人事担当の方々はお忙しい方が多いです。人材不足は進み、どの企業も優秀な人材の確保に悪戦苦闘をしています。やっとのことで、書類選考から面接と進み内定が決まったとしても、今度は入社手続き書類を作成して郵送しなければなりません…。大変です。そこで活躍するのが、企業に代わって優秀な人材を紹介する「人材紹介会社」です。ダイレクトリクルーティングが流行しているとはいえ、おそらく多くの企業で利用されていると思います。
人材サービス産業の市場規模は全体で右肩上がりに成長しており、その中で、人材紹介会社は国内で17,823事業所も存在します。(※) 実はこの数、大手コンビニエンスストアさんの国内店舗数よりも多いのです。これに、人材派遣会社や求人広告などの企業も合わせると…とてつもない数になります。
そこで今回ご提案するのは、「人材紹介会社さん、クライアントや候補者のためにも契約書を電子化しませんか?」です。契約書を電子化することで、人材紹介会社、人事担当、候補者にどんなメリットがあるのか考察します。
※出典:厚生労働省「平成 21 年度職業紹介事業報告書」上記は無料職業紹介事業を含まない有料職業紹介事業の数値
■人材サービス会社
まずは実際にどのような文書が電子化することで、効率化を図れるのかを見ていきましょう。
・クライアント企業との契約や利用申込書、請求書、NDA、個人情報の取り扱いの同意書
・候補者との各種同意書や利用申込書
これらの文書を電子署名により電子化することにより、以下のメリットが享受できるようになります。
・多忙なクライアントがいつでもどこでも、文書の確認、承認、署名ができる上に、印刷や郵送の必要もないので、完了までのプロセスがスピードアップし、失注を防げます。ゆえに案件数が増加したという報告も多数あります。
・オンライン会議と合わせて、忙しい候補者とも申し込みから面談までをオンラインで完結できるため、候補者およびクライアント企業双方へ、素早く提案できるようになります。スピードで競合の人材サービス企業に勝てるようになるので、機会損失を防げるというわけです。
・完了済み申込書の管理がより安全に、簡単になります。
これだけの数が存在する人材サービス産業。契約書を電子化することで、他社との差別化になっているという声も届いています。人事の皆さんは常に優秀な人材を求めているとはいえ、もしかしたら、人材を紹介してもらう前の「利用申込み書」を書くのが後回しになっていたり、印刷や郵便などの手作業が回らずプロセスに時間がかかってしまう可能性もあります。ドキュサインの電子署名で簡単に利用申し込みできることで、クライアントの満足度も向上して、新規の申込みが増えて、売上UPにつながるかもしれません!
従来の紙のプロセスでは契約完了まで2週間かかっていたのが、その日のうちに完了したという事例もありますが、これも電子署名ならではのメリットですね。実際に弊社のお客様では、株式会社パソナ様がドキュサインをご利用いただいております。効果としてはオペレーションを劇的に効率化、数億円の単位でコストを削減できたとのこと。これは驚きですよね。
Salesforceとドキュサインを連携し、お客様アカウント開設の際にSalesforceから「契約内容確認書」を作成し、お客様ににクラウド上で入力、申請してもらうというプロセスを構築することにより、入力漏れや記入ミスに起因する手戻りがゼロとなり、スムーズな派遣手配が可能になったと評価いただいております。
■人事担当者
上記を踏まえて、企業の人事部側のメリットも見ていきましょう。
・人材サービスの申し込みが簡単になります。メールで同意書・契約書が届くので、隙間時間に場所を選ばず対応ができてしまいます。返送時にわざわさ郵送しなくてもよいというのもうれしいですね。
・自社採用通知や入社手続きの文書でもドキュサインの電子署名を使用すれば、優秀な人材に素早くオファーできる上に、入社手続きのやり取りが格段に楽になります。さらに、多数の候補者とのやり取りに、一括送信機能を使えば大幅に手間が省けますね。
・個人情報を取り扱う契約書、同意書の管理が安全に行うことができますし、いつどこで誰が署名したかという正確な履歴が電子的に残るので、コンプライアンスの向上にもつながります。
ある企業では、採用活動の際、海外在住者にスカウトメールを送信して、オンライン会議で面接したところ、とても優秀な候補者だったので、すぐオファーレターをドキュサインで送り、当日中に採用が決まったそうです。電子署名を活用することで、従来の「紙」の契約書よりも、簡単で業務効率化が向上するうえに、格段に安全な文書管理できるという、一石二鳥・三鳥なメリットをご理解いただけたでしょうか?
■候補者
・人材紹介会社や企業との申し込みや入社手続きが、いつでもどこでも、デバイスを選ばず完結できる
・相対的に入社までのスピードが上がり、希望の企業への入社が早まることも。
筆者も入社するときはドキュサインの電子署名でオファーレターが送られてきました。スマートフォンからすぐにオファーレターを確認し、サインできたことや、入社手続きにかかわるすべての契約・同意書の入力や署名作業がスマホで完結できることに感動したのを覚えています。現職と平行して転職活動されてる方も多い中で、少しでも手間がなくなった方がいいですよね。
HRテックが脚光を浴び、人材サービス企業や人事部の業務のデジタル化が進む中、最も基本的な文書のやり取りから改革の一歩を踏み出すのも手かもしれません。
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