳簿保存法に対応した形で、文書管理の効率化を図ることができます。
なお、本機能は3と同様、「契約アクション」を使用します。スプレッドシートを指定するだけで、完了文書のデータが当該スプレッドシートに自動で記帳されます。
ドキュサインとGoogle Workspaceを連携するメリット
ドキュサインとGoogle Workspaceを連携させることには、さまざまなメリットがあります。
業務効率化
文書を作成、送信、署名・押印、保管、閲覧するために、複数のアプリケーションを使い分ける必要はありません。Google のアプリケーション上ですべての手続きが可能になり、手間の削減、生産性の向上、合意・契約プロセスの効率化を実現します。
セキュリティ向上
ドキュサインおよび Google のサービスは世界中で何十億を超えるユーザーが利用しており、両社が提供する信頼性の高いセキュアなツールを使うことで、セキュリティ面を心配することなく、安心して業務を進めることができます。
文書の一元管理
ドキュサインで締結した文書、ドキュサイン以外のサービスを利用した文書、従来の（紙の）文書、すべてを Google ドライブに集約し、一元管理することができます。Google ドライブで設定した参照範囲や権限が反映されるので、運用負荷および設定漏れ等のリスクを軽減します。また、すべての文書が Google ドライブに格納されているので、ユーザーの利便性向上にもつながります。
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