グループアドレスのちょっと便利な使い方

ドキュサインでグループアドレスを使う方法

電子署名を導入する際によくある質問が、「グループメールアドレス(共有メールアドレス)は使えますか?」です。

答えは「(アプリケーションとしては)使えます」。ただ、グループアドレス宛にエンベロープを送った場合、電子署名を行うと“グループアドレス内の人が署名をした”という記録が残ります。この場合、誰が署名を行ったかの確認が難しくなりますので、それを回避つつ、実際にドキュサインにおいてどのようにグループアドレスを活用したらよいかをお話したいと思います。

グループアドレスの活用 1

署名者の「文書のコピーを受信」(CC)にグループアドレスを入れる

ドキュサインのエンベロープを送る際、CCに(署名者を除く)グループアドレスを入れれば、そのエンベロープが送られたこと、もしくは完了したことがグループアドレス内の全員に通知されます。

グループアドレスの活用 2

署名者の宛先にグループアドレスを入れ、その後受け取った誰かが実際に署名する人に「別の署名者に割り当てる」機能を使って転送する

この場合、グループアドレスに届くことにより特定のメンバーが休みなどで署名できない場合も、権限のある適任者が拾って署名を処理することができます。結果はグループアドレスに共有されます。

グループアドレスの活用 3

エンベロープの署名者のワークフローで、「受信者の指定」の役割を設定した上でグループアドレス宛に送る

2の応用例で、グループアドレスで受け取った人は必ず誰かを署名者に割り当てる行為を強制できます。2は誤ってグループアドレスで署名することを防ぐことができます。(注:本機能はご契約のライセンスによってはご利用できません。詳細については担当アカウントマネージャーもしくは営業までご連絡ください)

受信者情報の入力(ドキュサインの使い方)

また以前解説したとおり、エンベロープへのアクセス権はそのエンベロープの署名ワークフローに含まれる人になります。そのため、CCにグループアドレスを入れておけば、そのグループアドレス内の人はドキュサインのアカウント(にユーザー登録)がなくてもエンベロープにアクセスできますので、署名者個人が退職した場合などに有効です。

ドキュサインのエンベロープの中の署名者ワークフローには、自社だけでなく他社側のワークフローも取り込むことができます。しかし、取引先毎に設定があったりと煩雑になるケースもありますので、こういったグループアドレスをうまく活用することで署名者側も便利に利用できるかと思います。

 

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ドキュサインジャパン大串昌央
筆者
Masao Ohkushi
Senior Sales Engineer
公開
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