契約書は郵送で送るべき? 法律で定められた「正しい送付方法」を解説

日本の赤い郵便ポスト

「契約書の正しい送付方法」があることをご存知でしょうか。「正しい」といっても、慣習やビジネスマナーに準じているという意味ではありません。契約書には、れっきとした法律で定められた送付方法があるのです。そこで本記事では、契約書の送付方法の根拠となっている法律を紐解き、具体的な送付方法について解説していきます。

契約書=信書。信書を送達できるのは特定の事業者のみ

総務省のウェブサイトでは「信書の送達についてのお願い」という文章が公開されています(※1)。その内容を要約すると、「信書」の送達は、日本郵便株式会社(以下、日本郵便)及び総務大臣の許可を得た特定事業者(信書便事業者)のみが認められており、それ以外の者の送達は、郵便法第4条違反の可能性があるというものです。

ここでいう「信書」とは、ある特定の文書の形式を指します。信書の定義は、先に挙げた郵便法第4条で規定されており、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書」のことです。はがきや手紙など、差出人が特定の相手に何らかの意思を伝えるために送付する文書は、信書に該当することになります。また、総務省は「信書に該当する文書に関する指針」というパンフレットのなかで、信書の具体例を列挙しており、そのなかで契約書も該当すると明示しています(※2)。つまり、契約書は信書に該当するため、日本郵便または許認可を得た特定の事業者しか送達できない文書なのです。

契約書を特定の事業者だけが送達できる理由は?

なぜ、すべての事業者が自由に信書を送達できないのでしょうか。郵便法第1条には、その法律の目的として「(郵便を)なるべく安い料金で、あまねく、公平に提供することによって、公共の福祉を増進すること」と記されています。(※3)

信書の送達とは、国民の基本的な通信手段であり、公共の福祉に資する事業です。そうした事業は「なるべく安い料金で、あまねく、公平に提供」される必要があることから、許可制度などを通じて、事業者の範囲を明らかにする必要があります(※4)。事実、総務省のウェブサイトでは許認可を受けた事業者が公開されています(※5)。契約書を送達できる事業者が限定される背景には、こうした国民の通信に関する基本的な権利が深く関わっているのです。

レターパック、書留など、契約書の送付に利用される郵便サービスを紹介

では、契約書は具体的にどのような方法で送付すればよいのでしょうか。日本郵便は、信書を送ることができるものとして、第1種・2種郵便、レターパック、スマートレターといったサービスを指定しています(※6)。例えば、日本郵便のレターパックは、A4サイズ・4kgまでを全国一律料金で送ることができるサービスで、信書の送付が可能です。郵便局やコンビニなどで専用パックが購入でき、郵便ポストからも送付可能といった手軽なサービスであることから、契約書の送付方法としてもしばしば利用されています。

また、一般書留や簡易書留などの書留も、契約書の送付に利用されています。書留はレターパックと異なり、郵便物が破損したり、届かなかったり場合に、実損額が賠償される(簡易書留は原則上限5万円まで)というメリットもあるため、印紙代が高額にのぼる契約書を送付する際などには、書留を利用するのがよいでしょう。

電子契約の導入で、契約書の送付にかかるコストを大幅削減

一方で、送付のコストを悩ましく思う方も少なくないかもしれません。企業活動を続けていれば、契約書の発行は半永久的に発生する業務です。そのたびに、送料や印刷・製本の手間がかかるとすると、そのコストは莫大です。

また、ニューノーマル時代における、テレワークの推進、非対面・非接触の推奨、不要不急の外出自粛などを鑑みれば、契約書を送付するために郵便局やコンビニなどへの立ち寄りはなるべく避け、他の手段で契約書を交わすのが賢明と言えるのかもしれません。受け取る側にとっても、毎日オフィスに出社しているとは限りませんので、最適な方法とは言えないでしょう。

このような悩みを解決するのが電子契約です。紙の契約書を送付する必要がない(※7)ため、印刷・製本の手間や、送料、印紙税などの諸経費が不要になります。時間や場所に縛られず、デジタル上で契約を交わせるため、送付に比べ、大幅に契約手続きを迅速化できます。

さらに、契約書の管理コストを抑制できるもの電子契約のメリットです。従来であれば、紙の契約書を整理・保管していたところ、電子契約を導入すれば、オンライン上に過去の契約書を蓄積でき、管理にかかっていた手間や保管スペースを削減することができます。そのほかにも電子契約の導入によるメリットは数々存在しています。あわせて『電子契約サービスを使う5つのメリット』もご覧ください。

いかがでしたか。これまで、契約書の送付方法についてあまり意識してこなかった方もいるかもしれません。コンプライアンス遵守が叫ばれる今、“うっかり法律違反を引き起こしてしまった”ということのないよう、安全に契約を締結する方法として電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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注記:

筆者
Tomohiro Adachi
Content Marketing Manager
公開
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