【ドキュサインの管理方法】ユーザーの管理について

今回のブログでは、DocuSign eSignature(ドキュサインの電子署名)におけるユーザー管理の方法をご紹介します。DocuSign eSignatureでは、アカウントの中にユーザーが作成されることになります。このユーザーが権限によってアカウントの管理を行ったり、エンベロープのやり取りを行います。

ドキュサインにおいて、ユーザーはグローバルで一意にメールアドレスで認証されます。ドキュサインのアカウントに作成されたユーザーはそのユーザー毎にプロフィールをもっており、プロフィール情報にはユーザーの名前、メールアドレス、会社名と役職、住所と電話番号などの個人情報や、パスワードや二段階認証の設定、ログイン履歴などのセキュリティ情報、アクセス許可したアプリケーション、登録した署名、印鑑、地域と言語の情報が含まれます。

ドキュサイン アカウント管理1

ユーザーは管理者によって作成(プロビジョニング)されます。ユーザーは一件づつ管理者が作成することもユーザープロフィールや権限も含めてCSVによる一括作成も可能です。シングルサインオンを利用していればジャストインタイムプロビジョニングでIdPにログイン時にオンデマンドで作成されます。

ユーザーは複数のアカウントに所属することができます。複数アカウントに所属する場合は、それぞれのアカウント毎に権限も持ちます。また、デフォルトアカウントの設定が可能で、Webアプリにログインするとデフォルトアカウントの画面が表示されます。デフォルトアカウントにそのユーザー宛に送信されたエンベロープが送られます。操作するアカウントはWebアプリケーションから切り替え可能です。

ユーザーは管理できるエンベロープはそのアカウントの中に閉じられます。アカウントの管理者は、そのアカウント内に所属するユーザーのエンベロープすべての管理が可能になります。

ドキュサイン アカウント管理2

また、ユーザーには権限プロファイルと、グループの2つの属性があります。権限プロファイルはそのユーザーのアカウント内での権限です。権限は管理者、送信者、受信者とカスタムの権限セットが作成でき、アカウント内のユーザーに対して一つ割り当てられます。

ドキュサイン アカウント管理3

グループはユーザーの管理目的に使用するユーザーの集合です。グループは以下の目的で使用します。

  • テンプレート共有の範囲
  • 所有権の転送ルール
  • ブランドの共有
  • グループレポートの作成
  • 印鑑の管理

ユーザーはデフォルトで全員というグループに所属します。管理者は管理者グループにも所属します。管理者がカスタムのグループを作成し、ユーザーは複数のグループに所属することができます。なお、グループは上記の目的で利用しますが、アカウント内のエンベロープの管理権限の設定範囲とは異なります。エンベロープの管理権限を分離したい場合は、サブアカウントを作成します。

以上、ドキュサインアカウントでのユーザーの管理方法について紹介しました。適切なユーザー設定により管理の効率化とセキュリティを考慮した運用をしていただければと思います。なお、署名するだけの人であれば必ずしもドキュサインアカウトにユーザーを作成する必要はありません。

 

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