リモートワークでちゃんと仕事ができるの?電子署名で効率とセキュリティを両立

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昨今、リモートワーク(在宅勤務)の導入を始めたという企業の発表を耳にするようになりました。そもそもここ数年の「働き方改革を進めよう!」という社会の風潮に合わせるように、リモートワークを導入する企業は、増え続けていました。総務省によると、2017年度時点でオフィスの外で仕事をする「テレワーク(定義の違いについては後ほどご説明します!)」を導入する企業は13.9%であり、緩やかな増加傾向にあります(※1)。

ただ、在宅勤務も含め、オフィスの外で仕事って環境整備が大変そう?という声があるのも確か。多様な人材の確保や、災害時の対策としてリモートワークを検討する企業も増える一方で、コミュニケーションや社員、チームのマネージメントの方法、セキュリティ、契約・合意文書の承認プロセスの見直しなど、考えなければいけないことは多く事前準備は必須です。

SlackやZoomなど、ITツールやインターネットを利用したコラボレーションツールを取り入れるなど、リモート間のコミュニケーションを支えるツールの導入は進めているものの、契約書や稟議などまだまだ紙で行われている業務に関しては出社が必要で困っているという声を聞くことも多いです。

どうしても対策が後回しになりがちな、契約周りの課題を解決するのが電子署名です。セキュリティを担保しつつ業務効率化も実現できるため、リモートワークには必要不可欠なテクノロジーです。今回は、リモートワークの概要とそのための手段である電子署名についてご説明します。

そもそもリモートワークとは?在宅勤務・テレワークとの共通点と相違点

リモートワークは会社外で働く新しい働き方

リモートワークは、オフィスではなく自宅やカフェ、コワーキングスペースなどの会社外で働く新しい働き方のことです。

災害時などのBCP(事業継続計画)対策としてはもちろんのこと、働き方改革を推進する社会の流れもあり、育児や病気・けが・障害などのハードルを抱えても働ける、リモートワークを認める会社が少しずつ増えています。「オフィスに行けない!困った!」というときでも、自分の事情に合わせて働けるのはうれしいことですよね!

在宅勤務・テレワークとリモートワーク

リモートワークと似た言葉として、在宅勤務やテレワークというのも聞いたことがあるのではないでしょうか?

在宅勤務は自宅での勤務、テレワークはICT(情報通信)技術を活用して時間・場所を有効活用した働き方を指しており、リモートワークとは若干意味が異なっています。似た言葉ではありますが、政府の資料では「テレワーク」と表記しているように(※1)、場合によっては意味の違いを意識する必要も出てきます。

ただし、企業によってはいずれも同じ意味で用いているケースもあります。実務の上では、それぞれの言葉の違いを過度に意識する必要性は低いでしょう。

リモートワークにおける「紙」の問題と対策

契約書の作成と契約締結に時間を要する

リモートワーク時の課題の一つとして、契約書が挙げられます。契約書を紙で作成して手で印鑑を押して郵送して……と、リモートワークをする労働者と契約を締結しようとすると時間がかかるわけです。

書類のやり取りのスピードアップを実現するのが、ペーパレス化(電子署名)となります。

稟議や社内申請書が容易に申請、承認、確認できない

オフィスにいれば承認者に直接渡しに行くか、社内便などを利用して、申請書を提出したり、稟議を回したりできますが、リモートワークだと郵便に頼るか、提出のために出社をしなければなりません。電子署名であればクラウド上で文書を管理するため、いつでもどこにいても文書の送信、承認可能です。つまりオフィスにいなくても社内の申請書各種を提出したり、承認したり容易に対応することができます。

セキュリティの担保

労働者がオフィスの外にいますので、契約書をはじめとした情報書類をやり取りするにあたって、セキュリティが大きな課題となります。スピードが上がったのはいいけれど、機密情報が漏えいしてしまった!というのでは困ってしまいます。

パスワード漏えい対策、改ざん防止などが保証されないと、紙の契約書でも電子契約書でもセキュリティの課題をクリアできません。

リモートワークに安心をもたらすドキュサインの電子署名サービス

電子署名サービスは、契約にまつわる紙の課題を解決する仕組みです。

紙ベースの契約と比べて印刷、郵便、返送などの手間が減り、オフィスに戻らないと対応できないといった場所の制約もなくなります。契約にかかる時間を大幅に減らすことができるため、電子署名を導入する企業が増えているのです。

電子署名についてのさらなる情報は、電子署名とは? 今さら聞けない電子署名のキホンをご参考ください。

またドキュサインの電子署名では、データをクラウドで管理しています。このクラウドは高いセキュリティ基準をクリアした堅牢なデータセンターで運用されており、ISO27001をはじめとして、各種業界の認定取得実績があります。

つまり、効率性と高いセキュリティ水準を両立させたドキュサインの電子署名サービスは、オフィスで働くビジネスパーソンはもちろんのこと、フリーランサーやクラウドソーシングなど、リモートワークを前提とした新しい働き方には欠かせない強力なサポートツール。ご興味のある方は、ぜひ 無料トライアル(クレジットカードの登録不要!)をお試しください。

まとめ

リモートワークを効果的に運用するためには、社内外のコミュニケーションやセキュリティについて検討するだけでなく、契約書や稟議、社内申請書について「紙」から「電子」へ移行する必要があります。それには電子署名サービスの導入が前提となるでしょう。近年、日本企業での導入も進んでいますので、ご検討の際は こちらのフォーム からお気軽にお問い合わせください。

また、既に電子署名などのソリューションを導入し、リモートワークを実際に実現されているVIVITA 様の事例も合わせてご覧ください!

 

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(※1)出典:人口減少時代のICTによる持続的成長 ー 企業におけるテレワーク利用

Author

Asuka Yoshii

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