成長段階にある企業がさらなるビジネススピード向上のために、解決すべき課題とは?

startup office image 「システム」というと、ほとんどの人が大規模なものを連想しがちではないでしょうか。システムの導入にはお金もかかるし、大きな会社でなければ無理……と何となく思ってしまいますよね。たしかに、これから事業を立ち上げる場合は、わざわざペーパーレス化などに注力するよりも、むしろ社員1人1人の力を引き出すことの方が重要視されやすいかもしれません。

とはいえスタートアップ企業やベンチャー企業など成長真っただ中の企業には、大企業とは少し違った種類のシステムの課題があるのではないでしょうか。

今回はそんな、変化・成長段階にある企業のシステムについて考えてみたいと思います。

■スタートアップ企業やベンチャー企業に起こりがちなシステムの課題

スタートアップ企業やベンチャー企業など急成長を遂げている企業では、以下のような問題が起こりがちです。

・事業の拡大に伴って管理するデータが多くなり、資料の管理に手間がかかる。そのせいで肝心な時に必要な資料がすぐ出せず、情報共有が遅れてしまう

・スタッフ数の増加によって会議の参加者が増えゆき、情報共有の質がだんだんと低下。結果、多くの時間がとられてしまう

・以前は責任者と個別のやりとりで決裁・承認できていたものが、人員の増加に伴い対応できなくなる。また、責任者も社内のことに時間がかけられなくなるので、結果として上長がつかまらず決裁がおりない、といった状況になる

■成長段階のビジネスで、テクノロジーはどう役立つか

こうした、会社の発展と共に巻き起こるさまざまな課題には、テクノロジーが役立つ場合が多くあります。

例えばクラウドサービスを導入し、決裁・承認のプロセスを一本化していくとしましょう。最初にツールの設定を行い、各メンバーの操作権限さえ明確にしておけば、現場への権限委譲も進めやすくなります。「現場のことは現場に極力任せたい。けれど全て任せて、自分が一切チェックできなくなるのは不安だ」といったよくある悩みも解消できます。

会議もビデオ通話で効率化していくことができます。対面で直接会議に参加する人と、遠隔で情報共有のためだけに参加する人を分ければ、やりとりの質を向上させていけるはず。

システムの操作権限や会議の参加者の役割を区別していくことは、組織編成や部門編成の話にも、のちのち役立つのです。

■成長段階のビジネスを支えるソリューション3選

では、そんな成長中の企業に役立つソリューションをいくつかご紹介します。

  • Zoom Video Communications Zoom社の提供する「Zoom Meetings」は言わずと知れたビデオ会議ツールですが、弊社もグローバルオフィスの担当者、リモート勤務者とのミーティングや複数の拠点が参加する全社員会議など、毎日活用しています。参加するだけならアカウントを作成する必要はありませんし、設定がシンプルで誰にでも使いやすいので、お客様やパートナー様、広告代理店様など社外の方とのミーティングにも使っています。出張や外出を大幅に減らし、時間を効率的に使うことができるというメリットも享受していると感じています。最大100人のパネリストと10,000人の視聴者が参加可能なウェビナー(ウェブセミナー)を提供する機能も便利です。ちなみに弊社のウェブセミナーにもZoomを使っていますよ!
  • Box

「Box」は企業内のファイルやコンテンツを一元管理することに力を入れているクラウドサービスです。他のサービスとの連携ができるので、「部門によって使っているツールが違うせいで、古いファイルを使ってしまった」といった場合などの解決にも力を発揮してくれます。アクセス権限や履歴が容易に管理できるので、社内外のファイル共有に重宝しますね。

  • Slack

「Slack」は社内外のコミュニケーションを効率化してくれるツールです。登録している人とチャットで会話したり、データを共有したり、手軽にコミュニケーションが取れます。テキストだけではなく、音声やビデオで会話をすることもできるのも便利ですね。メールのように「お疲れ様です。」や「お世話になっております。」といった前置きや署名も必要ないので、社外の人とのやり取りもスムーズです。トピックごとにチャンネルを作成し、トピックに関係のある人が自由に意見を交わせるため、メールのように限定された宛先の中だけの会話に留まらないので、コミュニケーションに透明性が増し、会話も発展的になりやすいのも特徴です。

  • ドキュサインの電子署名

そして、最後にご紹介するのが、合意プロセスの電子化を可能とするドキュサインの電子署名です。同意書、契約書など合意が必要となる文書の申請、承認、署名・捺印などのプロセスすべて電子化されるので、印刷や郵送といったマニュアル作業がなくなり、契約締結や稟議が承認されるまでの時間を大幅に削減でき、業務の効率化が図れます。また、SalesforceやSAP Ariba、SuccessFactors、Microsoft Office、Google G Suiteなど数百ものアプリケーションと簡単に連携できるドキュサインなら、手入力の作業が少なくなるのでミスがなくなるのもうれしいですね。今まで紙で作成していた文書そのものを電子化できると、その分の紙がごっそりなくなるので、キャビネットスペースがなどの保管スペースを増やす必要もありません。

■まとめ

成長段階の企業では、さまざまな変化がつきものであり、その変化にどのように適応していくのかが課題となりがちです。テクノロジーを使って人材の力を引き出していくことは、HRテックなどとも呼ばれています。

本題である事業の成長を支えていくためにも、テクノロジーをうまく活用し、変化に強い組織づくりを進めましょう。

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