電子署名がリモートワークに効果的な理由

電子署名がリモートワーク に効果的な理由

本ブログはドキュサイン(英国)の以下のブログの抄訳になります。

How to quickly enable eSignature to support remote working

 

リモートワークはこれまでになく導入の機運が高まっています。リモートワークの利点は大きいものの、一方で組織内のワークフローやコミュニケーションに影響を与える可能性もあります。これは特に、従来の署名捺印(日本では紙とハンコ)に依存している場合に当てはまります。その結果、ビジネスのスピードが低下し、コスト増や顧客、従業員から不満が生じてしまうことも考えられます。

DocuSign eSignature(ドキュサインの電子署名)のような電子署名ソリューションをビジネスに統合することは、承認プロセスを合理化し、他の組織、従業員、顧客とのコミュニケーションを簡素化することを意味します。リモートワーカーにとって重要なことは、世界中のほぼどこからでも、あらゆるデバイスから署名したり、文書を返送したりする自由があることです。

電子署名とは?その使い方は?

電子署名を使用するとオンライン上で署名ができるため、  紙の文書にハンコ(印章)による押印・捺印、また自筆の署名をする必要がなくなります。電子署名は、顧客やサプライヤー、また従業員と締結する契約で容易に取り入れることができます。また、紙とハンコと同様に、署名者が文書に記載されている内容を受入または同意し、証拠としての効力があり、また安全であることを証明します。

ドキュサインの電子署名は、業界、地域、組織の大小を問わず利用されており、法的文書、不動産契約、人事文書など、さまざまな契約書に使用できます。

また、ドキュサインの電子署名では次のことができます。

  • 他のアプリや文書管理システムと統合する
  • 既存のテンプレートを使用する
  • DocuSign Identify を使用してお客様の身元を確認する

 

なぜ電子署名はリモートワークに効果的なのか?

  • 時間管理と効率化:現代のビジネスでは、多くの分野でスピードが求められています。電子署名により、事務処理の量が削減され、顧客や従業員が署名した文書をより迅速かつ効率的に受け取ることができます。また、ビジネスオペレーションの速度低下に繋がるようなエラーの可能性も低減します。
  • 利便性:グローバル化によって、世界中に顧客や取引先、従業員を擁する企業は増えています。そのため、誰にでも、どこからでも、適切な時にオンライン上で署名できること、つまりドキュサインの電子署名を利用することは理にかなっています。署名した文書は、出先からでもスマートフォンやタブレットを介して迅速かつ安全に送り返すことができます。母国語ではない言語で送信することもできますので、もはや海外とのやり取りでもコミュニケーションの問題はありません。
  • 安全で安心:契約書には、個人情報や機密性の高いデータが含まれていることがあります。そのため、安全かつ安心して文書の送受信ができることはとても重要です。雇用契約、秘密保持契約(NDA)、販売契約のいずれであっても、電子署名なら機密文書を暗号化し、郵便サービスやファックスなど従来のコミュニケーションツールに依存する必要はなくなります。
  • 法的拘束力:DocuSign eSignatureを使用すると、国・地域を超えた複数の当事者が法的に有効な方法で契約を締結できます。DocuSign eSignatureは日本でも適法であり、ヨーロッパにおける電子IDおよび信頼サービスに関するEU規則No 910/2014(eIDAS規則)、および米国連邦ESIGN法とUETAを含む国際法と法令にも準拠しています。
  • 明確なデジタル監査証跡:新しいプロセスを実装すると、混乱が生じることがしばしばあります。しかし、電子署名はすでに使用されている多くのシステムやアプリケーションと統合することができるという利点もあります。多種多様な形式で文書を作成することができ、また普段利用しているファイル共有サイトにアップロード、いつでも簡単にアクセスすることができます。

 

電子署名をはじめるには?

電子署名は、送信者と署名者の双方にとって利便性の高いソリューションになり得ます。アカウントを作成すれば、ダッシュボードから簡単に文書の送信、署名、追跡を行うこともできます。(署名者のアカウント作成は任意になります。)

また、ビジネスで電子署名を取り入れることは複雑で難しいことではありません。署名プロセスの電子化は、リモートワークにおいても効果的であり多くのメリットが得られるため、電子署名の利用はごく当たり前のことになっていくでしょう。

ドキュサインでは30日間の無料トライアルを用意しています。この機会に電子署名をはじめてみてはいかがでしょうか

 

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