本日のブログでは、ドキュサイン社員が語る自社の電子署名DocuSign eSignatureの便利な使い方を紹介します。日々使用する中で感じているメリット、つまりドキュサインの電子署名を使ってよかった、こんなことに効果があるといった感想についても併せて紹介します。
以下に、ドキュサイン・ジャパン社員にSlack(コラボレーションハブ)とPolly (設定も集計も簡単にできてしまう超便利アンケートツール)を使ってアンケートを取った結果をまとめましたので、さっそく部署ごとの使い方を見ていきましょう!
 
営業部
営業部の場合、商談がまとまり、導入決定後にDocuSign eSignatureを利用して契約締結することで、前職で電子署名を使っていなかった頃より契約関連作業を効率化することができているというコメントが圧倒的に多かったです。
例として最も印象的なコメントを紹介します。
「前職で紙ベース行っていた契約のプロセスは、完了まで2週間かかっていたけれども、ドキュサインの電子署名は最短で即日契約が完了することができるので、自身の作業効率が高まるだけではなく、お客様にかかる作業負荷も最小限に抑えることができるのがうれしい。」
Salesforceと連携しているので、顧客情報を入力し直す手間が省けるので、シームレスに契約書を発行し、送信することができます。
紙を印刷し、郵便を送り、署名済み文書を返送してもらい、複製を取りファイリングをするなどの作業工程が省かれ、いつでもどこでもどんなデバイスでも送信、署名できるのでスピーディーに契約が完了できるのです。そのため、失注も防ぐことができるという声も頻繁に耳にします。
また、営業ディレクターより、「営業担当者がオーダーフォームをお客様に送ったかどうか、お客様がエンベロープを開いたかどうか、署名完了済みか、といったステータスをSalesforce上で確認できるので、マネージメントの立場としても組織内の案件管理を詳細に行えるようになった。」というコメントもありました。
王道な使い方ですが、弊社営業部からは、「この便利さを一度味わうとドキュサインの電子署名がない時代には戻れない!」という声が上がるほど、重宝されています。 営業部のマストアイテム、DocuSign for Salesforceについてはこちらをご参考くださいね。
紙ベースと電子署名の契約フローの違い
マーケティング部
新規ベンダーや代理店を結ぶNDAや発注書でDocuSign eSignatureを利用しますが、営業部と同様に紙ベースで同様の作業を行っていたころより、大幅な時間短縮(紙ベースで2週間かかっていたのがたったの3日に!)につながっているようです。ベンダーさん指定の書類で捺印が必要な場合でも登録している自身の印影や、日本独自のサービスとして展開している、シヤチハタのDocuSign eHankoからネーム印や日付印などの種類から電子印のイメージを選んで捺印することもできます。
これは便利ですね。ちなみに印影のイメージを傾けて、お辞儀をしているように見せることも可能です。このように日本の様々な商文化を機能に反映しているので、「かゆいところに手が届く」というフィードバックをくださったお客様もいらっしゃいます。
また、社内で予算申請の稟議を上げるときにも利用していますが、時間がかかっている場合、どこで稟議が止まっているのか一目瞭然なので、リマインドをしたり、質問がないか確認したりすることができるので、承認までのプロセスがスムーズです。
休暇中は署名者を変更することができるので、ビジネスと止めることなく、社員のワークライフバランスを守れるのは心強いですよね。
インサイドセールス部
ドキュサインの電子署名を使って、毎月の各チームメンバーのパフォーマンスレビューを行ったり、各自に次月の目標を署名付きで正式にコミットしてもらったりしています。目標とする数字を前に、毎月自身でサインすることで気合がしっかり入るようです。
社内のトレーニングの修了書にも使われているんですよ。これらを長期の人材育成計画や昇進申請するときにこの資料を役立てています。
事業開発部
新規パートナーとの契約やNDAの締結、各種同意書にDocuSign eSignatureを使っています。 自身や上司が出張していても、出張先で署名対応ができたことで滞りなく契約プロセスを完了できたとのこと。
やはりここでも社内でプロセスが止まっている場合、署名者のステータスが確認できるのが助かるという意見がありました。ステータス確認はどの部署でも重宝されている機能のようです。確かにどこで誰が止めているのかわからないと、電話やメールでステークホルダー、ひとり一人に確認するのは至難の業ですよね。最悪の場合、稟議を上げなおさなければならないかもしれません。ドキュサインの電子署名ならその心配は一切ありませんよ。
その他部署をまたがるコメントとして、多く上がったのが入社時の内定通知書の受領や雇用契約がすべて紙ベースで行っていた前職と比べて格段にスムーズに完了できるようになったという意見です。
スマートフォンで入社にかかわる資料を確認から署名/捺印まですべて30分で終了したという声も。また旅行中に入社までに必要な手続きすべて自宅に戻ることなく、スマートフォンで完了したことに感動したという声もありました。
一方で新入社員を迎える人事部側も、同じタイミングで入社する社員全員に一括で文書を送ることができるうえに、誰がまだ署名を完了していないのか一覧で確認できるのもうれしいですよね。ステータスを確認し、レスポンスが遅いときに、質問はないか個別に対応したり、入力に誤りがあるときは、該当箇所にコメントをすることもできますよ。
弊社のお客様の中でも、新入社員が多く入社する季節には、必ず資料準備から郵送、返送資料の確認、完了文書ファイリングまで、人事部総出で長時間残業をし、作業を黙々と行うという悩みを多く耳にしますが、このように電子署名に置き換えることで、新入社員と人事部双方の無駄な作業を削減することができるのです。
いかがでしょうか?実はまだまだ語り切れていない、ドキュサインならではの使い方も多く報告されているので、近々改めて第二弾をブログにまとめたいと思います。
以下のチャート、一般的にどのような部署で、どんな使い方をされているのか、まとめています。電子署名にご興味を持たれた方は、こちらをご参考になり、御社ならではの使い方を模索してみてくださいね。意外な部署やタスクの効率化が図れるかもしれません。
業務ごとの合意_稟議‗契約の例
(上記の使い方について詳細が知りたい方もぜひご連絡ください!)