テレワークをはじめよう!でも紙の業務はどうする?

テレワークと紙の業務

働き方改革BCP(事業継続計画)の策定が叫ばれている今働き方の一つとしてテレワークを導入する企業は増加傾向にあります日本テレワーク協会は「テレワークは情報通信技術ICT = Information and Communication Technologyを活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」と定義しており、働く場所によって「自宅利用型テレワーク(いわゆる在宅勤務)」モバイルワーク」そして「施設利用型テレワークサテライトオフィス勤務等)」の3種類に種類に分けられます。

テレワークの効果として、事業継続性の確保、生産性の向上、ワークライフバランスの実現、雇用創出・人材確保などが挙げられますが、テレワーク導入の壁となりうるのが紙の業務。署名捺印やオフィスで保管している書類を確認するためにどうしても出社しなくてはならない、ということも多いのではないでしょうか。

しかし、電子署名を取り入れることで紙の業務をデジタル化、つまりリモートワークでも対応が可能になるかもしれません。今回は、シームレスなテレワークを実践するために、どのように紙の業務と向き合えばよいのか考えてみましょう。

デジタル化できる紙の書類をリストアップしてみよう

まず把握しておきたいのが、「自身の会社や部署でどのくらい紙を使った業務が発生しているか」ということです。例えば、営業なら受発注書や契約書、人事なら入社・退社に関わる書類、経理の場合は請求書などが考えられます。また、プロジェクトを立ち上げる際や決済など、社内承認を得るための稟議書も含まれます。

会社や部署によって文書の種類は異なりますので、デジタル化を検討している文書をリストアップしてみましょう。例えば、下のような場面で紙の文書が存在するのではないでしょうか

ありとあらゆるシーンで使われている電子署名
ありとあらゆるシーンで使われている電子署名

リストアップをする際、その文書「なぜデジタル化が必要なのか」「誰が作成/承認/署名しているか「どのようなワークフローなのか」「どこに保管・保存しているか」などのように、5W1Hの観点からデジタル化の実現性について考えてみるとよいかもしれません。

例えば、マーケティング部がエージェントとの間で交わしている秘密保持契約書(NDA)をデジタル化する場合、下記のように書き出せるのではないでしょうか。

  • 短期間でブランド認知度を上げることが目標、そのために複数のエージェントとの契約をスムーズに進めたい
  • プロジェクトリーダーが法務部にNDAの作成を依頼し、部長が承認、エージェントにNDAを郵送し、エージェントが署名捺印したNDAを返送、社内システムにエージェント登録を行った後、法務部で原本を保管という流れで、リードタイムは約2週間
  • 人員が限られているため事務作業が後回しになりがち、さらに部長はオフィス不在のことが多く承認に時間がかかっているという点が課題

理想としては「準備」から「署名・捺印」「実行」「管理」まで全ての業務プロセスをデジタル化することですが、中には紙の文書がどうしても必要というケースもあるかもしれません。例えば、「管理」は紙で行いたい場合、オンライン上で全ての署名捺印が完了した後に印刷して管理するという方法が考えられます。完全なデジタル化ではありませんが、今まで複数の担当者が繰り返し行ってきた「印刷して署名捺印(時にはスキャン、郵送も含む)」という作業を省略し、一つの文書当たりの工数を減らすことができますし、テレワークでオフィスに出社しない場合でも業務の流れを中断させることはありません。

契約ワークフロー

日本での契約において電子署名は適法ですので、販売契約書や秘密保持契約などの法人間の商取引契約、人事関連文書、消費者関連の契約書、一定の不動産関連文書などで利用できますが、一般的に適切ではないケースもあります。詳しくは「電子署名の適法性」に関するブログをご覧ください。

また、電子契約や電子署名をどのように導入できるか?についてのご相談は、弊社の営業担当までお電話(03-4577-9801いただくか、メールフォームよりお問い合わせください。

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電子署名を試してみよう

どの文書で電子署名を取り入れるか、また導入後のワークフローはどのようになるかをイメージできたら、早速電子署名を使ってみましょう。とはいえ、いきなり署名捺印が必要な全ての文書デジタル化、というのはハードルが高いかもしれません。ドキュサインを導入している企業の中には、まずは一部の部署や特定の文書から試験的に電子署名を導入していくという事例もあります。テスト導入を行うことで課題を見つけ、それらの知見を活かして効果的に範囲を広げていくことができます。

また、電子契約や電子署名に関して取引先(または社内の関係者)が理解を示さない、という声もしばしば聞かれます。その場合は、どんな点に懸念があるのかしっかりヒアリングを行い、懸念点を一つずつクリアにしていくことが大切です。

日本ではどのような企業がドキュサインの電子署名を導入し効果を上げているのかをご紹介した「ドキュサインお客様導入事例」も合わせてご覧ください。

ドキュサインの電子署名は30日間の無料トライアルもありますので、送信者・受信者として実際に使ってみることをお勧めします。受信者はアカウントを作成する必要はなく、またパソコン以外にモバイル機器でも確認・署名することができます。実は使い始めるととても簡単なのですが、新しいツールやソフトウェアはなかなか受け入れられないこともあります。ドキュサインでは使い方ガイドも用意していますので、それらのリソースもぜひ活用してみてください。

ドキュサイン基本機能の説明

Remote video URL

 

ドキュサインの署名方法

Remote video URL

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まとめ

紙の業務が障壁となりテレワークが導入できない、と言う声もしばしば聞かれます。前提として、自宅などオフィス外で使うパソコンの支給、インターネット環境の整備、社内ネットワークへのアクセスなど準備すべきことはありますが、これさえ揃っていれば、すぐに電子署名を導入し、場所にとらわれない柔軟な働き方を実現することができます。

現状どのような紙の業務があるのかを把握し、いざと言う時に備えて「紙の業務のデジタル化」を検討してみてはいかがでしょうか。

 

参考:一般社団法人 日本テレワーク協会 

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