署名する人が知っておきたい電子署名のキホン

電子署名する

契約合意文書では、通常「署名を依頼する人」と「署名する人」が存在します。今回は署名する人(電子署名を受け取った方)からよく聞かれる質問についてお答えします。

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電子署名とは?

電子署名とは、電子文書に対して当事者同士の同意・合意をデジタルで安全に記録し、誰が何の文書に同意・合意したかを証拠とするための技術や仕組みになります。これにより、従来の紙と「自筆署名」や「印鑑」による契約などを電子化し、ペーパーレス化によるコスト削減、環境負荷軽減やビジネスの効率化を実現します。

電子署名とは?

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ドキュサインの電子署名とは?

ドキュサインはDocuSign Agreement Cloudの製品群のひとつとして、インターネット上のクラウドで電子署名サービス(DocuSign eSignature)を提供しています。数ある電子署名サービスの元祖でもあり、日本を含む世界180カ国以上で50万人以上のお客様と数億人のユーザーに利用されています。

弊社のクラウドサービスは世界標準の高い信頼性を持って運用されており、署名する方も安心してご利用いただくことができます。

また、電子署名だけではなく印鑑、つまり印影イメージを文書へ挿入することも可能です。

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電子署名の仕組みと署名方法

ドキュサインの電子署名は、クラウド上で二者または多者間での合意文書および一連の電子署名行為を記録することにより、第三者的に合意内容を安全に保管し、証拠としての効力を有するものになります。また、何の文書を誰がいつどのような手順でどこでといった合意文書と証跡情報を安全に保管・管理します。

文書の送信、署名捺印は以下の手順で実行されます。

署名を依頼する人(送信者)

  1. エンベロープと呼ばれる仮想封筒の中に同意・合意が必要な電子文書をアップロード
  2. 署名捺印を含む情報入力が必要なフィールドを配置し、署名の順番を含めたワークフローを設定
  3. 署名者に電子メールでエンベロープを送信

署名する人(受信者)

  1. 依頼者から電子メールでエンベロープを受信
  2. エンベロープ内の電子文書を開封・内容を確認
  3. 署名捺印を含む必要事項を入力して完了

尚、署名のみを行う場合はドキュサインのアカウントを作成いただく必要はありません。また、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンなどのモバイル機器からも簡単に署名することができます。

電子署名の仕組み

全ての署名者の署名が完了したエンベロープは、一連の署名記録とともにドキュサインのクラウド上で改ざんされないように安全に原本として保管された上で、各署名者に完了文書と改ざん検知を施した記録(完了証明書)PDFファイルが電子メールで送られます。署名者はこれらのファイルをいつでもドキュサインのクラウドからダウンロードすることができます。

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電子署名のセキュリティ

電子署名サービスでは、お客様の契約・合意に関する文書、そして大切な個人情報をお預かりしますので、その信頼性はとても重要です。

ドキュサインの電子署名は、業界でトップクラスの、そして世界中の最も厳しい認証に必要なプライバシー保護およびセキュリティの国際基準を満たしており、アメリカ・カルフォルニア州のCCPA、EUの一般データ保護規則(GDPR)を含むグローバルなプライバシー規制を順守しています。

弊社のセキュリティ、可用性、コンプライアンスに関する詳細は「ドキュサインの信頼へのコミットメント」をご覧ください。

電子署名の適法性

電子署名は日本において適法であり、法人間の商取引契約(秘密保持契約、調達に関わる文書、販売契約書等)や人事関連文書(雇用契約書、入社・退社に係る文書、身元保証書等)、消費者関連の契約(リテール口座の新規開設に係る文書等)等の契約締結に利用することができます。

尚、文書の種類によって電子署名が一般的に適切でない場合があります。詳しくは「日本における電子署名の適法性」に関する記事をご覧ください。

 

ドキュサインの電子署名を利用して文書を送信したいという方向けに、30日間の無料トライアルをご用意しています。また、電子署名の導入に関するご相談はお問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。

 

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