覚書とは？契約書との違いや法的効力、収入印紙の要否について解説
商取引において「覚書」と呼ばれる文書を取り交わすことがありますが、「契約書」「合意書」「念書」とはどう違うのか、またそれぞれどのような法的効力を持つのかご存じですか。本記事では、覚書の意味や法的効力、メリットなどの基礎知識とともに、契約書や合意書、念書との違いについて解説します。
覚書とは？
覚書（読み方：おぼえがき）とは、物事を忘れないように書き留めておくメモや備忘録を意味しますが、ビジネスシーン、特に契約法務の分野では当事者間で合意した内容や取り決めを記載した文書を指すことが一般的です。例えば、個人情報の取り扱いや、締結済みの契約書に対する条件変更について覚書を取り交わすなど、簡潔な合意内容を文書として残す際に多く用いられます。つまり、覚書は契約書の一種と言えます。
そのため、覚書は単なるメモと考えるのは危険です。当事者は、覚書に書かれた内容の権利を持つと同時に義務を負うことになり、その内容に拘束されます。
「覚書」と「契約書」の違い
では、覚書は契約書とどう違うのでしょうか。
実は、覚書も契約書も、担っている役割は同等です。言葉の響きから何となく覚書より契約書の方が上位のイメージがありますが、どちらも当事者同士の合意内容を記したものであれば法的効力に変わりはありません。
契約書は当事者間における権利や義務を具体的かつ網羅的に記載する文書に対して、一方、覚書は付随的、派生的なことについて合意する際の文書に対して使用される傾向があります。また、契約書の内容を一部変更・追加する場合や、当事者間で発生した紛争を解決したり、将来発生しそうな紛争を未然に防止するために合意したことを文書にする際にも覚書が使われています。
「覚書」と「合意書」「同意書」「念書」の違い
他にも、ビジネスシーンでは合意書や同意書、念書などの文書が取り交わされることがあります。ここでは、覚書との違いと理解するために、それぞれの文書の概要を解説します。
合意書とは
合意書は、覚書と同じく付随的、派生的なことについて合意する際に用いられます。覚書とほぼ同義で使用されることが多いものの、取引とはいえないような事柄に双方が合意した内容を明らかにするために用いられることもあります。例えば、契約や示談等の交渉において、相手方との話し合いがまっとまった際に合意書を作成します。
同意書とは
同意書は、同意の意思を表明する文書で、当事者の一方から他方に提出されます。以下、同意書が有する主な法的効力の内容と使用例になります。
- 説明義務を果たしたことを証明する（例：医療行為に関する同意書）
- 業法で定められている「同意の取得」の要件を満たす（例：個人情報取扱い同意書、給与明細電子化に関する同意書）
- 不完全な法律行為を有効化する（例：親権者同意書）
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念書とは
念書とは、当事者の一方（債務者）が作成し、相手方の当事者（債権者）に提出するものです。念書には、念書を作成する側の当事者（債務者）が約束する事項のみが記載されており、署名・捺印するのは債務者のみです。
ここで特徴的なのは、文書の内容に拘束されるのは念書を作成した当事者、つまり債務者だけであるという点です。念書によって債権者が何らかの義務を負うことはありません。ただし、債権者が念書の内容に異議を唱えない場合、記載された内容を了承したものとみなされます。紛争が起こった際には念書に記載された内容でしか権利や義務は履行されません。そのため、債権者にとって念書の内容が納得いかないものである場合は、すみやかに内容の修正を求めるなど必要な措置を取ることが重要です。
覚書を作成するメリット
契約書を取り交わした後に取引内容や条件などが変更になった場合、一から契約書を作成していては大変な労力がかかります。そこで、契約書に付随する形で覚書を締結すれば、契約書と同等の法的効力を持たせながら、変更箇所についてのみ修正することができ、契約書の作成やレビューにかかる負担を軽減し、紙代、印刷代、郵送費などのコストを削減できます。また、継続的な取引であれば、契約内容の変更履歴が管理しやすくなるといったメリットもあります。ただし、契約書に付随する覚書が増えるにつれ、契約そのものの実態把握が難しくなる可能性もあるので注意が必要です。
また、急ぎで取引を進めたい場合など、先に覚書を取り交わし、条件が定まってから改めて契約書を締結するという方法もあります。覚書を活用することで、取引がスムーズになるといった効果も期待できます。
覚書と収入印紙の関係
覚書は、「契約金額が記載されている」など内容によっては、印紙税法の定めにより収入印紙を貼付し、そこに消印する必要があります。印紙税が課税される対象となる文書を「課税文書」といいますが、どのような文書が課税文書に該当するかについては国税庁が公表している『印紙税額一覧表』に記載されています。具体的には、20種類の文書が相当し、商取引上よく使われるものとしては、第1号文書、第2号文書、第7号文書、第17号文書が挙げられます。
- 第1号文書：不動産売買契約書、土地賃貸借契約書、金銭消費貸借契約書など
- 第2号文書：工事請負契約書、工事注文請書、物品加工注文請書、請負金額変更契約書など
- 第7号文書：売買取引基本契約書、特約店契約書、代理店契約書、業務委託契約書など
- 第17号文書：売上代金に係る金銭又は有価証券の受取書、売上代金以外の金銭又は有価証券の受取書
大半は契約書ですが、これらの内容に付随的な合意を行うため、あるいは契約の一部を変更するために覚書を作成する場合、そこに重要な事項が含まれていれば、その覚書も課税文書とみなされます。何が重要事項にあたるかは、印紙税法基本通達 別表第2「重要な事項の一覧表」に記載されています。例えば、目的物の内容や契約の金額を変えたりするときは、課税文書として覚書を作成する必要があります。
なお、印紙の貼付が必要とされている覚書に印紙が貼られていなかったとしても、文書自体の効力は有効です。ただし、印紙の貼付を過怠（かたい）したということで、後から納付しなかった印紙税の額とその2倍に相当する金額の合計、すなわち当初納付するべき金額の3倍に相当する過怠税を支払わなければなりません。
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ドキュサインで契約・合意文書をデジタル化
ドキュサインの電子署名（製品名：DocuSign eSignature）は契約書や同意書だけでなく、覚書を取り交わす際にも利用でき、「誰が」「いつ」「何に」合意したかといった情報がデジタルで記録されます。文書の準備から送信、締結までの手続きを簡素化し、締結した文書はクラウド上に安全に保管されるので、いつでも必要な時に確認することができます。
また、前述の通り、契約書であっても覚書でもあっても、課税文書に該当する場合は印紙税を納めなければなりませんが、電子契約なら印紙税はかかりません。電子化により、文書の印刷、送付、保管にかかるコストだけでなく印紙代も節約することができます（詳しくは『電子契約なら印紙代は不要！？そもそも収入印紙って何のためにあるの？』をご覧ください！）。
契約書、同意書、覚書など、ビジネスシーンで取り交わされる文書は多岐にわたります。ぜひこの機会に、合意を必要とする文書の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
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参考：
- 「改訂版 応用自在! 覚書・合意書作成のテクニック」（みらい総合法律事務所、日本法令）
- 国税庁「印紙税額の一覧表（その1）第1号文書から第4号文書まで」
- 国税庁「印紙税額の一覧表（その2）第5号文書から第20号文書まで」
