RPAテクノロジーズ株式会社様 ドキュサイン導入事例
RPA + ペーパーレスでさらなる業務プロセスの自動化を実現
国内 No.1 の RPA 事業実績を持つ、RPA テクノロジーズ株式会社。同社の強みである RPA（ロボテック・プロセス・オートメーション）とは、人間がコンピュター上で行っているルーチン作業をロボットが代行する概念、またはそれを実現するためのツールのことです。これにより定型業務を効率化し、コアワーク中心の働き方へとシフトしている同社ですが、ドキュサインを導入し、RPA と連携させることで、RPA の対象外である“紙が必要な業務”のデジタル化が可能となり、業務プロセスの自動化をさらに加速させました。
当時ドキュサインの導入を担当した、営業本部パートナーセールス部 高橋陽氏およびドキュサインと同社製品「BizRobo!」の連携に際し、ロボットの作成を担当したカスタマーサクセス部ダイレクトサポートグループの木村勇斗氏にお話を伺いました。
ドキュサインの電子署名を導入いただいた経緯を教えてください
高橋氏：グローバルで実績がある、Salesforce や Box など他システムとの連携が豊富、などの理由からドキュサインを導入しました。ドキュサインは操作性がよく簡単に導入することができ、弊社製品の BizRobo! と連携させたプロセスの全体設計とシステム化までの時間を含め、契約締結から 1 ヶ月ほどで利用を開始することができました。
電子署名の活用事例を教えてください。またどんなメリットがありましたか？
高橋氏：ドキュサインは弊社 RPA 製品の BizRobo! mini と新サービスの Paper-free の申込書で利用しています。以前は、Excel で作成した申込書を印刷してお客様に郵送し、押印したものを紙またはスキャンした PDF で送り返してもらっていました。その後、お客様の情報をシステムに手入力し、アカウントが発行されるという流れです。ドキュサイン導入後は、お客様が申込みフォームに入力すると自動連携している Kintone にデータが保存されると同時にドキュサインに転送、自動生成された申込書をメールで送信、お客様はオンライン上で押印していただくことができます。
ドキュサイン導入前後の BizRobo! mini の申込フローを比較すると、導入後では多くの工程が自動化されていることがお分かりいただけると思います。これにより、ペーパーレス化が進み、また最大5営業日かかっていたリードタイムも1〜2営業日に短縮されたそうです。また、データの手入力が不要になったことから、打ち間違いなどのエラーの軽減にもつながったとのことです。
高橋氏：もう一つは、検収業務でドキュサインを活用しています。毎月 150 枚ほどの検収書を発行・送信していますが、今までは検収書を印刷して、郵送、そして押印されたものを回収する必要があり、全工程でだいたい 1 週間くらいかかっていました。しかし、BizRobo! で案件リストを作成し、金額や請求書番号、会社名、部門などのデータを（ドキュサイン内の）検収書テンプレートに転記して送信、お客様に押印していただくというフローに変えたことにより、多くの工程を自動化することができました。経理担当者は宛先と請求内容を確認するだけで、作業工程は 1/5 程度まで削減できたと思います。また、全て電子的にやりとりが完了するので回収率が上がり、追跡できるので監査対策にもなります。
今後どのようにドキュサインを活用していきたいですか？
高橋氏：ドキュサインを活用できる場面は多くあると思います。現状は、弊社製品の申込書と検収書で利用していますが、いずれは発注書や NDA、パートナー契約書など、適用可能なあらゆる部分で活用していきたいと思います。
木村氏：社内でドキュサインを使えるユーザーを増やしていきたいと思います。社内でどのように運用していくのかを決めて、どんどん活用していきたいです。
ドキュサインの電子署名は、様々な業界や業種のあらゆる同意・契約で利用することができます。例えば、営業部門では販売契約、提案や見積もり、販売代理店契約など、経理部門では精算書の処理や経費精算、監査の承認などで利用されています。また、電子契約が普及している欧米では、玩具のレンタルやキッズキャンプの申込みなどで保護者の同意や年齢確認に使用されるケースもあり、その使用用途は多岐に渡ります。
ドキュサインでは30日間の無料トライアルをご用意していますので、是非この機会にドキュサインの電子署名をお試しください。
RPA テクノロジーズ株式会社様、インタビューへのご協力ありがとうございました。
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特別ウェビナーのご案内
今回インタビューにご協力いただいた RPA テクノロジーズ株式会社 高橋 陽 氏と弊社ドキュサイン・ジャパン マーケティングディレクター 土肥 渉が、電子署名×RPA で実現するニューノーマル時代の新たな働き方について語る特別ウェビナーを開催します。 「リモートワークしているけれど紙や押印業務のために出社が必要な方」や「電子署名×RPAの連携事例にご興味のある方」、ぜひお気軽にご参加ください。
- 日時：2020年7月31日（金）14:00〜14:40
- 場所：オンライン（Zoomでのライブ配信）