電子署名で先端的研究をサポートする慶應義塾大学 湘南藤沢事務室 学術研究支援担当

慶應義塾大学とドキュサインのロゴ

神奈川県藤沢市に所在する慶應義塾大学のキャンパスのひとつ、湘南藤沢キャンパス(SFC)。約10万坪ある広大な敷地には、総合政策、環境情報、看護医療の3学部と、政策・メディア、健康マネジメントの2研究科、慶應義塾湘南藤沢中等部・高等部が設置されており、最新の技術と豊かな自然が調和した環境と充実したキャンパス・ネットワーク・システムにより、塾生、教職員間の活発なコミュニケーションが図られています。

“先端的研究の遂行と研究成果の社会への還元”をミッションとするSFC研究所において、各種研究やインキュベーション支援等を行う湘南藤沢事務室 学術研究支援担当(以下、「SFC学研」)では、早い時期から電子化に取り組んでおり、現在では民間企業との研究契約書や海外大学との協定書、秘密保持契約書(NDA)、覚書など多岐にわたる合意・契約文書でドキュサインの電子署名を活用しています。SFC学研所属の佐藤亮介氏は「研究室から『海外から電子で契約書が送られてくるケースがあるので日本でも利用できないか』という相談があり、またSFC学研でも契約業務の効率化を検討していたことから、電子署名の検討を始めました」と導入経緯について振り返ります。

2019年10月に電子署名の利用を本格的に開始したSFC学研。それ以前は契約書ワークフローはほぼ紙で運用しており、印刷して製本、署名捺印し、相手方へ郵送、さらに返送された署名捺印済みの契約書をPDF化して保存していました。マニュアル作業も多く、また契約書を物理的にやり取りする必要があるため、契約締結までに1~2週間の期間を要していました。しかし、このプロセスを電子化することにより、平均して2~3日で契約が締結できるようになり、早ければ1時間で完了することもあると言います。佐藤氏は電子契約のメリットとして「契約手続きの迅速化」を挙げ、「印刷・製本・郵送といった事務作業を大幅に削減することができ、業務効率が上がりました。契約ごとのステータスをドキュサイン上でリアルタイムに確認できるのも便利です。また、海外との契約の場合、郵送代や契約締結の期間は(契約相手が国内の場合に比べて)倍以上かかっていましたが、電子化により大幅にコスト削減・効率化が実現できています」と話します。

数ある電子署名ソリューションの中からドキュサインを選んだ理由について、佐藤氏は世界標準のセキュリティを備えている点を評価しつつ、「『文書を印刷して署名』できる機能があったので、契約相手にとって受け入れやすいことが決め手となりました」と語ります。送信者が本機能を有効にすることで、署名者は署名した紙の文書をアップロード、またはFAXで返送することができ、署名する側の(従来の紙で契約する)ワークフローを変えることなく、電子契約を取り入れることができます。

最近では別のキャンパスや学部・研究室からの電子署名に関する問い合わせも増えてきていると話す佐藤氏。今後、大学全体でDXがさらに進んでいくことが期待されます。

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筆者
Shinya Abe
Area Vice President
公開
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