東日本大震災の発生以降、企業でも大きな事件や災害への対策が重要視されるようになっています。災害の多い日本では、会社の所在地だけでなく親会社や取引先が被災することも大きなリスクになります。

例えば職場が被災し、付近の交通機関が麻痺してしまうような事態を考えてみます。事前に対策を講じていなければ、スタッフ同士の情報共有すらままならないでしょう。顧客との取引もストップするかもしれません。

こうした状況が長く続けば、備えが少ない会社などは資金繰りの悪化を招きかねませんし、最悪の場合は倒産も考えられます。

災害やパンデミックなどの非常時にも事業を継続していくための計画は、BCP(事業継続計画)と呼ばれます。

日々の業務のなかで災害時の備えに取り組むことは、たしかに簡単ではないかもしれません。

そしてBCPの策定・運用は、日々の業務の改善にも役立ちます。

大手企業だけでなく、人手や資金面が潤沢ではない中小企業も含めて、BCPに取り組むメリットは何かを見ていきましょう。

  • 業務プロセスを見直す機会になり、効率的な方法への改善が図れる

災害時・非常時にも十分対応できるように業務を見直していくなかで、通常時の業務の進め方も一緒に整理できる場合があります。シンプルでわかりやすいプロセスに変えていくことは、新人の育成や指導の効率化にもつながります。

  • BCPの策定・運用を行っている点をPRし、信頼を高めることができる

災害時・非常時の対策を強めていくことは、取引先からの信頼につながる場合があります。災害のリスクが高い地域などであれば特に、こうしたPRは企業のイメージアップに有効でしょう。

  • 業務のデジタル化を進めることができる

BCPの策定・運用は通常、業務のデジタル化とともに進めることができます。なぜならば、デジタル化やペーパーレス化は物理的な損失の軽減につながり、万一のときに情報紛失などの事故が起こりにくくなるためです。

また、コラボレーションツールやクラウドサービスを取り入れることで、たとえ交通機関が麻痺してもリモートワークを許可しやすくなり、場所を問わず柔軟に仕事ができるようになります。

  • スタッフのスキル向上につながる

災害時・非常時への備えを充実させていくことは、スタッフのスキル向上にもつながります。対策を進めていくなかで、スタッフ間の情報共有も進んでいくからです。

突発的なトラブルが起きた際の対応を明確にして共有するなかで、仕事の優先順位が明確になっていきます。災害やテロといった大規模なトラブルに限らず、たとえばスタッフの急な病欠や離職といったイレギュラーな事態にも、スムーズに対応しやすくなるのです。

  • まとめ

BCPの策定・運用は、災害時に限らず、日々の業務の改善にも役立ちます。文書のデジタル化にも大きな効果が期待できます。

例えばドキュサインの電子署名を使えば、契約書や発注書などの大切な文書はデータとして安全なクラウド上に保管されるため、災害による損失や紛失のリスクは大きく軽減します。

先日のブログにも大雪の日の対策としてBCPについて触れましたが、災害とまではいかなくても、雪で通勤が困難なときに無理に出社しなくてもリモートから通常通り業務を進められると安心ですよね。

そのためにも、リモート間のコミュニケーションを円滑にするコラボレーションツールの導入や、業務プロセスのデジタル化などを検討してみてはいかがでしょうか?

いかがでしたか?この機会に貴社の非常時・災害時の対策を一度見直してみませんか?

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