弁護士に聞く!電子契約でも代理署名・代理押印は可能?

代理押印する人

電子署名の導入を検討している方からよくある質問のひとつとして、「電子署名の適法性」が挙げられます。日本において、電子署名は法的に認められており、一部の文書を除き、契約書や同意書、申込書など、さまざまな文書で利用することができます。2020年9月には、総務省、法務省、経済産業省の3省庁より電子署名法第3条Q&A(利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A)が発表され、またデジタル改革関連法等の整備も進んでおり、電子署名の使用可能な範囲はますます広がっています。

「電子署名の適法性」について考える時、電子署名がなされた文書の法的効力はもちろん、法律を遵守した形でどのように運用し、リスクを回避するべきかという点も重要になってきます。その中で、よく話題にあがるのが「代理署名」や「代理押印」についてです。日本ではハンコ文化が根付いており、権限移譲された社員が代理で社印を押印したり、代表者から権限を譲り受けた社員が、代表者の名義で契約を締結するのが一般的な実務となっています。

「代理署名」とは読んで字のごとく、本人の代わりに署名をすることで、多忙な代表者本人に代わり、手続きの責任を委任された人が署名や押印を行えるため、迅速な処理および効率的な進行が可能となります。

信頼性や健全性などを考慮すると、本来であれば署名・押印といった行為は本人が行うべきですが、契約を締結するたびに代表者に署名や押印を求めることは現実的に難しい側面もあります。とりわけ、大企業になると取引の数が多く、署名や押印をするだけでも大きな負担となってしまいます。そうした中、代理署名を採用することで、代表者は本来の事業運営に関わる業務に専念することができるようになります。

一方、確認不足などにより、契約締結後に押印をした担当者が無権限者であったことに気付き、トラブルに発展するケースもあります。特にハンコは使い回すことができるため、無権限者でも容易に押印できてしまいます。

代理署名は紙やハンコをベースとした合意・契約プロセスでは一般的に行われていますが、電子署名を利用した場合はどうでしょうか。また、代理署名が根付いている企業文化のなかで、スムーズに電子契約化を進めるためにはどのようなポイントを押さえるべきなのでしょうか。

今回新たに公開した資料『電子契約における代理署名・代理押印』では、ドキュサイン・ジャパン主催のイベントから、電子署名の適法性に関するパネルディスカッションの内容を「代理署名」にスポットを当てて紹介します。また、イベントの収録動画はオンデマンドでご視聴いただけます。こちらからご登録の上、資料とあわせてご覧ください。

登壇者(社名順)

  • AsiaWise法律事務所 代表弁護士 久保光太郎 氏
  • アンダーソン・毛利・友常法律事務所 スペシャルカウンセル弁護士 宮川賢司 氏
  • 米国IT系企業 法務本部長・弁護士 渡部友一郎 氏
  • 『リーガルオペレーション革命』著者 佐々木毅尚 氏

 

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