DocuSign eSignature 文書生成機能で、クオリティの高い契約書をスピーディーに作成

皆さんは、署名・捺印が必要な文書を準備するためにどれくらいの時間をかけていますか？多くの場合、適切なテンプレートを見つけたり、Microsoft Word や PDF 編集ツールを使って編集したりと複数のステップを経て、合計10～30分程度はかかっているのではないでしょうか。実際、契約書はワンパターンではなく、相手に合わせた内容や国・地域ごとの条件など個別の情報を反映しなければならないことも多くあります。手作業に頼る従来型のワークフローは、大量の契約が発生した際にそれらすべてを円滑にカスタマイズできる拡張性に欠けています。さらに、関係者はストレスを感じ、生産性が低下し、時間とコストばかりがかかってしまいます。

また、新しい契約書に情報を入力するための対策を講じたとしても、文書の見た目まで整っていることはほとんどありません。フォントが合っていない、文字間隔が一定ではない、文字が重なっている/ずれているなど、皆さんも経験があるのではないでしょうか。文書を送信する前にそれらを手作業で修正しなければ、手抜きでずさんな印象を与えてしまうかもしれません。こうした面倒で手間のかかる文書作成は、従業員の時間を浪費し、ブランドイメージを損なうきっかけにもなります。

DocuSign eSignature 文書生成機能の紹介

ドキュサインの電子署名（製品名：DocuSign eSignature）が署名プロセスに革命を起こしたように、私たちはこの度、従来の文書作成の課題を解決するソリューションを発表できることを嬉しく思います。文書生成機能は、手作業を減らして時間を節約し、電子署名ワークフローから離れることなく、クオリティの高い契約書の作成を可能にします。この機能を使えば、DocuSign eSignature のテンプレートにデータフィールドを動的に挿入して文書をカスタマイズし、標準的なプロセスで簡単に文書を送信して、署名を依頼することができます。

設定方法は簡単です。DocuSign Template Assistant for Word* を使って、文書を送信する前に収集するべき情報がどれかを示す適切なデータフィールドを作成・挿入することができます。収集したデータに基づいて、各コンテンツの表示/非表示を切り替えるよう条件付きルールを設定できるので、ひとつのテンプレートをさまざまな形で使用することができます。一度テンプレートがアップロードされると、組織内の誰もがそれを基に新しい契約書を作成できます。このようにテンプレートを一元管理することで、作成と管理の効率が大幅に向上します。

_{*DocuSign Template Assistant for Word は設定を補助する Word 用のアドオンで、現在、日本語には対応していません。アドオンがない場合でも、文書生成機能をお使いいただけます。}

文書生成機能は、クオリティの高い文書を新たに作成する際の最もシンプルな方法です。主なメリットとして、以下の点が挙げられます。

• 送信ワークフローの迅速化：DocuSign eSignature 内でカスタマイズされた文書をノーコードで作成することができます。また、eSignature API に追加された新機能により、すでにお使いの記録システムから自動的にデータを取得して、拡張性を広げることができます。
• 署名体験の向上：個々の契約書がパーソナライズされ、適切な書式で読みやすく、ブランドに合った体裁になります。
• 実装の簡易化：条件付きロジックにより、ひとつのテンプレートを複数の用途に適用できます。例えば、署名者の居住地がテンプレートに入力されると、DocuSign eSignature はその情報に反応し、その国または地域別の文言を文書に含めるよう設定することができます。
• コンプライアンスリスクの最小化：一貫性のある用語・文体を用い、統一感のある見た目の文書を作成することで、その場しのぎのコピーを最小限に抑え、法規制や業界標準への準拠を支援します。

パーソナライズされた文書の作成を、よりスピーディーに、より簡単に

案件に応じて数多くの契約書を作成している事業部門では、例外なく、DocuSign eSignature の文書生成機能で業務を効率化することができます。また、業種や部署を問わず、以下のようなさまざまなシーンで活用していただけます。

• 人事部門：ブランドにマッチした入社関連の書類、信頼性の高い雇用通知書、社員ごとにカスタマイズが必要な社内文書/通知など
• 教育機関：学生向けの助成金/奨学金の申請書類、寄附したことを証明する書類など
• 金融サービス：ローン契約、保険の申込み書類など

契約書の準備にかかる時間を節約すると同時に、署名体験を向上させる文書作成機能。対象プランや活用法につきましては、弊社営業担当までお気軽にお問い合わせください。

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_{※本記事は「Create Professional Contracts Faster with Document Generation for eSignature」の抄訳となり、日本向けに一部加筆修正しています。}